Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian Roboboost-projektin henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Päivi Haho
Tehtävä: Projektipäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: paivi.haho [at] metropolia.fi (paivi[dot]haho[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Päivi Haho
Tehtävä: Projektipäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: paivi.haho [at] metropolia.fi (paivi[dot]haho[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on toteuttaa laadukkaita palveluita Roboboost-projektissa.
Hankkeessa tuotetaan koulutuksia ja tapahtumia. Osallistujilta kerätään tietoja hankkeen tuloksellisuuden osoittamiseksi. Hankkeessa toteutetaan myös hankkeen omat nettisivut.
Koulutusten osallistujilta kerätään hanketta rahoittavan Euroopan sosiaalirahaston (ESR) edellyttämiä henkilötieto- ja palautelomakkeita. Linkki Metropolian ESR Henkilö -hankkeisiin liittyvä henkilörekisteriin https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuojaselosteet/metropolian-esr-henkilo-hankkeisiin-liittyva-henkilorekisteri ja linkki Metropolian projekti - ja hanketoiminnan hallintarekisteriin https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuojaselosteet/metropolian-projekti-ja-hanketoiminnan-hallintarekisteri. Oppilaitoksen tarjoaman opintojakson osallistujien henkilötiedot tallentuvat oppilaitoksen opiskelijarekisteriin. Linkki Metropolian opiskelija - ja opintorekisteriin Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteri | Metropolia.
ESR-lomakkeet toimitetaan osahankkeista päätoteuttajalle Metropoliaan. Lomakkeiden käsittely on rajattu nimettyjen hanketyöntekijöiden tehtäväksi. Lomakkeiden tiedot syötetään EU:n hallinnoimaan EURA-järjestelmään, ja niitä säilytetään lukitussa tilassa.
Tapahtumiin ilmoittautuvilta ja niihin osallistuvilta henkilöiltä kerätään yhteystietoja hankkeen tulosten raportointia varten. Lisäksi tapahtumien yhteydessä voidaan kysyä esimerkiksi henkilön kiinnostusta osallistua hankkeen verkostotoimintaan.
Ilmoittautumiset tapahtumiin tehdään Metropolian e-lomakkeen kautta ja tapahtumista kerätään mahdollisesti osallistuja palautteita.
Hankkeessa toteutetaan mahdollisesti myös sähköistä tiedonkeruuta, joka liittyy tiedotukseen (mm. uutiskirjeet).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
ja
Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen, kuten biometristen henkilötietojen tai terveystietojen käsittelyn osalta. Arkaluonteiset henkilötiedot ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina.
(ESR-lomakkeissa vaaditut kohdat koskien ulkomaalaistaustaa, kuulumista johonkin vähemmistöön, vammaisetuuteen oikeuttava tai muu vamma ja muu syy heikkoon asemaan työmarkkinoilla.)
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian tutkinto-opiskelijat, Metropolian avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat ja CampusOnline-palvelun kautta tulleet opiskelijat. Lisäksi projektissa työskentelevät Metropolian työntekijät, muiden osahankkeiden työntekijät, projektin yrityskumppanien edustajat, tapahtumiin ilmoittautuneet, ostopalveluiden tarjoajat, muut Metropolian työntekijät.
Koulutuksiin osallistuvilta kerätään laajemmat tiedot hanketta rahoittavan Euroopan sosiaalirahaston (ESR) edellytysten mukaan. Tapahtumiin osallistujilta tietoja kerätään suppeammin.
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
PERUS- JA YHTEYSTIEDOT
- Etunimi(t),
- sukunimi,
- henkilötunnus,
- sukupuoli,
- katuosoite,
- puhelinnumero,
- sähköpostiosoite,
- tieto, mitä yritystä/organisaatiota henkilö edustaa,
- työllisyystilanne,
- koulutusaste,
- ESR-lomakkeella kysytyt arkaluonteiset taustatekijät, kuten kohdat koskien ulkomaalaistaustaa, kuulumista johonkin vähemmistöön, vammaisetuuteen oikeuttava tai muu vamma ja muu syy heikkoon asemaan työmarkkinoilla.
