Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Taru Ruotsalainen
Tehtävä: Päällikkö, jatkuva oppiminen, oppimisen verkostot ja palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: taru.ruotsalainen [at] metropolia.fi (taru[dot]ruotsalainen[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Niina Tapanainen
Tehtävä: SIMHE-uravalmentaja, oppimisen verkostot ja palvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: niina.tapanainen [at] metropolia.fi (niina[dot]tapanainen[at]metropolia[dot]fi)
Yhteystiedot rekisterin käyttötarkoitusta koskevissa kysymyksissä, sähköposti: simhe [at] metropolia.fi (simhe[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan (Supporting Immigrants in Higher Education in Finland) rekisteri sisältää tietoa Metropolian SIMHE-palveluiden ohjaukseen ja eri SIMHE-hankkeiden palveluihin, koulutuksiin ja tapahtumiin hakevista ja osallistuvista maahanmuuttajista opintosuoritustietoineen. Metropolia tarjoaa SIMHE-palveluja maahanmuuttajien osaamisen tunnistamiseksi ja heidän ohjaamiseksi tarkoituksenmukaisille koulutus- ja urapoluille.
Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on tuottaa asiakkaille heidän taustaansa soveltuvia ohjaus- ja koulutuspalveluja sekä hallinnoida ja raportoida SIMHE-toimintaa. Osa tiedoista raportoidaan tilastojen muodossa opetus- ja kulttuuriministeriölle. Eri hankkeiden toiminnoissa raportoidaan tietoja rahoittajalle rahoittajan vaatimuksen mukaisesti.
SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentävät:
- Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin tietosuojaseloste
- Metropolian tapahtumahallinnan henkilörekisterin tietosuojaseloste
- Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisterin tietosuojaseloste
- Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen palveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste
- Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvän henkilörekisterin tietosuojaseloste
- Metropolian pääkaupunkiseudun korkeakoulutettujen maahanmuuttajien osaamiskeskustoiminnan henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu pääosin yleiseen etuun ja julkisen vallan käyttöön. Lisäksi ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tuodaan esille se, että ammattikorkeakoulun ydintoimintaa on opetus- ja opiskeluprosessin toteuttaminen.
Tietyltä osin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Suostumuksesta on kyse, kun henkilö hakeutuu vapaaehtoisesti SIMHE-toimintaan täyttämällä ilmoittautumislomakkeen ja antamalla sillä kirjallisen suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.
Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun nimenomaiseen suostumukseen käsiteltäessä erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvia arkaluonteisia henkilötietoja, kuten esimerkiksi työttömyyttä ja kotouttamiskoulutusta koskevia tietoja (GDPR 9 art. 2. a).
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat
- maahanmuuton vastuukorkeakoulutoiminnan ohjauspalveluun hakijat ja osallistujat
- Metropolian muuhun SIMHE-toimintaan hakijat ja osallistuvat maahanmuuttajat
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja asiakkaista:
- Perustiedot hakijoista: etunimi(t), sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, sukupuoli, synnyinmaa, muuttomaa, kotikunta, ikäryhmä, maassaoloaika, hakijan tämänhetkinen tilanne
- Hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot
- Ammatinvalintaan vaikuttavat tiedot työkokemuksesta ja mahdollisesta oleellisesta harrastustoiminnasta sekä asiakkaan halutessa linkki LinkedIn-profiiliin ja/tai CV liitteenä sekä muut työllistymiseen ja siihen liittyviin toiveisiin liittyvät tiedot.
- Lisäksi eri jo päättyneissä hankkeissa ja yhteistyöpalveluissa ohjatuista asiakkaista on voitu rahoittajan vaatimusten mukaisesti tai palvelun tuottamiseksi kerätä ja tallettaa mm. henkilötunnus, kansalaisuus, äidinkieli, osoite, kopiot opintotodistuksista
Asiakas/yhteistyökumppani voi ilmoittautua halutessaan seuraaviin henkilötietojen tallentamista vaativiin palveluihin:
- Asiakaskirjeen tilaaminen (sähköpostiosoite)
- Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät yhteys- muut tarvittavat tiedot (esim. etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, organisaatiotieto, erityisruokavalio).
