Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietorekisterissä käsitellään tietoja ammattikorkeakoulussa opiskelun mahdollistamiseksi ja korkeakoulun opintotietohallinnon tehtävien hoitamiseksi. Näitä tehtäviä ovat muun muassa opetuksen suunnittelu, toteutus, seuranta, arviointi ja ohjaus. Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylös kirjaaminen, hallinnointi ja ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille.

Metropolia Ammattikorkeakoulussa opetusta toteutetaan myös etä-/verkko-opetuksena ja etä-/verkkotentteinä. Etäopetuksessa hyödynnetään Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä ja Zoom-verkkokokoustyövälinettä. Metropolia Ammattikorkeakoulu valvoo tenttien suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Korkeakoulu voi käyttää etävalvonnassa ensisijaisesti live-kuvaa tai tietojärjestelmien keräämiä kirjautumis-, aktiviteetti- ja lokitietoja. Joissakin perustelluissa tapauksissa tai vilppiepäilytapauksissa voidaan käyttää toissijaisesti myös video- ja äänitallenteita. Opiskelijan henkilöllisyys voidaan tarkistaa etätenttiä varten. Etävalvontaan osallistuminen opiskelijan itse valitsemassa yksityisessä paikassa on vapaaehtoista. Etävalvontaan osallistuessaan opiskelija suostuu valvonnan ehtoihin, kuten esimerkiksi pitämään kameraansa päällä. Opiskelijalla on oikeus keskeyttää valvonta tentin aikana esimerkiksi yllättävän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa tenttisuorituksesi hylkäämiseen.

Opiskelija- ja opintotietorekisteri on Metropolialle välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt henkilöt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) ovat asianosaisia Metropolian opintotietohallintoon liittyvissä ja opiskeluun liittyvissä asioissa.

Metropolian opiskelijavalintarekisterin yhteisrekisterinpitäjiä ovat Opetushallitus sekä Metropolia Ammattikorkeakoulu yhdessä. Opetushallitus vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja hakujärjestelmien valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjänä Metropolia puolestaan vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä ja rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Korkeakoulujen opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten on valtakunnallinen tietovaranto, valtakunnallinen VIRTA-tietovaranto. VIRTA-tietovarantoon kootaan korkeakoulujen opiskelijatietoja sisältävien rekisterien tietosisältöä: tätä kautta sisältö myös tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön. VIRTA-tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä Metropolia Ammattikorkeakoulu. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Metropolia puolestaan vastaa tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhtä lailla opetusyhteistyöverkostojen ylläpitäminen sekä ristiinopiskelupalveluiden toteuttaminen. Ristiinopiskelulla tarkoitetaan korkeakouluopiskelijalle tarjottua mahdollisuutta suorittaa opintoja toisessa korkeakoulussa. Ristiinopiskelun palveluväylä tarjoaa korkeakouluille vakioidun tavan asettaa tarjontaa saataville ja siirtää ristiinopiskelijaan liittyviä ilmoittautumis- ja suoritustietoja korkeakoulujen välillä. Ristiinopiskelun palveluväylä on oma palvelunsa, mutta sitä käytetään korkeakoulun oman opintotietojärjestelmän kautta. Palvelun toteuttamisesta vastaa CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:

1. suurimmaksi osaksi opiskelu-, henkilö-, ja yhteystietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjien lakisääteiseen velvollisuuteen ja julkisen vallan käyttöön:

Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Laki yksityisyydensuojasta työelämästä (759/2004)
Hallintolaki (434/2003)
Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014)
Metropolian tutkintosääntö
SORA-säädökset
Tilastolaki (280/2004)
Opintotukilaki (65/1994)
Työttömyysturvalaki (1290/2002)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Kansanterveyslaki (66/1972)
Ulkomaalaislaki (301/2004)
Arkistolaki 831/1994)

2. suostumukseen

Etätentteihin liittyvä etävalvonta:

Metropolia Ammattikorkeakoulussa opetusta saatetaan toteuttaa myös etä-/verkko-opetuksena ja etä-/verkkotentteinä. Etäopetuksessa voidaan hyödyntää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä ja Zoom-verkkokokoustyövälinettä. Metropolia Ammattikorkeakoulu valvoo tenttien suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Etävalvontaan osallistuminen opiskelijan itse valitsemassa yksityisessä paikassa on vapaaehtoista. Etävalvontaan osallistuessaan opiskelija suostuu valvonnan ehtoihin, kuten esimerkiksi pitämään kameraansa päällä. Opiskelijalla on oikeus keskeyttää valvonta tentin aikana esimerkiksi yllättävän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa tenttisuorituksesi hylkäämiseen.