ASIAKKUUDEN JA YHTEISTYÖN HOITAMISEEN JA YHTEYDENPITOON LIITTYVÄT TIEDOT:
- Hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot
- Palautteet
- Tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit Zoomilla ja Teamsilla.
- Tapahtumien visuaaliset taltioinnit Zoomilla ja Teamsilla.
- Tapahtumien ja koulutusten visuaaliset taltioinnit.
- Blogit ja muut julkaisut
- Hankkeen verkkosivu
OPPIMISTEHTÄVIEN YHTEYDESSÄ KERÄTTÄVÄT TIEDOT:
- Suostumuslomakkeen perustiedot kuten nimi, Metropolian opiskelijanumero tai tehtävänimike Metropoliassa, jotka koskevat oppimistehtäviin värvättyjä vapaaehtoisia Metropolian henkilökunnasta ja opiskelijoista.
- Oppimistehtäviä suorittamista varten tehdyt väliaikaiset audiovisuaaliset materiaalit vapaaehtoisista.
VERKKOKÄYTTÄYTYMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT:
- Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot projektin verkkosivuilla ja mahdollisissa palveluissa
- Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
- Evästeiden avulla saadaan projektin verkkosivuvierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnetään esimerkiksi hankkeen suunnitellessa markkinointiaan. Tällä tavoin voidaan kohdentaa viestintää mahdollisimman osuvasti.
HANKKEEN VERKKOSIVUT:
- Uutiskirjeen tilauslomake: nimi, sähköposti.
- Tapahtumiin ilmoittautuminen Metropolian e-lomakkeella.
- Verkkosivujen kautta tapahtuva palautteenanto, jossa yhteydenotto palautteen antajaan tapahtuu esimerkiksi sähköpostitse.
- On mahdollista, että hankkeen verkkosivujen kautta toteutetaan mielipidekyselyitä.
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ:
- Esim. Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: esim. tiedot annetuista palveluista ja tapaamisista; tiedot lähetetystä mainospostista tai tapahtumakutsuista.
- Esim. Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian Roboboost-toiminnan henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: esim. suostumus toimintaan liittyvän lisäinformaation vastaanottamiseen.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian Roboboost-projektin henkilörekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams
Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.
Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)
Projektin sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Zoom -verkkokokoustyövälinettä. Metropoliassa on käytössä Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC:n Funet Miitti (Zoom)-palvelu. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.
Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)
Sec@gw -turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta, mikäli tähän ilmenee tarvetta.
Microsoft Corporation ja Microsoft O365 -alustapalvelut (Forms ja OneDrive)
Microsoft Forms -kyselytyökalua voidaan käyttää projektissa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.
Liana Technologies Oy ja Liana®Cloud-uutiskirjetyökalu
Metropolian Roboboost-projektin ajankohtaisten asioiden uutiskirjeen lähettäminen tapahtuu Liana®Cloud-uutiskirjetyökalun lähetysjärjestelmän kautta. Työkalua voidaan käyttää myös tapahtumien markkinointiin.
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian Roboboost-projektin henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti 10 vuoden ajan.
Rahoittajan vaatimuksesta henkilötietoja säilytetään rekisterissä 10 vuotta. Katso tarkemmin perusteluista https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuojaselosteet/metropolian-esr-henkilo-hankkeisiin-liittyva-henkilorekisteri
Hankkeessa kerätyt nimi- ja sähköpostitiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti 10 vuoden ajan.
Hankkeessa kerätyt muut tiedot säilytetään hankkeen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Metropolian Roboboost-projektin on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Roboboost-projektin toimintaa.
- Metropolian Roboboost-projektin henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
- On mahdollista, että Metropolian opiskelijarekisteristä kerätään henkilötietoja valtuutetun Metropolian hankehenkilön toimesta EURA-tietojenhallintajärjestelmää varten, jos rahoittajan edellyttämiä tietoja ei saada kerätyksi ESR-lomakkeilla.
Metropolia Ammattikorkeakoulun Roboboost-projektin henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.