Kehittämistyönä riskienhallintaprosessi

Riskienhallinta tukee tuotteiden ja palveluiden laadun kehittämistä

Jukka Suuronen
Insinööri (ylempi AMK), valmistunut 2017
Laatupäällikkö: vastuualueena laadunhallintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen
LinkedIn

Kuuluvatko laatu ja riskienhallinta yhteen? Laaturiskeistä on puhuttu jo pitkään, mutta laadunhallinnan ja riskienhallinnan liitto sai kuitenkin vasta vuonna 2015 virallisemman muodon, kun laadunhallintastandardi SFS EN ISO 9001 päivitettiin. Standardin merkittävin uusi vaatimus liittyy riskien ja mahdollisuuksien huomioon ottamiseen organisaation toiminnassa. (1, 2.) Mitä käytännön merkitystä tällä on? Miksi riskiarviointeja kannattaa säännöllisesti suorittaa? Miten riskienhallintaa tulisi yrityksessä kehittää?

Riski ei välttämättä ole pelkästään haitallinen tapahtuma, vaan siihen voi liittyä myös mahdollisuuksia, jotka kannattaa hyödyntää (3, 4). Riskikartasta (kuva 1) selviää kokonaiskuva teollisuusyrityksen toimintaan liittyvistä uhista ja mahdollisuuksista (6). Asiakkaille laadunhallinnan ja riskienhallinnan liiton tulisikin jatkossa näkyä luotettavampina tuotteina ja palveluina, koska laadunhallintajärjestelmästandardin vaatimuksia toteuttavat tuhannet eri alojen yritykset maailmanlaajuisesti.

Kuva 1. Riskikartta (6)

Positiivisen muutoksen toteutuminen edellyttää kuitenkin, että yrityksissä aidosti sitoudutaan riskienhallinnan kehittämiseen. Hyvin toteutetulla riskienhallinnalla on samanlaisia myönteisiä vaikutuksia yrityksen toimintaan kuin laadunhallinnallakin: toiminnan tehokkuus kasvaa, häiriöt toiminnassa vähenevät ja asiakastyytyväisyys lisääntyy. Tehokkaalla riskien kontrolloinnilla voidaan estää osa riskeistä kokonaan toteutumasta tai ainakin vähentää riskien negatiivisia vaikutuksia. (3.)

Keinoja riskien hallintaan on useita (5, 6). Olennaista on sisäisen ja ulkoisen toimintaympäristön ymmärtäminen sekä olennaisten sidosryhmien ja niiden toiveiden ja vaatimusten täyttäminen (2).

Organisaation ulkoisia ja sisäisiä sidosryhmiä ovat henkilöstö, asiakkaat, omistajat, toimittajat, viranomaiset ja erilaiset yhteistyökumppanit. Muutoksen myötä organisaation toiminnan kannalta olennaiset sidosryhmät tulisi määritellä entistä kattavammin ja pitää niihin liittyviä tietoja yllä. Toimintaympäristön muutosten seurannan ja analysoinnin merkitys liiketoiminnan ja strategian suunnittelussa korostuu laadunhallinnassa entistä voimakkaammin. (1, 2.)

Riskienhallintaprosessin kehittäminen toimitusketjun hallinnassa

Ylemmän AMK-tutkinnon opinnäytetyöni (7) tavoitteena oli kehittää riskienhallintaprosessia (5) kansainvälisen teollisuusyrityksen toimitusketjun hallinnassa siten, että riskien arvioinnit toteutetaan järjestelmällisesti ja säännöllisesti. Riskienhallintaprosessia kehitettiin laatujohtamisen näkökulmasta, standardi EN ISO 9001:n vuoden 2015 päivityksen mukaisesti. Yhden maailman käytetyimmän standardin uusien vaatimusten täyttäminen oli maailmanlaajuisesti ajankohtainen ja kiinnostava aihe, johon halusin tarttua.