Opiskelijavalinnan järjestämiseen liittyvät erityistiedot:

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu tietyltä osin opiskelijaksi hakemisen ja opiskelijavalintarekisteriin rekisteröinnin osalta hakijan itse ilmoittamiin terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevaan tietoon. Terveydentilaa tai toimintakykyään koskevat tiedot ovat sellaisia, jotka opiskelijaksi korkeakouluun hakeva on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Näiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, osittain myös julkisen vallankäyttöön ja yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen.

Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien opiskelijoilta tarvittaessa kerättävät SORA-säädösten edellyttämät tiedot:

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu tietyltä osin sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien niiden opiskelijoiden osalta, joilla on mahdollisuus suorittaa opintoihinsa liittyvä harjoittelujakson lasten ja nuorten parissa rekisteröidyn suostumukseen ja julkiseen vallankäyttöön.

Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien niiltä opiskelijoilta, joilla on mahdollisuus suorittaa opintoihinsa liittyvä harjoittelujakso lasten ja nuorten parissa pyydetään ns. SORA-säädösten edellyttämänä sitä, että he käyvät esittämissä Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluissa sellaisen rikosrekisteriotteen, jossa todetaan, että henkilöllä ei rikoshistoriaa, joka estäisi häntä suorittamasta opintoihinsa liittyvää harjoittelua lasten ja nuorten parissa. Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan vain tieto siitä, että henkilö on/ henkilö ei ole käynyt esittämässä rikosrekisteriotetta. SORA-säädösten (ratkaisuja opiskeluun soveltumattomuuteen) tavoitteena on parantaa koulutuksen ja sen jälkeisen työelämän turvallisuutta ja lisätä koulutuksen ja tutkinnon järjestäjien mahdollisuutta puuttua opiskelijan soveltumattomuuteen ja häntä koskeviin turvallisuuskysymyksiin. Opiskeluun soveltumattomuuden tilanteissa tehdään ratkaisuja, jotka koskevat opiskelijaa yksilönä. Kyseessä on opiskelijan asemaan ja tilanteeseen liittyvä julkisen vallan käyttö ja päätöksenteko.

HUS:in edellyttämien kuvallisten henkilökorttien tiedot harjoittelua varten:

Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien niiltä opiskelijoilta, joiden on mahdollista suorittaa osana opintojaan harjoittelu jossakin Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (”HUS”) toimipisteessä, kerätään tietty määrä henkilötietoa sekä opiskelijan valokuva. Näiden henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja osittain julkisen vallankäyttöön.

Metropolian Ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintotietorekisterissä rekisteröityjä ovat Metropolian opiskelijat.

Opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

OPISKELIJAN PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

Etunimet
Kutsumanimi
Sukunimi
Entinen sukunimi
Oppijan kansallinen tunniste (OID)
Kotikorkeakoulu
Opiskelijanumero
Henkilötunnus
Syntymäaika
SukupuolI
Käyttäjätunnus
Kansalaisuus
Äidinkieli
Asiointikieli
KoulusivistyskielI
Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Kotikunta
Asuinkunta
Asuinmaa
Ulkomaalaisen opiskelijan passinumero

OPISKELU- JA TUTKINTOTIEDOT

Koulutusluokitus
Koulutusohjelma
Suuntautumisvaihtoehdot
Ryhmä;
Koulutusmuoto
Opetuspiste
Opetuskieli
Opiskelutyyppi
Tutkinto
Tutkintonimike;
Suoritettava laajuus
Vaadittu laajuus
Pohjakoulutus
Läsnäolo-, valmistumis- ja erotiedot
Opinto-oikeusaika
Kausimaksimit
Käytetyt kaudet
Todistusmerkinnät ja pätevyydet
Rahoitustiedot
Organisaatioyksikkö
Opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot
Tietojen luovuttamista koskevat luvat
Mahdolliset opiskeluvilpin käsittelytiedot

