Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Kimmo Nikkanen
Tehtävä: Tietohallintojohtaja, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: kimmo.nikkanen [at] metropolia.fi (kimmo[dot]nikkanen[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Mikko Mäkelä
Tehtävä: ICT-palvelupäällikkö/Käyttäjätuki, Tietohallintopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: mikko.makela [at] metropolia.fi (mikko[dot]makela[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on ottaa vastaan ja hallinnoida Metropolian opiskelijoiden ja henkilökunnan lähettämiä palvelupyyntöjä liittyen erityisesti tietohallinnon palveluihin kuten Helpdeskin tehtäväkenttään. Palvelupyyntöjärjestelmässä voi olla digipedagogisia tukipyyntöjä, metropolialaisten loppukäyttäjien lähettämiä ongelmankuvauksia kohtaamistaan ICT-ongelmista, IT-hankintapyyntöjä, kysymyksiä tulostuskiintiöiden täyttymisestä, Halli-projektinhallintaan liittyviä kysymyksiä, tietosuoja- ja tietoturvapoikkeamailmoituksia, turvallisuusilmoituksia sekä toimitilapalveluille tai kirjastopalveluille osoitettuja pyyntöjä. Kaikki kyseiset palvelupyynnöt rekisteröidään palvelupyyntöjärjestelmään nimeltään Requeste.
Palvelupyyntöjärjestelmä sisältää näin ollen tietoa tietohallinnon, kiinteistöpalvelujen, turvallisuuspalvelujen ja kirjasto- ja tietopalvelujen asiakkaista (opiskelijat ja henkilökuntaan kuuluvat työntekijät/opettajat), asiakkaiden lähettämistä palvelupyynnöistä sekä asiakkaiden työasemista ja ohjelmistoista. Kyseessä on yhdistetty asiakasrekisteri, asiakaspalvelutietokanta ja laite- ja ohjelmistorekisteri, jonka tietoja käytetään ammattikorkeakoulun palvelupyyntöjärjestelmän toteuttamiseen.
Metropolian tietohallinnon ja IT-palveluiden henkilörekisterin tietosuojaseloste täydentää Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietosuojaselostetta. Kaikki Metropolian henkilörekisterien tietosuojaselosteet ovat katselmoitavissa Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuojaselosteet -osion kautta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu ammattikorkeakoululaissa (932/2014) asetettuun ammattikorkeakoulun lakisääteiseen tehtävään, ammattikorkeakoulun ydintehtävää tukeviin tukitoimintoihin sekä edellä mainittujen toteuttamiseen yleisen edun nimissä.
Jossain määrin Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Palvelupyynnön tekeminen on vapaaehtoinen toimi.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterissä rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat ja henkilökunta.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) tiedot:
- nimi
- tehtävänimike
- ammattikorkeakoulun sähköpostiosoite
- puhelinnumero(t)
- ensisijainen kieli
- työyksikkö
- organisaatioyksikkö
- työhuoneen kiinteistötieto ja numero
- esihenkilö (henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
- vastuualue
- kotisivu
- käyntiosoite
- käyttäjätunnukset
- läsnäolotieto (opiskelijat)
- saapumisryhmä (opiskelijat)
Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän tapauksen tiedot:
- tunnistenumero
- syöttöpäivämäärä
- palvelupyynnön luokitus
- työaseman nimi
- sijainti
- tila
- ilmoittaja
- puhelin
- sähköposti
- vastuuhenkilö
- kiireellisyys
- vakavuus
- otsikko
- kuvaus
- ratkaisu
- historiatiedot
E-lomake ”Palautetta Helpdeskille”
- palautteen antajan nimi
- palvelupyynnön numero, jota palaute koskee
Laitetiedot:
- laitteen nimi
- laitteen tyyppi
- toimittaja
- tuotenimi
- laiterooli
- verkkoalue
- käyttöjärjestelmä
- service pack
- ns. rautatiedot:
- malli
- prosessori
- muistin määrä
- sarjanumero
- kiintolevy(t) (nimi, koko)
- verkkokortti
- levyasemat
- näyttö - käyttäjätieto
- verkkonimi (hostname)
- IP-osoite
- DHCP/IP
- MAC-osoite
- käyttöaika
- sarjanumero
- tyyppi
Laitetietoja kerätään työasemista, palvelimista ja tulostimista.
