Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian polku monimuotoiseen työelämään -hankkeen henkilörekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Vamlas - Vammaisten lasten ja nuorten tukisäätiö sr
Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Vamlas - Vammaisten lasten ja nuorten tukisäätiö sr (y-tunnus: 0116657-1)
Osoite: Haapaniemenkatu 7-9 B, 2. krs, 00530 Helsinki
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Elina Förster
Tehtävä: Projektipäällikkö, Tulevaisuuskestävä terveys ja hyvinvointi innovaatiokeskittymä
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: elina.forster [at] metropolia.fi (elina[dot]forster[at]metropolia[dot]fi)
Nimi: Pia Vaajakallio
Tehtävä: Hankekoordinaattori, työelämäasiantuntija
Osoite: Vamlas - Vammaisten lasten ja nuorten tukisäätiö sr, Haapaniemenkatu 7-9 B, 2.krs, 00530 Helsinki
Sähköposti: Pia.Vaajakallio [at] vamlas.fi (Pia[dot]Vaajakallio[at]vamlas[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on hankkeen kehittämistoiminnan toteuttaminen, hankkeen osallistujatietojen käsitteleminen ja ilmoittautumisten vastaanottaminen hankkeen työpajoihin ja koulutuksiin sekä niiden järjestäminen, hankkeen toiminnasta ja tilaisuuksista tiedottaminen (mm. uutiskirjeet) sekä palautekyselyiden toimittaminen. Lisäksi osana hanketta osallistujilta kerätään kyselyin ja työpajoin tutkimusaineistoa. Hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallinnoidaan hankkeen toimintaa.
Hankkeessa on kyse Metropolian ja Vamlasin yhteistyössä toteuttamasta hankkeesta, jossa osapuolet toimivat yhteisrekisterinpitäjinä. Metropolia toteuttaa pääasiassa hankkeen tutkimusaineiston keruun sekä työpajojen ja tilaisuuksien järjestämisen. Hankkeen päätutkija on Vamlasista, joka vastaa pääasiassa tutkimusaineiston analysoinnista ja raportoinnista. Molemmat osapuolet käsittelevät hankkeen osallistujatietoja.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään hankkeen rahoittajalle raportointiin
Hankkeen tutkimusmenetelmät ja aineistot
Hankkeen aikana 1.9.2023 - 31.8.2025 kerätään aineistoa kyselyillä ja työpajoilla. Kerätyt kysely- ja työpaja-aineistot ovat tutkimusaineistoja ja niitä hyödynnetään tämän hankkeen kehittämistyössä, kehitettäessä paremmin saavutettavaa opiskelijavalintaa, opiskelua ja harjoittelujaksojen toteuttamista. Hankkeelle on tehty aineistonhallintasuunnitelma.
Tutkimuksessa käytetään niin määrällisiä kuin laadullisia tutkimusmenetelmiä ja -aineistoja. Tutkimuksessa kerätään tarvittavia taustatietoja osallistujista (opiskeleeko AMK vai YAMK tutkintoa, opintojen aloitusvuosi, tutkinto-ohjelma), jotta haastattelujen ja työpajojen tuloksia voidaan tarkemmin analysoida eri osallistujaryhmien mukaan.
Kerättyjen taustatietojen tai muiden tutkimuskysymysten ja -vastausten perusteella yksittäinen osallistuja ei ole tunnistettavissa. Mikäli osallistujan antamasta vapaatekstikenttävastauksesta ilmenee ohjeistuksen vastaisesti osallistujan yksilöiviä tunnisteellisia tietoja, poistetaan tällaiset tiedot tutkimusaineistosta. Työpajoissa vastaukset kirjataan ylös tunnisteettomassa muodossa. Työpajat dokumentoidaan tekemällä niistä muistiinpanot sekä nauhoittamalla käyty keskustelu. Työpajojen muistiinpanoista ja litteroiduista tekstiaineistoista poistetaan mahdolliset tunnistetiedot ja ääninauhoitteet hävitetään litteroinnin jälkeen. Osallistuminen on vapaaehtoista.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Sikäli, kun käsittelyn tarkoituksena on hankkeen rahoittajalle raportointi rahoittajan valvonta- ja seurantatoimia varten, perustuu käsittely rekisterinpitäjien oikeutettuun etuun tai lakisääteiseen velvoitteeseen (laki alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta (757/2021) ja valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta (358/2014)).