Valitsin kehittämismenetelmäksi toimintatutkimuksen. Tutkimusta uuden standardin tiimoilta oli tehty aika vähän, joten valmiita käytännön malleja oli vaikea löytää. Niiden kehittäminen soveltaen nousikin työssäni keskeiseksi teemaksi. Oli löydettävä soveltuvat tekniikat riskien analysointiin riskien hallinnan eri vaiheisiin (4). Toteuttamisessa hyödynnettiin Lean-johtamisen periaatteita: kohdeyrityksessä tehtiin paljon pieniä parannuksia, joiden tulokset olivat nopeasti nähtävissä (8).

Merkittävin johtopäätös oli, että järjestelmällinen ja säännöllinen riskienarviointimenettely vaatii selkeät vastuiden määrittelyt sekä korjaavien toimenpiteiden seurannan. Kattavasta riskienhallinnasta huolimatta osa vakavista riskeistä voi silti toteutua ja aiheuttaa jopa yrityksen toiminnan keskeytymisen. Tähän tilanteeseen tulisi jo ennalta varautua toipumissuunnitelman avulla (3).

Opinnäytetyön merkitys yritykselle ja työelämälle

Opinnäytetyöni (7) tulos auttoi osaltaan kohdeorganisaatiota saamaan päivitetyn 9001:2015-sertifikaatin (2) laadunhallintajärjestelmälle ensimmäisten suomalaisyritysten joukossa vuonna 2016. Vielä tärkeämpää oli, että kohdeyrityksen riskienarviointimenettelyitä kehitettiin merkittävästi toimitusketjun hallinnassa. Jatkossa onkin suunnitteilla selvittää, kuinka menettelyt ovat sovellettavissa myös yrityksen muissa toiminnoissa.

Vaikka opinnäytetyö tehtiin ensisijaisesti kohdeorganisaatiolle, uskon, että siinä kuvaamiani toimintamalleja on mahdollista soveltaa muissakin organisaatioissa. On helppo löytää esimerkkejä puutteellisesti toteutetuista riskienarvioinneista, jotka ovat johtaneet keskeytyksiin tuotteiden toimittamisessa tai häiriöihin palvelujen toiminnoissa. Riskienhallinta on tärkeä ja ajankohtainen asia, jossa on paljon kehitettävää.

Opinnäytetyöstä uusille urapoluille

Opinnäytetyölläni oli merkitystä alamme kehittymisen kannalta, mutta myös minulle ammattilaisena. Oman urani näkökulmasta suurin merkitys opinnäytetyölläni ja YAMK-opinnoilla oli merkittävä oman asiantuntijuuteni lisääntyminen riskienhallinnan alueelta, joka ei ollut minulle entuudestaan erityisen tuttu. Toimin asiantuntijatehtävissä, ja työn luonteeseen kuuluu, että osaamista on säännöllisesti päivitettävä, jotta asiantuntijuus säilyy.

Opinnäytetyössä pääsin tutkimaan riskienhallintaa laajemmin kuin olisi muuten ollut mahdollista tavallisen työelämän kehitysprojektin yhteydessä. Olen esitellyt opinnäytetyötäni eri yhteyksissä myös riskienhallinnan ammattilaisille esimerkkinä siitä, kuinka laajasti olemme omalla työpaikallani perehtyneet aiheeseen.

Sain opinnäytetyöstäni stipendin, joka oli minulle erittäin suuri kunnia. Se myös rohkaisi jatkamaan opintojani: YAMK-tutkinnon jälkeen päätinkin jatkaa työn ohessa opintojani ammatillisessa opettajakorkeakoulussa. Toivon, että voin omalta osaltani olla esimerkkinä muille siitä, mitä elinikäinen oppiminen tarkoittaa. Tutkintoon johtavia opintoja voi suorittaa vielä myöhemmälläkin iällä. Omalla kohdallani opinnot ovat auttaneet minua pysymään edelleen aktiivisesti mukana työelämässä ja vieläpä etenemään päällikkötason tehtäviin.

