Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Maarika Kortelainen
Tehtävä: Opintokuraattori, Opiskeluhyvinvointitoiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: maarika.kortelainen [at] metropolia.fi (maarika[dot]kortelainen[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Maarika Kortelainen
Tehtävä: Opintokuraattori, Opiskeluhyvinvointitoiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: maarika.kortelainen [at] metropolia.fi (maarika[dot]kortelainen[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden tavoitteena on tukea ja edistää opiskelijoiden kokonaisvaltaista hyvinvointia ja opiskelukykyä lähtökohtana opiskelijoiden tarpeet ja elämäntilanne. Toiminnan painopiste on ennaltaehkäisevässä toiminnassa, joka on vuorovaikutteista ja ulospäin suuntautuvaa. Opiskeluhyvinvoinnin perustehtävänä on tarjota opiskelijoille tukea, neuvontaa ja ohjausta opintojen ja hyvinvoinnin ylläpitämiseen sekä mahdollisten hyvinvoinnin esteiden poistamiseen. Toimintaa toteutetaan kolmella tasolla: Henkilökohtainen tuki opiskelijoille, työskentely pienryhmissä, verkostoissa ja työpajoissa sekä laaja yhteistyö Metropolian sisällä ja ulkona.
Metropoliassa opiskeluhyvinvointia edistetään tarjoamalla ja kehittämällä opiskelijoille toimintamuotoja, jotka tukevat hyvinvoinnin, turvallisuuden ja opiskelukyvyn ylläpitämistä sekä ehkäisevät jo olemassa olevien ongelmien vaikeutumista.
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterin käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden yhteydessä toteutettavaa henkilötietojen käsittelyä. Opiskeluhyvinvointipalveluiden opiskelijatapaamisissa voidaan käsitellä opiskelijan antamalla suostumuksella tapaamisissa tehtyjä muistiinpanoja. Lisäksi opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisteri sisältää rekisteröidyn antamien suostumuksenantojen käsittelyn. Opiskelijan ja opiskeluhyvinvointipalveluiden työntekijän väliset keskustelut ja opiskelijan suostumuksella laaditut muistiinpanot ovat luottamuksellisia.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen (terveystietojen), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina käsittelyn osalta.
Työskentelyn tueksi opiskelijalta kysytään kirjallisesti yksilöity, informoitu, vapaaehtoinen ja osoitettavissa oleva suostumuksenanto suostumuksenantodokumentilla henkilötietojensa käsittelyyn Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden toiminnassa.
Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu osittain myös lakisääteiseen velvoitteeseen toteuttaa korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollonpalveluita, joita Metropolian opiskeluhyvinvointipalvelut toteuttavat (laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta, (695/2019).
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterin rekisteröityjä ovat opiskeluhyvinvointipalveluita käyttävät opiskelijat.
Kyseiseen henkilörekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
Suostumuksenantodokumentti:
- rekisteröidyn etunimi, sukunimi allekirjoitus ja nimenselvennys
Opiskeluhyvinvointipalveluissa voidaan tehdä opiskelijan suostumuksella muistiinpanoja. Muistiinpanoissa voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- henkilön nimi (pyritään korvaamaan esimerkiksi numerotunnisteilla tai muuttamaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö olisi enää tunnistettavissa ilman lisätietoja);
- tutkinto-ohjelma;
- opiskelijan kertoma yhteydenoton syy, pääkohdat käydystä keskustelusta sekä sovitut jatkotoimenpiteet.
Opiskelijan pyynnöstä opiskelijahyvinvointipalveluiden tapaamisissa laadittujen muistiinpanojen pohjalta voidaan laatia kirjallisia yhteenvetoja, jotka opiskelija voi halutessaan luovuttaa viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille. Lisäksi muistiinpanoja hyödynnetään opiskelijan kanssa työskenneltäessä. Opiskelija voi kieltää Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluita tekemästä muistiinpanoja.
Muistiinpanoja laadittaessa henkilöön yhdistettävissä olevat henkilötiedot pyritään muuttamaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö olisi enää tunnistettavissa ilman lisätietoja.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään opiskelijan yhteydenoton kautta Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluihin tai tapaamisessa opiskelijan kanssa.
Sähköiset ja paperiset muistiinpanot
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterin tietoja, jotka on kirjattu muistiinpanoihin säilytetään tietoturvallisesti lukituissa kaapeissa tai suojatuilla verkkolevyillä ja muistiinpanot hävitetään tieturvallisesti vuoden kuluttua opiskelijan viimeisestä tapaamisesta opiskeluhyvinvointipalveluissa. Opiskelijalla on kuitenkin mahdollisuus pyytää muistiinpanojen säilytysajan jatkamista yhteensä neljä (4) vuotta, joka kattaa opiskeluoikeuden normaalin pituuden.
Lisäksi mahdollisia muita Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden toiminnassa rekisteröidyltä hänen suostumuksellaan kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on niiden käsittelyn vuoksi tarpeen. Metropolian opiskeluhyvinvointipalvelut huolehtivat omien muistiinpanojensa ja niiden toiminnassa käsiteltävien henkilötietojen tietoturvallisesta hävittämisestä.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla käsitellään opiskelijan suostumuksella Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden toiminnassa hänen henkilötietojaan.
Kyseiseen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko ryhtyä.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian opiskeluhyvinvointipalveluiden henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.