Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus

Kuvauksen tarkoituksena on kertoa, miten viranomaisen asiakirjoja koskeva tietopyyntö esitetään Metropolialle.

Ammattikorkeakoulun asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Yksittäistä henkilöä koskevat asiakirjat eivät ole kuitenkaan julkisia

Korkeakoululla on velvollisuus reagoida tietopyyntöösi. Lähtökohtaisesti saat vastauksen tietopyyntöösi 14 vrk kuluessa. Mikäli tietopyyntösi on poikkeuksellisen laaja, asiakirjoihin liittyy eritystoimenpiteitä tai niiden luovuttamiseen liittyy tavanomaista suurempi työmäärä, saat vastauksen yhden (1) kuukauden kuluessa. Huomioithan, että jotkut tietopyyntöihin liittyvät asiat saattavat olla maksullisia.

Tämä kuvaus on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) 28 §:n mukainen Metropolia ammattikorkeakoulun asiakirjajulkisuuskuvaus.

Metropolian asiarekisteri ja tietovarannot

Metropolian asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Metropolian asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Asiarekisterillä toteutetaan lakisääteistä julkisuusperiaatetta ja varmistetaan tiedon löytyminen. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) edellytetään, että viranomaisten tulee "pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä".

Metropolian tietovarannot muodostustuvat korkeakoulujen palveluarkkitehtuuriin pohjautuvissa palveluryhmissä käsiteltävistä tiedoista. Tietovarannot ovat tietoaineistoja sisältäviä tietokokonaisuuksia. Metropolian tietoaineistot on johdettu ammattikorkeakoulujen yhteisestä tehtäväluokituksesta. Tietoaineistot ovat asiakirjoista tai muista vastaavista tiedoista muodostuva tietokokonaisuus.

Metropolian tietovarannot ovat seuraavat:

  • Yleishallinto
  • Henkilöstöhallinto
  • Kansainvälistymistoiminta
  • Kirjasto- ja tietotoiminta
  • Liiketoiminta
  • Opinto- ja opetustoiminta
  • Taloushallinto
  • Tietohallinto
  • Toiminnanohjaus
  • Toimitilapalvelut

Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tiedot mihin tietovarantoon kuvaus liittyy, mitä tietoaineistoja tietovarannossa käsitellään, missä tietojärjestelmässä tietoja käsitellään sekä yhteistiedot tietopyynnön tekemiseksi.

Henkilötietoja koskevat tietopyynnöt Metropoliassa

Metropolian rekisteröityjä ovat kaikki ne henkilöt, joiden henkilötietoa Metropolia tavalla tai toisella kerää, käsittelee, muokkaa, katselee, poistaa, säilyttää palvelimillaan, muuttaa, päivittää tai tuhoaa.

Metropolian rekisteröityjä ovat esimerkiksi Metropolian työntekijät, Metropolian opiskelijat, Metropolian alumnit, Metropolian yhteistyökumppanit, Metropolian sidosryhmäedustajat, Metropolian yritys- ja täydennyskoulutuspalvelujen asiakkaat, Metropolian sisällä toimivan HyMy-kylän opetusklinikan asiakkaat sekä Metropolian kirjaston asiakkaat.

Miten rekisteröity käy todistamassa henkilöllisyytensä Metropoliassa?

  1. Rekisteröity käy todistamassa henkilöllisyytensä Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistossa sen aukioloaikana tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikössä
  2. Kun rekisteröity on käynyt todistamassa henkilöllisyytensä, ja todistaminen on tapahtunut jollakin luotettavalla tavalla (esim. virallisella henkilöllisyystodistuksella kuten passilla tai kuvallisella henkilökortilla tai edellisten lisäksi ajokortilla tai mobiiliajokortilla), merkataan rekisteröidyn tunnistaminen ylös rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen asianmukaiseen kohtaan Metropolian työntekijän toimesta
  3. Rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen vastaanottanut Metropolian työntekijä skannaa lomakkeen sähköiseen muotoon saman päivän aikana
  4. Rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen vastaanottanut Metropolian työntekijä lähettää Metropolian tietosuojavastaavalle skannatun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen sähköpostin liitetiedostona varsinaista pyynnön toteutusta varten. Sähköposti tulee otsikoida esim. ”Rekisteröidyn tietopyyntölomake” tai jollakin muulla selkeällä tavalla, joka viittaa siihen, että joku Metropolian rekisteröity haluaa käyttää GDPR-aikaisia oikeuksiaan. Tietosuojavastaavan sähköpostiosoite on tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi).

Rekisterinpitäjällä (Metropolialla) on rekisteröidyn tietopyynnön vastaanottamisesta ja rekisteröidyn tunnistamisesta lukien kuukausi aikaa toteuttaa rekisteröidyn GDPR-aikainen tietopyyntö (tai esim. omien tietojen korjauspyyntö tai tietojen poistopyyntö).

Rekisteröidyn tietopyyntölomake sekä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista ja tietopyynnön tekemisestä löytyy Metropolian julkisten verkkosivujen asialle varatulta omalta alasivulta: Rekisteröidyn oikeudet ja lomakkeet

Tietovarannot