Lähteet:

1. ISO 2015. International Organization for Standardization, What are the main differences in content between the old and new version?
2. SFS 2018. EN ISO 9001: 2015 Laadunhallintajärjestelmä. Standardi. Helsinki: Suomen Standardisoimisliitto SFS Oy.
3. Juvonen, M. & Korhonen, H. & Ojala, V. & Salonen, T. & Vuori, H. 2005. Yrityksen riskienhallinta. Helsinki: Suomen vakuutusalan koulutus ja kustannus Oy.
4. SFS 2013. SFS-EN 31010. Riskien hallinta. Riskien arviointimenetelmät. Risk management – Risk assessment techniques. Standardi. Helsinki: Suomen Standardisoimisliitto SFS ry.
5. Tuominen, K. & Moisio, J. 2015. Laatua, luotettavuutta ja varmuutta. ISO/DIS 9001:2015. Itsearvioinnin työkirja. Turku: Benchmarking.
6. Suominen, A. 2003. Riskienhallinta. 3. uud. painos. Helsinki: WSOY.
7. Suuronen, J. 2017. Riskienhallintaprosessin kehittäminen toimitusketjun hallinnassa. Opinnäytetyö. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Hankintatoimen tutkinto-ohjelma, ylempi ammattikorkeakoulututkinto.
8. Tuominen, K. 2010. Lean – Tehoa ja laatua prosessien ja virtauksen kehittämiseen. Helsinki: Readme.fi.

Riskienhallinnan kehittäminen toimintatutkimuksena: urakehitystä ja organisaation oppimista

Erja Turunen
KTL
Yliopettaja, tiimi- ja tutkintovastaava
Metropolia Ammattikorkeakoulu
erja.turunen [at] metropolia.fi (erja[dot]turunen[at]metropolia[dot]fi)

Hankintatoimi on yksi yritystoiminnan keskeisiä funktioita. Onnistuneelle hankintatoimelle on hyödyllistä hyvien käytänteiden jakaminen toimijoiden välillä. Esimerkiksi monia yrityssektorin käytänteitä on voitu hyödyntää julkisen sektorin hankintatoimessa, joka on viime aikoina noussut keskusteluun erityisesti sote-uudistuksen myötä (1, 2).

Jukka Suurosen riskienhallintaa käsittelevän ylemmän AMK-opinnäytetyön (3) voi liittää tähän hyvien käytänteiden kirjoon. Suuronen pohtii oman kehittämishankkeensa soveltuvuutta muiden yritystoimialojen kuin hänen edustamansa teollisuuden alan käyttöön. Opinnäytetyöhön kannattaa tutustua myös julkisella sektorilla: riskienhallinta on osa kuntasektorin sote-keskustelua, kun mietitään vaikkapa palveluasumiseen liittyviä hankintaratkaisuja.

Tässä artikkelissa pohdin Suurosen ansiokkaan työn kautta YAMK-opinnoissa tehtävien kehittämistöiden merkitystä YAMK-opiskelijan työpaikalle sekä kehittämistöiden vaikuttavuutta koko alan näkökulmasta.

Toimintatutkimus osallistaa organisaation toimijoita

Metropolian liiketalouden YAMK-tutkinnoissa on valittu opinnäytetyönä toteutettaville tutkimus- ja kehittämistöille toteuttamistavaksi toimintatutkimus. Tutkimusstrategiana toimintatutkimukselle ovat keskeisiä kokeilut ja pilotoinnit, ja siten toimintatutkimus tuottaa perusteltuja ratkaisuja yritysten ja muiden kumppaniorganisaatioiden aitoihin kehittämistarpeisiin.

Keskeinen elementti toimintatutkimuksessa on myös kumppaniorganisaation henkilöstön osallistaminen ja kulloinkin tarvittavan ydinjoukon sitouttaminen konkreettiseen kehittämistyöhön. Tällainen osallistava ja konkreettinen työskentelytapa kantaa usein pitkälle ja sekä opinnäytetyön tekijän että opinnäytetyön tilaavan yrityksen osaamispääomaksi myös tulevaisuudessa.

Piirretään tilannekuva, analysoidaan sitä, ja sitten vasta kehitetään!

