Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen henkilörekisteri
Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hanketta koordinoi Metropolia Ammattikorkeakoulu, joka toimii hankkeessa myös päätoteuttajan roolissa. Hämeen ammattikorkeakoulu on yhteishankkeen osatoteuttaja. Molemmat ammattikorkeakoulut käsittelevät yhdessä tutkimushankkeessa henkilötietoja siten, että organisaatioiden välille muodostuu yhteisrekisterinpitäjyys EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetyllä tavalla.
Yhteisrekisterinpitäjät
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2617489-3 )
Postiosoite: PL 230 13101 Hämeenlinna
Puhelin (vaihde): +3583 6461
Yhteisrekisterinpitäjän yhteyshenkilöt (Metropolia Ammattikorkeakoulu):
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Tuula Mikkola
Tehtävä: yliopettaja, projektipäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tuula.mikkola [at] metropolia.fi (tuula[dot]mikkola[at]metropolia[dot]fi)
Yhteisrekisterinpitäjän yhteyshenkilö (Hämeen ammattikorkeakoulu):
Yhteisrekisterinpitäjän yhteyshenkilön tiedot:
Nimi: Päivi Sanerma
Tehtävä: yliopettaja
Sähköposti: p%C3%A4ivi.sanerma [at] hamk.fi (päivi[dot]sanerma[at]hamk[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kehittää etähoidon ja -palvelujen osaamista ja niiden tulevaisuuden mahdollisuuksia ikäihmisten kotona asumista edistävissä palveluissa.
Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeessa henkilötietoja käsitellään hankkeen eri kehittämistoimenpiteissä toteutettavissa yhteiskehittämisen työpajoissa. Henkilötietoja käsitellään myös osallistujien yhteydenpitoa varten kerättävissä sähköpostilistoissa.
Molemmat ammattikorkeakoulut käsittelevät yhdessä tutkimushankkeessa henkilötietoja siten, että organisaatioiden välille muodostuu yhteisrekisterinpitäjyys EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artiklassa säädetyllä tavalla. Ammattikorkeakoulut ovat sopineet yhteisrekisterinpitäjyydestä keskinäisellä sopimuksella (ns. yhteisrekisterinpitäjyyssopimuksella).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Hämeen ammattikorkeakoulun Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -kehittämishankkeen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittelyperuste on EU:n yleinen tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 a alakohdan mukainen rekisteröidyltä (osallistujalta) saatu suostumus.
Ei sovellu
Rekisteröityjä ovat Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeeseen osallistuvat henkilöt (Vantaan ja Keravan sekä OmaHämeen hyvinvointialueiden kotihoidon ja etähoidon työntekijät sekä asiakkaat ja omaiset; hyvinvointialueiden henkilöstöhallinnon työntekijät, hyvinvointialueiden etähoidon ja -palvelujen yhteistyökumppanit ja sidosryhmät).
Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja eri kehittämisaineistoissa syntyvien tietojen pohjalta:
- Henkilön nimi, sähköpostiosoite ja titteli / vastuualue
- Yrityksen, organisaation, yhdistyksen tmv. nimi, yhteystiedot ja toimiala
- Hankkeen kehittämistoimintaan (eri toimenpiteiden työpajojen ja 3x3 hankearvioinnin yhteiskehittämisen aineistot, alkukysely, palautteet) liittyvät tiedot
- Tutkimuksen toteutukseen, suostumisen antamiseen, yhteistyöhön sekä yhteydenpitoon liittyvät tiedot
Kehittämistoiminnassa kerätyt aineistot anonymisoidaan ja pseudonymisoidaan poistamalla niistä kaikki henkilöjen tunnistamisen mahdollistavat tiedot heti aineistojen keräämisen jälkeen.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian ja Hamkin Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
CSC Oy
Webropol Oy
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams-verkkokoustyöväline
Leijonaverkot Oy
Metropolian ja Hamkin Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Käsiteltävät henkilötiedot säilytetään Metropolian omalla palvelimella tutkimuksen toteutuksen ajan ja ne hävitetään palvelimelta tietoturvallisesti hankkeen päätyttyä 31.10.2026.
Kehittämishankkeen päättymisen jälkeen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja arkistoidaan, ei-tunnisteellisessa muodossa Yhteiskunnalliseen tietoarkistoon https://www.fsd.tuni.fi/fi/ rahoittajan suosituksen mukaisesti kahden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä.
Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen Metropolialle joko sähköisesti osoitteeseen tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi) tai toimittamalla sen henkilökohtaisesti Metropolian toimipisteeseen Myllypurossa.
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröity voi tehdä tietopyyntöjä seuraavia aiheita koskien:
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu ja saada niistä kopiot.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus omien tietojen itselleen saamiseen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä edelleen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen sekä toiselle rekisterinpitäjälle.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö osoitteeseen tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi).
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri
- Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko ryhtyä
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tulevaisuuden monipuolinen etähoito -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.