Metropolian opiskelijapalauterekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Metropolian opiskelijapalauterekisterin rekisteröityjä ovat palautetta antavat Metropolian opiskelijat. Lisäksi rekisteröityjä ovat palautteen vastaanottajina olevat opettajat ja opiskelijat sekä palautetta käsittelevät opettajien esihenkilöt. Henkilöä koskevaa palautetta saa käsitellä ainoastaan kyseinen henkilö itse tai hänen lähiesihenkilönsä.

Metropolian opiskelijapalauterekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

JATKUVA PALAUTE OPINTOJAKSON AIKANA

Arjen dialogin lisäksi jatkuvaa palautetta opintojakson aikana on mahdollista antaa OMA-/Peppi-järjestelmän kautta, jonne opiskelijat kirjautuvat haka-tunnuksilla (käyttäjätunnus ja salasana). Opiskelijan kirjautuessa haka-tunnuksillaan on hän tunnistettavissa oleva henkilö näiden kirjautumistietojen perusteella. Palautetta annetaan opettajalle opintojakson työtilassa OMA-/Peppi-järjestelmässä ’Anna palautetta opettajallesi' -linkin kautta, jossa opiskelija valitsee vastaanottajan(t). On ohjeistettu, että henkilökohtaista palautetta antaessaan opiskelija saa valita vastaanottajaksi vain sen henkilön(opettajan), ketä palaute koskee. On ohjeistettu myös hyvän palautetavan mukaista toimintaa palautteen antamisessa. Yleinen periaate on, että henkilöä koskevaa palautetta saa käsitellä ainoastaan kyseinen henkilö itse tai hänen esihenkilönsä. Numeerinen opintojakson toteutusta arvioiva palaute ei ole henkilötietoa. Ohjeistus tätä varten on liitetty OMA-/Peppi-järjestelmässä ’Anna palautetta opettajallesi' -kohtaan.

OMA-/PEPPI-JÄRJESTELMÄN OPINTOJAKSOPALAUTE

Opiskelija (rekisteröity) voi antaa anonyymisti tai omalla nimellään (etunimi ja sukunimi) opintojaksopalautetta jokaiselta opintojakson toteutukselta, jolle hänet on hyväksytty opiskelijaksi. Opintojaksopalaute toteutetaan kirjautumalla OMA-/Peppi-järjestelmään haka-tunnuksilla (rekisteröidyn käyttäjätunnus ja salasana). OMA-/Peppi-järjestelmässä opiskelijan työpöydällä näkyvät päättymässä olevat opintojaksot, joihin palautetta voi antaa. Opintojaksopalaute aukeaa viikkoa ennen opintojakson päättymistä ja on auki 3 viikkoa. Palaute annetaan nimettömänä, eikä palautteen antajaa voida tunnistaa. Vaihtoehtoisesti opiskelija voi halutessaan antaa palautteen omalla nimellään (etu- ja sukunimitiedolla). Opiskelijan työpöydälle OMA-/Peppi-järjestelmään ilmestyy myös viesti, jos opettaja on vastannut ryhmältä saamaansa palautteeseen. Opettajan toteuttaessa palautteenannon OMA-/Peppi-järjestelmän kautta, opiskelijan työpöydän etusivulla löytyy Opintojaksopalaute-osio, josta näkyy palautteenannon muotoina:

Anna palautetta: Toteutuksien (opintojaksojen) palautelomakkeet, joiden vastausaika on käynnissä.
Palautetta opettajalta: Opettajan antama vastapalaute päättyneisiin toteutuksiisi.
Välipalaute: Toteutuksien avoimet välipalautekyselyt. Näkyy vain, jos kyselyitä on auki.

Opintojaksopalaute sisältää seuraavia tietoja rekisteröidystä (opettajasta/opiskelijasta):

Opiskelijan vastaus opintojakson toteutuksen arviointia koskeviin kysymyksiin, joihin vastataan muodossa ”Olen samaa mieltä/olen eri mieltä” sekä perustelukohta ”Miksi”.
Avoin kysymys -kohta: Tähän osioon voi sisältyä henkilötietoa. Palautekysymyksissä tai avoimissa vastauksissa ei ole kuitenkaan hyvän tavan mukaista mainita yksittäisiä henkilöitä nimillä. Tarkoitus on antaa palautetta opintojakson toteutuksesta, ei henkilöä koskevaa palautetta.
Avoin palaute -kohta, johon voi sisältyä myös henkilötietoa. Palautekysymyksissä tai avoimissa vastauksissa ei ole kuitenkaan hyvän tavan mukaista mainita yksittäisiä henkilöitä nimillä. Tarkoitus on antaa palautetta opintojakson toteutuksesta, ei henkilöä koskevaa palautetta.