Rekisterinpitäjien oikeutettu etu perustuu hankkeen rahoittajan rahoituspäätöksessä asettamiin vaatimuksiin sekä lainsäädännöstä johtuviin yleisiin velvoitteisiin toteuttaa raportointia hankkeen toteutuksesta, tuloksista, etenemisestä ja kustannuksista. Velvoitteiden täyttäminen voi edellyttää rekisterinpitäjiltä henkilötietojen käsittelyä raportoinnin muodostamiseksi ja toimittamiseksi.
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeessa käsitellään Metropolian opiskelijoiden ja henkilöstön sekä hankkeen työelämäkumppanien, yritysten/organisaatioiden sekä muiden kohde- ja sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilötietoja, joita ovat seuraavat:
Perustiedot:
- Opiskelijat ja henkilöstö: etunimi, sukunimi, sähköposti, koulutus, titteli/asema,
- Yritysten ja sidosryhmien edustajat: etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelin edustetun yrityksen nimi, yrityksen yhteystiedot, yrityksen y-tunnus, yrityksen toimiala.
Hankkeessa käsiteltävät muut tiedot
- Henkilön tutkimuskyselyihin ja palautekyselyihin antamien vastausten mahdollisesti sisältämät henkilötiedot.
- Tiedot osallistumisista työpajoihin ja koulutuksiin
- Tiedot tilatuista tiedotteista
Tiedot rekisteröidyn antamista suostumuksista
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään. Voimme saada henkilötietoja myös työnantajaltasi tai muulta taholta, joka ilmoittaa sinut tarjoamaamme tapahtumaan tai koulutukseen.
Henkilötietoihin voi olla pääsy molemmilla yhteisrekisterinpitäjällä, mikäli osapuolen vastuulla olevat tehtävät sitä edellyttävät.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuu yllä kuvattuja henkilötietojen käsittelijänä toimivia ICT-palveluiden tuottajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoa kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla yhteydessä sähköpostitse kohdassa 2 kuvattuihin yhteyspisteisiin.
Lisäksi hankkeen henkilötietoja luovutetaan hankkeen rahoittajalle sen laissa säädetyn tiedonsaantioikeuden nojalla.
Yhteistyökumppanitahojen kanssa tehdään/on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti.
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeessa pyritään ensisijaisesti toteuttamaan palvelut ja toiminta sekä käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen. Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen ja tällöin henkilötietoja saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen luovutuksia EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen ja EU-tasoisen sääntelyn vaatimuksista, esimerkiksi Yhdysvaltoihin.
Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötiedon siirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) vaatimusten mukaisesti käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission hyväksymää vastaavuuspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses), jotka liitetään osaksi henkilötietojen käsittelysopimusta. Lisäksi toteutetaan asianmukaiset suojatoimet.
ICT-palveluntarjoaja ei saa siirtää tai luovuttaa henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai käsitellä tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella ilman rekisterinpitäjän etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista suostumusta tai vastoin palveluntarjoajan kanssa tehtyä sopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeen henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti viiden vuoden ajan.
Säilytysaikojen määräytyminen perustuu mm. seuraavaan lainsäädäntöön:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröity voi tehdä pyynnöt ottamalla yhteyttä kohdassa 3 kuvattuihin yhteyspisteisiin. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollain luotettavalla tavalla. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön Metropolialle toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen Metropolialle joko sähköisesti osoitteeseen tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi) tai toimittamalla sen henkilökohtaisesti Metropolian toimipisteeseen Myllypurossa.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja halutessaan saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeutta sovelletaan henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn, ja kun henkilötiedot koskevat rekisteröityä ja ovat hänen toimittamiaan, ja kun käsittelyperusteena on
- rekisteröidyn suostumus; tai
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan jäsenyyttä, toimintaa ja viestintää sekä markkinoidaan hankkeen toimintaa ja palveluita.
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeeseen ei kenenkään ole pakko osallistua.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Polku monimuotoiseen työelämään -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.