HAKIJATIEDOT/ OPINTOPOLKU.FI-JÄRJESTELMÄSTÄ TUOTAVAT HAKIJATIEDOT

Opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, henkilötunnus,oppijanumero)
Osoitetiedot
Äidinkieli ja asiointikieli
Kansalaisuus
Pohjakoulutustiedot
Hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
Ilmoittautumis- ja maksutiedot
Opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

OPINTOTIEDOT

Opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot)
Opintojakson toteutukset
Henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot;
Kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihtojaksot

OPINTOSUORITUSTIEDOT

Suoritetut opinnot
Opintojen ja tenttien arvioinnit
Opintojen ja tenttien arvioijat
Suorituspäivämäärät
Suoritetut laajuudet
Opintojen edistyminen
Valmistumistilanne

OPISKELIJAN OPINTOTIETOJEN ARKISTOINNIN TIEDOT

Tieto edellä mainittujen tietojen arkistoinnista

OPISKELIJAN OPINTOTIETOIHIN LIITTYVÄT VIESTINTÄTIEDOT

Opiskelijan ja opinto-ohjaajan, ja/tai opettajan välinen viestintä opintoasioista sähköpostilla tai OMA/Peppi-järjestelmässä

OPISKELIJAVALINNAN JÄRJESTÄMISEEN LIITTYVÄT ERITYISTIEDOT

Opiskelijaksi hakemisen ja opiskelijavalinnan erityisjärjestelyiden mahdollistamiseksi hakija voi itse ilmoittaa terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevia tietoja.
Opiskelijarekisteriin voidaan tallentaa hakijan ilmoituksen mukaisena tieto siitä, onko hakijalla terveydellisiä seikkoja, jotka tulee huomioida opiskelijavalinnassa tai valintakokeen järjestämistilanteessa.

SOSIAALI- JA TERVEYSALAN TUTKINTO-OHJELMIEN OPISKELIJOILTA TARVITTAESSA KERÄTTÄVÄT SORA-SÄÄDÖSTEN EDELLYTTÄMÄT TIEDOT

Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien niiltä opiskelijoilta, joilla on mahdollisuus suorittaa opintoihinsa liittyvä harjoittelujakso lasten ja nuorten parissa pyydetään ns. SORA-lainsäädännön edellyttämänä sitä, että he käyvät esittämissä Metropolian opiskelu- ja hakijapalveluissa sellaisen rikosrekisteriotteen, jossa todetaan, että henkilöllä ei ole sellaista rikoshistoriaa, joka estäisi häntä suorittamasta opintoihinsa liittyvä harjoittelua lasten ja nuorten parissa. Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallennetaan vain tieto siitä, että henkilö on/ei ole esittänyt pyydettyä rikosrekisteriotetta. Mitään varsinaisia rikos- ja/tai tuomiotietoja ei Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin tallenneta.

HUS:IN EDELLYTTÄMIEN KUVALLISTEN HENKILÖKORTTIEN TIEDOT HARJOITTELUA VARTEN:

Sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmien niiltä opiskelijoilta, joiden on mahdollista suorittaa osana opintojaan harjoittelu jossakin Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (”HUS”) toimipisteessä, kerätään tietty määrä henkilötietoa sekä opiskelijan valokuva. HUS edellyttää opiskelijalta kuvallista henkilökorttia 1.1.2020 lukien HUS:issa suoritettavaa harjoittelua varten.

Kyseisen velvoitteen vuoksi kerätään:

Opiskelijan etunimi
kutsumanimi
sukunimi
Opiskelijan värivalokuva
Opiskelijan tehtävä (esim. sairaanhoitajaopiskelija)
Korkeakoulun nimi ja logo
Henkilökortin voimassaoloaika.

