Metropolian Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä – Helsinki Myllypuron kampus -hankkeen henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolia Ammattikorkeakoulun Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä – Helsinki Myllypuron kampus -hankkeen (myöhemmin Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä -hanke) henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käyttötarkoitus on toteuttaa hankkeen toimintaan liittyvää yhteydenpitoa, viestintää, tiedottamista sekä taloudellista raportointia Metropoliassa yhteistyössä sen partnereiden, yhteistyötahojen ja virallisten kumppanien kanssa.

Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymän hankerekisterin avulla suoritetaan muun muassa seuraavia henkilötietojen käsittelytoimia:

Metropolian ulkopuolisten yhteistyötahojen yhteystietojen hallinnointi
viestintään ja tiedottamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimet
Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymän taloudellisen raportoinnin hoitaminen
yhteistyötahojen välinen viestintä ja yhteystietojen hallinnointi
toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
tutkimustiedon ja palautteiden kerääminen
sähköpostiosoitteita kerääminen uutiskirjettämme varten
Markkinointi (ml. sähköinen suoramarkkinointi)

Metropolian Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä – Helsinki Myllypuron kampus -hankkeen henkilörekisterin tietosuojaselostetta täydentävät:

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri, joka on katselmoitavissa Metropolian julkisilla verkkosivuilla osiossa Tietosuojaselosteet.
Metropolian julkisten verkkosivujen (Metropolia.fi) henkilörekisteri, joka on katselmoitavissa Metropolian julkisilla verkkosivuilla osiossa Tietosuojaselosteet.

Kaikki Metropolian tietosuojaselosteet on koottu keskitetysti muiden julkaisualustojensa lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuoja -osioon, ja ne ovat katselmoitavissa seuraavaa linkkiä klikkaamalla: https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuoj…

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä – Helsinki Myllypuron kampus -hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti
rekisteröidyltä saatuun suostumukseen
oikeutettuun etuun

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Metropolia Ammattikorkeakoulun Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä -hankkeen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu yleiseen etuun.

Metropolia Ammattikorkeakoulun Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä -hankkeen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat, Metropolian projektissa työskentelevät työntekijät, hankkeen ohjausryhmä, hankkeen tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvat henkilöt ja projektin yrityskumppanien edustajat.

Rekisteri sisältää tietoja Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä -hankkeesta, hankkeen yleisestä toiminnasta ja projekti- ja hankehenkilöstöstä yhteystietoineen, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä hankkeeseen liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista, asiakas- ja kumppanuussuhteiden hoitamisesta, julkisesti rahoitettujen ohjelmien sekä muiden yhteistyöprojektien ja asiakkaiden toimeksiantojen toteuttamisesta, sähköisestä asiakaspalvelusta sekä sähköisten tietosisältöjen välityksestä niiden tilaajille ja markkinoinnista potentiaalisille asiakasorganisaatioille.

Metropolia Ammattikorkeakoulun Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä -hankkeessa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT:

Etunimi; sukunimi; puhelinnumero; sähköpostiosoite.
Sidosryhmän nimi; yhteyshenkilön nimi; sähköpostiosoite; mahdollinen tehtävä/organisaatio/yritys, rooli/titteli.

VALOKUVAT JA VIDEOT:

Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymään liittyvissä tapahtumissa ja työpajoissa otetut valokuvat ja videot.

ASIAKKUUDEN JA YHTEISTYÖN HOITAMISEEN JA YHTEYDENPITOON LIITTYVÄT TIEDOT:

Hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot
Yhteydenpito ja yhteyshistoria
Palautteet
Tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit esim. Zoomilla ja YouTubessa

UUTISKIRJETILAUKSET:

Uutiskirjeen tilauslomake: nimi, sähköpostiosoite

SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ:

Esim. Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: esim. tiedot annetuista palveluista/tapaamisista; tiedot lähetetystä mainospostista tai tapahtumakutsuista
Esim. Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymän toiminnan henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: esim. suostumus toimintaan liittyvän mainospostin vastaanottamiseen

Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen Metropolialle joko sähköisesti osoitteeseen tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi) tai toimittamalla sen henkilökohtaisesti Metropolian toimipisteeseen Myllypurossa.

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

Rekisteröity voi tehdä tietopyyntöjä seuraavia aiheita koskien:

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu ja saada niistä kopiot.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Metropolian Rakennusalan tieto- ja taitokeskittymä – Helsinki Myllypuron kampus -hankkeen henkilörekisteri