Opiskelija toimii muutosagenttina ja toimintatutkijana, jolloin hänen on saatava työlleen riittävät toimintavaltuudet. Esimerkiksi Jukka Suuronen sai kolmikantasopimuksen (oppilaitos, työnantaja, opiskelija) vahvistamana riittävät toimintavaltuudet tutkia teollisuusyrityksen riskienhallinnan nykytilaa ja soveltaa erityisesti hankintatoimen syventävillä opintojaksoilla opittua hankintastrategiaa, hankintaprosessia sekä hankintojen ohjausta ja kehittämistä koskevaa tietoa.

Edellisten lisäksi hän hankki laatujohtamisen ja riskienhallinnan tietoa, jotta tietoperusta olisi tukeva ja ohjaisi hänen kehittämishankettaan. Suurosen työn kaltainen aihe ei olisikaan voinut onnistua ilman perusteellista nykytilan analyysiä, yhtä toimintatutkimuksen keskeistä vaihetta. Jo alkuvaiheessa on tärkeää päästä kriittisen informaation lähteille, ja siihen Suuronen näyttää saaneen täydet valtuudet työnantajaltaan.

Toimijuus opiskelun kulmakivenä

Mikä tärkeintä, Suuronen uskalsi ottaa vahvan kehittäjäroolin ja toteuttaa sitä. Toimijuus (agency, human agency) onkin ilmiö, jonka haltuun ottamista ammattikorkeakoulut voivat juuri ylempi AMK-opinnäytetöitä ohjatessaan tukea ja vahvistaa. Työelämä odottaa ja tarvitsee uusia ratkaisuja ja sellaisten rohkeita tekijöitä.

Toimijuuden käsitettä on toistaiseksi käytetty harvoin – jos lainkaan – ylemmän ammattikorkeakoulutuksen ja sen opinnäytetyöskentelyn kontekstissa, vaikka samasta ilmiöstä on kyse. Banduran mukaan (4) toimijuus merkitsee tarkoituksellista vaikuttamista omaan toimintaan ja elinympäristöön tai olosuhteisiin: ”To be an agent is to influence intentionally one’s functioning and life circumstances.”

Toimijuudessa on Banduran mukaan (4, s. 164–165) keskeistä:

• tarkoituksellisuus (intentionaalisuus),
• ennakkosuunnittelu,
• itsesäätely ja
• itsereflektio.

Tärkeimpänä henkilön toimijuutta selittävänä tekijänä Bandura pitää yksilön uskomusta omasta pystyvyydestään (self-efficacy, minäpystyvyys) (4, s. 165).

Eteläpelto (5) korostaa toimijuuden käsitteen täsmentämistä, sillä ilmiö on moniulotteinen ja abstrakti. Onko kyseessä näennäistoimijuus vai aito toimijuus? Saako yksilö (ylempi AMK-opiskelija) riittävästi valtaa toimiakseen intentionaalisesti, ennalta suunnitellen, omaa toimintaansa säädellen ja sitä koko (opinnäytetyöprosessin) ajan reflektoiden?

Toimijuuden tarkastelu ja toimijuuden toteutuminen kohdeorganisaatiossa on kriittistä, kun opinnäytetyön arviointikriteereihin kuuluu saavutettujen tulosten arviointi. Millainen muutos tapahtui organisaatiossa, ja missä määrin aikaansaannos on juuri muutosagenttina toimineen opiskelijan toiminnan vaikutusta?

Hyötyä työelämälle hankkeen aikana ja sen jälkeen

On myös mielenkiintoista pohtia opinnäytetyönä tehtävän kehittämishankkeen laajempaa vaikuttavuutta. Suuronen kertoo esitelleensä opinnäytetyötään ”eri yhteyksissä myös riskienhallinnan ammattilaisille esimerkkinä siitä, kuinka laajasti olemme omalla työpaikallani perehtyneet aiheeseen.” Huomaathan eron? Hän ei kirjoita, että olisi vain itse perehtynyt, minkä hän toki myös tuo esiin mittavana oppimiskokemuksena, vaan hän antaa kunnian yrityksessä laajemmalle joukolle. Ylempään ammattikorkeakoulututkintoon sisältyvän toimintatutkimuksen voi yrityksissä nähdä upeana maineen rakentamisen keinona!

