Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Kristiina Rousku
Tehtävä: Henkilöstöasiantuntija, Henkilöstöpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kristiina.rousku [at] metropolia.fi (kristiina[dot]rousku[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Marjaana Ravonmaa
Tehtävä: Henkilöstösuunnittelija, Henkilöstöpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: marjaana.ravonmaa [at] metropolia.fi (marjaana[dot]ravonmaa[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin tarkoitus on terveellisen ja turvallisen työympäristön takaaminen ja vähentää työssä erilaisia kuormitustekijöitä. Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterissä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Sirius HR -digitaalisen työkalun avulla työntekijöiden työkyvyn hallintaa, seurantaa ja tuen toteuttamista työpaikan ja työterveydenjärjestäjän yhteistyönä. Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin tarkoitus on myös toteuttaa lakisääteiseen työterveyshuoltoon sisältyvää työkyvyn edistämistä, neuvontaa ja ohjausta sekä työntekijän terveyden seurantaa, työssä selviytymisen edistämistä, kuntoutusneuvontaa sekä kuntoutukseen ohjaamista.
Metropolia Ammattikorkeakoulun työterveyshuoltoa ylläpitää ja toteuttaa Suomen Terveystalo Oy. Suomen Terveystalo Oy on itsenäinen rekisterinpitäjä työterveyshuollon piiriin kuuluvien henkilötietojen käsittelyn osalta sen tehtävien toteuttamiseksi. Suomen Terveystalon henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen Terveystalo Oy:n henkilörekisterin tietosuojaselostetta. Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy on rekisterinpitäjänä työterveyshuoltoon kuuluvien henkilötietojen käsittelyn osalta käsiteltäessä henkilötietoja Terveystalo Sirius HR -työkyvyn ohjausjärjestelmän (jäljempänä ”Sirius HR”) avulla, jota koskee tämä Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin tietosuojaseloste.
Työterveyshuollon järjestäminen on lakisääteinen työnantajalle asetettu velvollisuus, jonka täyttämiseen työnantajan tulee käyttää työterveyshuoltoon perehtyneitä ammattihenkilöitä. Lakisääteinen työterveyshuollon toiminta koskee kaikkia Metropoliassa työskenteleviä. Palvelut sisältävät lakisääteisen ennaltaehkäisevän terveydenhuollon lisäksi yleislääkärintasoisen avosairaanhoidon. Tämän ohella palveluihin sisältyy tarvittaessa erikoislääkärin konsultaatio sekä työpsykologi- ja työfysioterapiapalveluita nimetyn työterveyslääkärin lähetteellä. Työterveyshuollosta on säädetty työterveyshuoltolaissa (1283/2001) ja henkilötietojen käsittelyssä otetaan huomioon mm. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679), tietosuojalaki (1050/2018) ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Työterveyshuoltolaki (12 §) edellyttää työnantajan (Metropolia Ammattikorkeakoulun) seuraavan ja edistävän vajaakuntoisen työntekijän työssä selviytymistä sekä toteutettavan työntekijöiden terveydentilan sekä työ- ja toimintakyvyn selvittämistä, arviointia ja seurantaa.
Työterveyshuoltolain 10 a §:n nojalla työkyvyn arvioimiseksi ja työssä jatkamismahdollisuuksien selvittämiseksi työnantajan on ilmoitettava työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään silloin, kun poissaolo on jatkunut kuukauden ajan.
Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu osittain yleiseen etuun ja osittain rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, kun kyse on arkaluonteisista henkilötiedoista (terveystiedot), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina käsittelyn osalta. Tällöin henkilötietojen käsittely lähtökohtaisesti edellyttää, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi siihen, että niiden käsittely on tarpeen ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten tai työntekijän työkyvyn arvioimiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 9 artiklan 2 kohdan h alakohta).