Ohjelmistotiedot:
- ohjelmiston nimi
- versio
- asennuspäivä
Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) palvelupyyntöön täyttämät tiedot:
DIGIPEDAGOGINEN TUKI
- rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
- osaamisalue/koulutusala
- sijainti (oppilaitos)
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
HALLI-PROJEKTINHALLINTA
- rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
- sijainti (oppilaitos)
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
TIETOSUOJA- TAI TIETOTURVAPOIKKEAMAILMOITUS (GDPR)
- rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
TURVALLISUUSILMOITUS
- tapahtuma ja tapahtumapaikka
- paikalle kutsuttu henkilö
- vakavuusaste
- sijainti (oppilaitos)
- aiheutuneet vahingot
- tapahtuma-aika
- rekisteröidyn puhelinnumero (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
HELPDESK
- sijainti (oppilaitos)
- työaseman nimi
- huonenumero
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
- rekisteröidyn puhelinnumero (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
IT-HANKINTA
- sijainti (oppilaitos)
- tuotenumero
- hankinnan hyväksynyt taho
- projektinumero
- kustannuspaikka, huonenumero ja tili
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
TOIMITILAPALVELU
- sijainti (oppilaitos)
- huoltokohde
- huonenumero tai tila
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
- rekisteröidyn puhelinnumero (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan)
KIRJASTOPALVELUT
- työjono (aihe)
- kirjasto
- tarkennus
- rekisteröidyn (opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan työntekijän/opettajan) puhelinnumero
- otsikko ja kuvaus palvelupyynnön kohteesta
- liitetiedosto palvelupyynnön kohteesta
Jos rekisteröity (opiskelija tai henkilökuntaan kuuluva työntekijä tai opettaja) tekee etätöitä tai muusta syystä ei ole yhteydessä Metropolian sisäverkkoon, voi etäyhteyden muodostaminen tapahtua rekisteröidyn suostumuksella TeamViewer-etäyhteystyövälineellä.
TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja, luottamuksellisia dokumentteja ja muita sensitiivisiä tietoja tai asiakirjoja. TeamViewer-etäyhteystyövälineessä tietoliikenne kulkee palveluntarjoajana olevan TeamViewer Germany GmbH:n oman palvelimen kautta, joka toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisena henkilötietojen käsittelijänä, ks. tarkemmin tämän tietosuojaselosteen kohta 8.
Henkilötiedot on saatu pääosin rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi henkilötietojen säännönmukaisina tietolähteinä ovat:
Asiakastiedot:
- LDAP-hakemisto
- tietohallinnon ICT-tukihenkilöt
Tapauksen tiedot:
- asiakas täyttää itse
- tietohallinnon ICT-tukihenkilöstö täydentää
Laite - ja ohjelmistorekisteri:
- Requeste-palvelupyyntöjärjestelmään kuuluu laitteet inventoiva
auditointiohjelmisto, jolla laitteiden tiedot haetaan - laitosten ja tietokonekeskuksen lähituki ja ICT-tukihenkilöt
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Palveluun vastaanotetut palvelupyynnöt ohjataan palvelun sisällä yhteydenotossa käytetyn palveluosoitteen mukaisesti vastaanottajille, joita palvelupyyntö koskee. Palvelupyyntöön on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää rekisterin käyttöä. Erillisillä palveluosoitteilla on rekisterissä omat käsittelijäryhmänsä, jotka käsittelevät palvelupyyntöjä omissa palvelupyyntöjonoissaan.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Sysart Oy ja Requeste-palvelupyyntöjärjestelmä
Eduix Oy ja e-lomake-ohjelmisto
TeamViewer Germany GmbH ja TeamViewer-etäyhteystyöväline
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika vaihtelee palvelupyyntöasiasta riippuen. Säilytysaika vaihtelee yhdestä vuodesta useampaan vuoteen.
Säilytysaika perustuu Metropolian arkistonmuodostussuunnitemaan.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän palvelupyynnöt rekisteröity itse täyttää ja antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
Lisäksi henkilötietoja voidaan saada TeamViewer-etäyhteystyövälineen kautta, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että Tietohallintopalvelut saa näkyville käyttäjän tietokoneen ruudun, joka voi sisältää henkilötietoja. Lisäksi LDAP-hakemistosta Tietohallintopalvelut voi saada lisätietoja ja täydentää palvelupyyntöä.
Metropolian Requeste-palvelupyyntöjärjestelmän käyttäjärekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.