”Opinnäytetyössä pääsin tutkimaan riskienhallintaa laajemmin kuin olisi muuten ollut mahdollista tavallisen työelämän kehitysprojektin yhteydessä,” kirjoittaa Suuronen oheisessa artikkelissaan. Yritysten onkin lupa odottaa hyvin suunniteltuja, ammattimaisesti johdettuja ja tuloksellisia tutkimus- ja kehittämishankkeita, joiden vaikuttavuus ei pysähdy siihen hetkeen, kun hankeraportti on valmis.

Jukka Suurosen ansiokas opinnäytetyö toimintatutkimuksellisena prosessina avasi hänelle uuden vastuullisen position omassa työorganisaatiossa. Opiskelun imukaan ei ole hellittänyt.

Riskienhallintaa alansa kärkeen kuuluvassa teollisuusyrityksessä kehittäneen Jukka Suurosen opinnäytetyö, sen tulosten mahdollinen siirrettävyys samoin kuin tuore Esa Väänäsen (1) hankintatoimen parhaita käytänteitä ja niiden siirrettävyyttä yksityiseltä sektorilta julkiselle sektorille tarkasteleva väitös innostavat koulutuksen vastuuhenkilöitä käynnistämään hankintatoimeen liittyviä yhteistyöhankkeita yksityisen ja julkisen sektorin kanssa.

Osaamisen kehittymisen kolmikantaan (6, s. 67) tarvitaan sekä laajuutta että syvyyttä. Osallistava aluekehittäminen on maisteritasoisen ylempi AMK-koulutuksen suuri mahdollisuus, ellei peräti velvollisuus.

Lähteet:

1. Väänänen, E. 2017. Utilization of private purchasing best practices in procurement of services in Finnish municipalities. The case of housing services for the elderly. Aalto University. Department of Information and Service Economy. Aalto University publication series DOCTORAL DISSERTATIONS, 46/2017.
2. Väänänen, E. & Turunen, E. 2017. Hankintaosaaminen auttaa sote-uudistuksen onnistumista. AMK-lehti/UAS journal. Vol. 2017: 2.
3. Suuronen, J. 2017. Riskienhallintaprosessin kehittäminen toimitusketjun hallinnassa. Opinnäytetyö. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Hankintatoimen tutkinto-ohjelma, ylempi ammattikorkeakoulututkinto. Helsinki.
4. Bandura, A. 2006. Towards a Psychology of Human Agency. In Perspectives on Psychological Science. Vol. 1: 2. 164–180.
5. Eteläpelto, A. 2011. Mitä on toimijuus ja mihin sitä tarvitaan? Jyväskylän yliopisto. Kasvatustieteiden laitos.
6. Sandelin, P. & Korhonen, T. & Kiviniemi, L. ym. 2015. Kohti todellista kolmikantayhteistyötä. Teoksessa Lampinen, M. & Turunen, H. (toim.): YAMK-koulutus vahvaksi TKI-vaikuttajaksi. Hämeen Ammattikorkeakoulu. HAMKin julkaisuja 14/2015. Hämeenlinna

Metropolia Master´s - Keskusteluja työelämän kehittämisestä
© Metropolia Ammattikorkeakoulu 2018

Metropolia Master´s - Discussions on the Development of Work Life
© Metropolia University of Applied Sciences 2018

Julkaisija (Publisher): Metropolia Ammattikorkeakoulu, Helsinki

Toimittanut (Ed.): Marjatta Kelo & Elina Ala-Nikkola
ISBN 978-952-328-130-1

Julkaisu saatavilla pdf-muotoisena täällä

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-EiKaupallinen-EiMuutoksia 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.

www.metropolia.fi/julkaisut
www.metropolia.fi/publications