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian työntekijät, jotka kuuluva työterveyshuollon piiriin. Näitä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Sirius HR:ään on pääsy työntekijän esihenkilöllä, henkilöstöhallinnolla sekä Suomen Terveystalo Oy:n nimetyllä vastuulääkärillä/terveydenhuollon ammattihenkilöstöllä.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
Sirius HR
Sirius HR:n toiminta perustuu keskitettyyn ja pitkälle automatisoituun sairauspoissaolotiedon keruuseen ja analyysiin. Työkalun avulla henkilöstöpalvelun, esimiesten ja työterveyden resurssit voidaan suunnata työkyvyttömyysuhan paikantamiseen ja työkyvyn hoitamiseen sekä työssä jatkamisen tai työhönpaluun suunnitteluun.
Kirjautuminen Sirius HR:ään tapahtuu Metropolian Siriuksen -sivun kautta.
Yhteys on suojattu ja Sirius HR:ään on rajattu pääsyoikeus Metropolia Ammattikorkeakoulun esihenkilöillä (esimiehillä) sekä Suomen Terveystalo Oy:n työterveyshuollon määrätyillä vastuuhenkilöillä.
Sirius HR:ään tallennetaan rekisteröidyn (työntekijä) henkilötietoina:
- työntekijöiden perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot)
- työsuhde- ja organisaatiotiedot (”organisaatiopuu”)
- henkilöstölistat
- poissaolotiedot diagnoositietoineen
- poissaolokoodit (sairauspoissaolotodistuksen muodossa)
- lomatiedot
- työeläkevakuutustiedot
- tiedot työtapaturmista (valinnainen)
- mahdollinen kuntoutustukipäätöksen aloitus- ja päättymispäivä
- muut tapauksen käsittelyyn liittyvät keskeiset tapahtumat.
Sirius HR:n avulla:
- autetaan muodostamaan kokonaisnäkemys sairauspoissaoloista ja tunnistamaan työkyvyttömyyden riskissä olevat mahdollisimman varhain.
Käyttäjän syötteet ja lokitiedot
Rekisteröidyn (Metropolian Sirius HR:ään rekisteröityjen työntekijöiden esihenkilön) käyttäessä Sirius HR:ää, tallentuu käyttäjän syötteenä Sirius-käyttäjien toimenpiteet sovelluslokiin.
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ
- Suostumus terveydentilaa koskevien henkilötietojen luovuttamiseen, mikäli niitä ei ole saatu työntekijältä itseltään.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään ja hänen esihenkilöltään tai henkilöstöhallinnolta, mikäli työntekijä ei ole nimenomaisesti kieltänyt terveydentilatietojensa luovuttamista.
Lisäksi henkilötietoja voidaan saada soveltuvan lain sallimissa tilanteissa talous- ja palkkahallinnosta, henkilöstöhallinnosta, työterveyshuollosta sekä työeläkevakuutusyhtiöistä.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin henkilötietoja luovutetaan työterveyshuoltoa toteuttavalle Suomen Terveystalo Oy:lle. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisen lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla sosiaali- ja terveysministeriölle sekä sen määräämälle asiantuntijalaitokselle (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL) (työterveyshuoltolaki 20 §).
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta. Toimittajalla (eli Suomen Terveystalo Oy:lla) on pääsy Sirius HR:n taustajärjestelmään ylläpito- ja tukipalveluiden toteuttamiseksi Sirius HR:ässä.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropolian seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Suomen terveystalo Oy ja Terveystalo Sirius HR -työkyvyn ohjausjärjestelmä
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä seuraavasti:
Metropolia Ammattikorkeakoulu säilyttää työterveyshuollon henkilörekisterissä olevat terveystiedot ja muut henkilötiedot lähtökohtaisesti niin kauan kuin se on lakiin perustuvan käsittelyn perusteella tarpeen. Terveystietojen osalta tätä tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5.2 §).
Potilastietojen säilyttämisaika Terveystalon potilastietojärjestelmässä on Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukainen. Pääsääntöisesti Terveystalo säilyttää tietoja 12 vuotta kuolemasta tai ellei siitä ole tietoa niin 120 vuotta syntymästä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisteri on osittain lakisääteiseen ja osittain vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan työterveyshuollon Sirius HR -järjestelmän toimintaa ja palveluita.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisteriin toimitetaan henkilötiedot lakisääteisen työterveyshuollon henkilörekisterin toteuttamiseksi.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian työterveyshuollon henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.