Opettaja saa palautekoonnin saamastaan palautteesta palauteajan päätyttyä. Opettaja antaa sen jälkeen opiskelijoille vastapalautetta saamastaan palautteesta ja sen pohjalta mahdollisesti tehdyistä toimenpiteistä.

Jos opintojakson toteutuksella on useita opettajia, avoin palaute näkyy ainoastaan, jos jokainen opintojakson toteutukselle merkitty opettaja on antanut siihen toisilleen luvan.

HowULearn-KYSELY JA PALAUTE OPISKELIJALLE

HowULearn on oppimisen tutkimukseen perustuva kysely opiskelijoilta heidän kokemuksistaan opiskelusta ja oppimisympäristöistä Metropoliassa. Opiskelijan vastatessa kyselyyn, hän saa henkilökohtaisen palautteen omasta oppimisestaan ja opiskelustaan. HowULearn-kysely toteutetaan erikseen ilmoitettuna ajankohtana.

Opiskelijasta (rekisteröidystä) tallennetaan HowULearn-kyselyn osalta seuraavia tietoja:

Taustatiedot, jotka kysytään opiskelijalta itseltään ja ne ovat:

Opiskelijanumero
Sähköpostiosoite
Sukupuoli
Syntymävuosi
Aiemmin suoritettu tutkinto
Tutkinto-ohjelma myös mahdollinen pääaine tai suuntautumisvaihtoehto
Koulutusmuoto
Mahdollinen vaihto-opiskelija-status
Nykyisten opintojen aloittamisvuosi
Opintopistemäärä vastaushetkellä
Aiemmat ammattikorkeakoulu- tai yliopisto-opinnot
Opintojen vaihe
Ansiotyössäkäynti

Opiskelijan perustiedot: Opiskelijanumero, etunimi- ja sukunimi, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli ja asiointikieli

Opiskelijan opinto-oikeudet: opiskelijan koulutusala, tutkinto-ohjelma, suuntautumisvaihtoehtoa ja pääainetta koskevat tiedot

Opiskelijan opintosuoritukset: laajuus opintoviikkoina tai opintopisteinä

UNIHOW-JÄRJESTELMÄ

Unihow-järjestelmällä käsitellään Metropolian opiskelijoiden ja työntekijöiden henkilötietoja.

Unihow-työvälineellä kerätään Metropolian opiskelijoista ja työntekijöistä seuraavia tietoja:

1. Kyselyiden vastaukset

opiskelijan syöttämät oppimiskyselyn vastaukset sekä vastauksista lasketut tilastolliset tunnusluvut
kyselyyn vastanneiden vastausten ryhmätason tilastolliset tunnusluvut

2. Käyttäjää koskevat tiedot

etunimi, sukunimi
sähköpostiosoite
opiskelijan tai työntekijän käyttäjätunniste
tietoja opinnoista, kuten kurssi-ilmoittautumiset ja suoritetut kurssit, suoritettujen kurssien suorituspäivä ja laajuus, opintosuunnitelmat, arvosanat ja arvostelut sekä suoritetut tutkinnot
tieto opiskelijan antamasta tutkimusluvasta

3. Tapahtumaloki

käyttäjätunniste
IP-osoite

Lisäksi UniHow-työväline lukee osana tietojen käsittelyä seuraavia loppukäyttäjän autentikointiin liittyviä, Shibboleth-järjestelmästä saatavia henkilötietoja: Shibbolethin käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, nimi, työntekijänumero, opiskelijanumero, asiointikieli ja käyttäjätunniste

PALAUTETTA PALAUTTEISTA -TILAISUUS

Tutkinto-ohjelmat järjestävät vuosittain opiskelijoille ja henkilökunnalle yhteisen tilaisuuden, jossa käsitellään tutkinto-ohjelman saamaa palautetta ja sen pohjalta tehtyä kehittämistyötä. Tilaisuudessa voidaan suullisesti antaa sanallista palautetta yleisesti eri tutkinto-ohjelman opettajille.

Tilaisuuksista laaditaan muistio yhteiseen koontitaulukkoon Palautetta palautteista -Teamsiin. Tähän koostemuistioon ei sisällytetä tunnisteellista henkilötietoa. Palautetta palautteista -Teamsin työtilasta löytyy myös aiempien vuosien tilaisuuksien muistiot.