Lisäksi eri SIMHE-hankkeissa toteutettaviin koulutuksiin hakevilta ja osallistuvilta voidaan kerätä seuraavia tietoja tarpeen mukaan:
- Koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta siltä osin kuin on tarpeellista
- Valinnan tulosta, hankkeen koulutuksen vastaanottamista ja oppilaitokseen/koulutukseen ilmoittautumista koskevat tiedot
- Hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutustiedottamista varten
- Koulutuspoluille osallistuvat asiakkaat rekisteröidään Metropolian opiskelijarekisteriin ja -järjestelmiin. Heidän kohdallaan noudatetaan seuraavia tietosuojakäytänteitä:
- Opiskelijoiden tapaturma- ja vahinkoilmoitusten välittäminen vakuutusyhtiöön (joko avoimen AMK:n valmentavan koulutuksen tai täydennyskoulutuksen opiskelijastatuksella)
Yhteistyökumppaneilta kerätään seuraavia tietoja:
- SIMHE-toiminnan yhteydessä kerättävät yhteystiedot eri yhteistyökumppaneilta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatiotieto)
- Yhteistyöhön liittyvää tietoa, kuten yhteydenoton päivämäärä, yhteistyön muoto, jatkotoimenpiteet, verkkosivut
Lisäksi työelämäkumppaneiden tietoja hallinnoidaan Metropolian täydennyskoulutus- ja yrityspalveluiden sekä jatkuvan oppimisen palveluiden henkilörekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötiedot on saatu pääosin rekisteröidyltä itseltään. Uraohjaukseen ilmoittautuessa tiedot ilmoitetaan Eventilla- sekä VIHTA-työkalujen kautta.
Tämän lisäksi Metropolian opiskelijoiksi ilmoittautuneiden osalta opiskelija- ja opintotietorekisterin säännönmukaisina tietolähteinä tietoja saadaan:
- Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatietoja
- CSC Oy:n (Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n) ylläpitämästä, mutta Opetushallituksen rekisterinpitäjyyden alle kuuluvasta ilmoittautumisen OILI-rekisteristä saadaan tietoja opiskelijan läsnä olevaksi tai poissaolevaksi ilmoittautumisesta
- Metropolian tietohallinnon käyttäjähallinnosta
- Väestörekisterikeskukselta
ESR Henkilötietolomake (ESR-rahoitteisissa hankkeissa)
Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan Metropoliassa laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Eventilla-tapahtumanhallintatyöväline
Lyyti Oy ja Lyyti-tapahtumanhallintatyöväline
Metropolian sähköpostijärjestelmä
Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline
Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)
Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive)
Eduix Oy ja E-lomake -ohjelmisto
Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu
VIHTA-ajanvaraustyökalu
Eri hankkeiden koulutuksiin osallistuvien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia järjestelmiä:
Metropolian opintotietojärjestelmä (OMA-/Peppi-järjestelmä)
CSC Oy ja VIRTA-tietovaranto
Opetushallitus ja Opintopolku.fi -palveluportaali
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään seuraavasti:
- SIMHE polku -hankkeen osallistujatietoja käsitellään EU:n rakennerahastohankkeiden EURA2014 -järjestelmässä, jossa tiedot säilytetään rahoittajan vaatimusten mukaisesti
- Opintopolku.fi-portaalin kautta opintoihin hakevien hakijatietoja käsitellään Opetushallituksen ylläpitämässä Opintopolku.fi -palveluportaalissa (opiskelijavalintarekisteri), jossa tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien, mutta opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi
- Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Nämä opintosuoritukset tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä), ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen. Opintopisteellisiä opintosuorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista
- Opintoja suorittavien osalta kaikki ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin/opintohallinnon tietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat saatavilla sähköisessä muodossa
- Opintoja suorittavien osalta kaikki VIRTA-opintotietovarantoon siirrettävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa
Hankkeiden dokumentaatio säilytetään määräajan rahoittajan vaatimusten mukaisesti. Hankkeiden toteutuksen kestot ovat seuraavat:
- SIMHEapp II, Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustus, 1.4.2019-30.6.2022
- Talent Helsinki, Työ- ja elinkeinoministeriön rahoitus, 1.5.2021-30.4.2022
- SIMHE-jatkokehitys, Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustus, 1.3.2019-31.8.2021
- Kansainväliset osaajat yritysten kasvun vauhdittajina, Pirkanmaan liiton Talent Boost AIKO -rahoitus, 1.5.2019-31.7.2021
SOTE-silta: päättymispäivä 31.12.2020- Osaaminen käyttöön Suomessa, Opetushallituksen rahoitus, 26.6.2018-31.12.2020
- SIMHE-polku: 1.10.2018-31.12.2020
- SIMHEapp, Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitus, 1.9.2017 - 31.10.2019
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
- Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tämän lisäksi Metropolian SIMHE-toiminnan henkilörekisterin tietoja saadaan:
- Opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta Opintopolku.fi -palvelusta hakijatietoja (Opintopolku.fi-palvelun kautta opintoihin hakevat)
- Opetushallituksen ylläpitämästä läsnäoloilmoittautumisen OILI-rekisteristä saadaan tietoja opiskelijan läsnäolevaksi tai poissaolevaksi ilmoittautumisesta
- Väestörekisterikeskukselta
Metropolia Ammattikorkeakoulun SIMHE-toiminnan henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.