METROPOLIAN YHTEISTEN PALVELUJEN PALAUTEKYSELY (EI KÄYTÖSSÄ)

Metropolian palvelut keräävät opiskelijoilta palautetta joka toinen vuosi alkuvuodesta nettilomakkeen kautta. Palautetta kysytään seuraavien palvelujen toiminnasta: tietohallintopalvelut, opintoasiainpalvelut, kirjasto- ja tietopalvelut, kansainväliset palvelut, opiskeluhyvinvointipalvelut ja viestintäpalvelut. Palaute auttaa palveluja kehittymään opiskelijoiden tarpeiden mukaan. Palaute voidaan antaa anonyymisti tai omilla tiedoillaan (opiskelijan/opettajan/muu henkilökunta etunimi- ja sukunimi, opiskelijan opiskelijanumero).

VALTAKUNNALLINEN URASEURANTAKYSELY

Uraseurantakysely toteutetaan vuosittain viisi vuotta aiemmin valmistuneille opiskelijoille. Kyselyn tarkoituksena on selvittää ammattikorkeakouluista valmistuneiden työuria, työmarkkinatilannetta ja tyytyväisyyttä suorittamaansa tutkintoon. Osaa kysymyksistä käytetään myös ammattikorkeakoulujen laadullisen työllistymisen mittarina. Metropolian valtakunnallisen uraseurantakyselyn tietosuojaseloste on julkaistu Metropolian julkisilla verkkosivuilla Tietosuoja ja GDPR -osion kohdassa Tietosuojaselosteet.

SIJOITTUMISSEURANTA (Kyselystä on luovuttu, mutta aikaisemmat tulokset ovat nähtävissä Metropolian OMA-intrassa)

Metropoliasta valmistuneiden opiskelijoiden sijoittumista työelämään seurataan sijoittumisseuranta-tutkimuksella, joka tehdään yhteistyössä muutaman ammattikorkeakoulun ja yliopiston kanssa. Kysely tehdään vuoden kuluttua valmistumisesta. Sen keskeinen tavoite on selvittää valmistuneen opiskelijan nykyistä työtehtävää ja kuinka hyvin koulutus on kyennyt vastaamaan työelämän tarpeisiin. Tutkimukseen oli mahdollista vastata joko postitse tulleella lomakkeella tai nettilomakkeella. Sijoittumisseurantaa varten kyselyn toteuttamiseksi on Metropolia Ammattikorkeakoululla ollut tallennettuna valmistuneiden etu- ja sukunimi, valmistumisvuosi sekä osoitetieto. Sijoitumisseurantakyselyn koonnit eivät sisällä henkilötietoja.

TYÖTYYTYVÄISYYSKYSELY TOISEN VUODEN OPISKELIJOILLE (Kyselystä on luovuttu, mutta aikaisemmat tulokset ovat nähtävissä OMA-intrassa)

Opiskelijoiden tyytyväisyydestä opiskeluun ja tukipalveluihin on kerätty palautetta opiskelijoilta, jotka opiskelevat Metropoliassa toista vuotta. Kysely on toteutettu syyslukukaudella kerran vuodessa. Painopiste on tukipalveluiden omissa kysymyksissä, joilla nämä seuraavat omissa tavoitteissaan ja painopisteissään onnistumista. Mukana on myös yhteisiä koulutusta koskevia kysymyksiä. Kyselyllä kartoitettiin opiskelijoiden kokemuksia ja tyytyväisyyttä alkuvaiheen opiskeluun ja erilaisiin Metropolian tukipalveluihin. Palautetietoja hyödynnetään laajalti tutkinto-ohjelmissa, yhteisissä toiminnoissa ja Metropolian johdossa. Kyselyt toteutettiin lähettämällä sähköpostitse valituksi tulleille opiskelijoille linkki kyselyn vastauslomakkeeseen. Rekisteröidyn henkilötietoina on kyselyyn vastatessa tallennettu: etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Kyselykoonti ei ole sisältänyt henkilötietoja.

VALTAKUNNALLINEN AMMATTIKORKEAKOULUJEN VALMISTUSMISVAIHEEN OPISKELIJAPALUTEKYSELY (AVOP)

Metropolian palauterekisterin tietosuojaselostetta täydentää Ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekyselyrekisterin tietosuojaseloste. Valtakunnallisessa ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekyselyssä (Avop) Opetus- ja kulttuuriministeriö kerää keskitetysti palautetta kaikkien ammattikorkeakoulujen valmistuvilta opiskelijoilta. Avop-kyselyyn vastaavat sekä AMK- että YAMK-tutkinnoista valmistujat. Kysely sisältää kysymyksiä seitsemältä osa-alueelta: taustatiedot, opetus ja oppiminen, kansainvälisyys, monikulttuurisuus ja kieliopinnot, työelämäyhteydet ja työelämäneuvonta, harjoittelu, opinnäytetyö ja opiskelijatyytyväisyys. Valmistuva opiskelija voi aloittaa valmistumisilmoituksen tekemisen opiskelijan työpöydällä osoitteessa https://oma.metropolia.fi/ valitsemalla Hakemukset ja Valmistuminen. Valmistumisprosessi alkaa vastaamalla AVOP-kyselyyn. AVOPiin kirjaudutaan HAKA-tunnuksilla osoitteessa https://avop.fi/fi . AVOP-kyselyyn vastaamisen jälkeen kyselyn lopussa on linkki valmistumisilmoituslomakkeelle. Jos opiskelija ei täytä valmistumisilmoituslomaketta heti kyselyn vastaamisen jälkeen, on hänen otettava talteen AVOPista valmistumisilmoituslinkki, päästäkseen täyttämään valmistumisilmoituksen myöhemmin. AVOP:in tietosuojaselosteen linkki esiteltiin tämän kappaleen yläosassa (Metropolian palauterekisterin tietosuojaselostetta täydentää Ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalautekyselyrekisterin tietosuojaseloste).

AVOP:n tietosuojaselosteessa on kerrottu kerättävät henkilötiedot henkilötietoryhmittäin.

Metropolia Ammattikorkeakoulun AVOP-kyselyyn vastanneiden aineisto siirretään ArvoAPI-rajapintaa hyödyntäen Metropolian tietovarastoon ja aineistoon yhdistetään kaikilta vastaajilta tutkinto-ohjelma ja pääaine, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan. Lisäksi alle viiden vastaajan ryhmien tietoja ei näytetä raportoinnissa.

AVOP2-KYSELY TOISEN VUODEN OPISKELIJOILLE

AVOP2-kyselyn tavoitteena on selvittää valtakunnallisen AVOP-kyselyn mittaria hyväksikäyttäen Metropolian toisen vuoden opiskelijoiden kokemuksia oppimisesta, opiskelusta ja opetuksesta Metropoliassa. Kyselyn tuloksia käytetään koulutuksen kehittämiseen.

Opiskelijasta (rekisteröidystä) tallennetaan AVOP2-kyselyn osalta seuraavia tietoja:

Taustatiedot kysytään opiskelijalta itseltään ja ne ovat:

Sukupuoli
Ikä
Aiemmin suoritettu tutkinto
Tutkinto-ohjelma

Kysely toteutetaan vuosittain. Tulokset raportoidaan niin, ettei yksittäistä vastaajaa voida tunnistaa. Aineistoa käsittele ainoastaan siihen määritelty henkilö.

SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ

Palautteen antaminen on järjestetty siten, että rekisteröidyn (opiskelija, opettaja ja/tai muu Metropolian henkilökunnan edustaja) suostumus pyydetään ja antamalla suostumuksensa henkilötietojensa ja palautteen käsittelyyn hyväksyy hän sen, että ryhtyessään itse syöttämään tietoja palautteenantolomakkeella, ymmärtää hän tässä yhteydessä tulevansa osaksi toimenpiteitä, jotka koskevat viestintää palautteen antajalle ja -vastaanottajalle. Lisäksi jos opintojakson toteutuksella on useita opettajia (tiimiopettajuus), edellyttää tämä jokaisen opettajan erikseen antamaa suostumusta avoimen palautteen näyttämisestä toteutuksen muille opettajille. Suostumus annetaan rastittamalla kyseinen kohta OMA:n opintojaksopalautteen ”Palautekysymykset”-välilehdeltä.
Henkilöä koskevaa palautetta saa käsitellä ainoastaan kyseinen henkilö itse tai hänen esihenkilönsä.
Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian palauterekisterin rekisteröidyille (opiskelijat, opettajat ja muu henkilökunta) suunnattuihin toimenpiteisiin: esim. suostumus toimintaan liittyvän sähköpostin vastaanottamiseen.
Sähköpostimuistutus opettajalle puuttuvista OMA:n opintojaksopalautekysymyksistä: Opettaja saa muistutuksen omien palautekysymysten tekemisestä.
Sähköpostimuistutus opiskelijalle OMA:n opintojaksopalautteesta: Opiskelija saa muistutuksen opintojaksopalautteeseen vastaamisesta.
Palautekooste opettajalle OMA:n opintojaksopalautteesta: Opettaja voi tulostaa saamansa opintojaksopalautteet haluamaltaan ajanjaksolta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietosuojaseloste: Metropolian opiskelijapalauterekisteri