Avoimen AMK:n opiskelijoista tilastokeskukselle kerättävät tiedot

Taustaprofiili: onko avoimen amk:n opiskelija työllinen/opiskelija/eläkeläinen/muu

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäviksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.

Tietojen luovutus Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteristä tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla seuraaville tahoille:

Opiskelijatietojen luovutukset

Laissa määrätyissä tapauksissa opiskelija- ja opintotietojärjestelmästä luovutetaan tietoja:

Opetus-ja kulttuuriministeriölle tietoa tutkimuksen, arvioinnin, kehittämisen, seurannan ja ohjauksen tueksi. Opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkinnon suoritustietoja Tilastokeskukselle, joka myös toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja Opetus- ja kulttuuriministeriölle ministeriölle. (Tilastolaki 280/2004).

AVOP -kyselyn kautta Opetus- ja kulttuuriministeriölle sen koordinoiman, valmistumisvaiheen opiskelijoille suunnatun opiskelija-palautekyselyyn muodossa.

Opetushallituksen ARVO-vaikuttavuustietopalveluun kyselymuodossa annettuja vastauksia (teknisenä ylläpitäjänä toimii kuitenkin CSC Oy)

Kansainvälisen opiskelijaliikkuvuuden osalta Opetushallitukselle, Euroopan Unionille ja muille liikkuvuusohjelman mahdollisille rahoittajatahoille toiminnan seuraamisen mahdollistamiseksi

CSC:lle (Tieteen tietotekniikan keskus Oy) VIRTA ja VIRTAn kautta OILI-palveluun. VIRTA on korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).

Opiskelija- ja opintosuoritustietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle pyynnöstään opintososiaalisten etujen arviointia varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen) (Opintotukilaki 65/1994).

Kansanterveyslain mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja muulle mainitun lain mukaisen opiskelijaterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten. (Kansanterveyslaki 66/1972).

Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten (Työttömyysturvalaki 1290/2002 ja lakijulkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012).

Maahanmuuttovirastolle ja poliisille pyynnöstä oleskeluluvan tarkistamiseen (opiskelijaksi hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja opintosuoritusote). (Ulkomaalaislaki 301/2004).

Tieteellistä tutkimusta varten (Julkisuuslaki 621/1999 ja Tietosuojalaki 1050/2018). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa on annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Metropolian sosiaali- ja terveysalan tutkinto-ohjelmista välitetään valmistuneiden henkilöiden tutkintotiedot ja ammatillisen pätevyyden tiedot Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle (Valviralle). Valvira ylläpitää valtakunnallista terveydenhuollon ammattihenkilörekisteriä (Terhikkiä) ammatillisten pätevyyksien vahvistamisesta ja seurantaa varten.

Metropolia luovuttaa Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta METKA:lle, sen jäsenrekisterin ylläpitoa varten, tiedot opiskelija- ja opintojärjestelmästä METKA:n jäsenrekisterin ylläpitoa varten.

Metropolia luovuttaa lisäksi opintotietojen mobiilikäyttöä varten ja ns. Tuudo-sovelluksen käytön mahdollistamiseksi tietoja opiskelija- ja opintotietojärjestelmästään METKA:lle, ja METKA eteenpäin Tuudo Oy:lle.

METKA on sopinut Metropolian kanssa jäsenrekisterin teknisestä ylläpidosta siten, että Metropolia Ammattikorkeakoulu ylläpitää sitä. Metropolian opiskelijakunta METKA on puolestaan antanut luvan Tuudo Oy:lle suorittaa TUUDO-palvelun yhdistämisen METKA:n jäsenrekisteriin opiskelijan jäsentietojen henkilökohtaista käyttöä varten.

Lisäksi opiskelijatietoja luovutetaan:

Opiskelijalla on mahdollisuus antaa OMA-/Peppi-järjestelmän opiskelijaliittymän kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön. Halutessaan opiskelija voi antaa luvan luovuttaa yhteystietonsa seuraaviin tarkoituksiin:

Suoramarkkinointiin

Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuukäyttäjien toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Koulutusmarkkinointiin

Opiskelua tukeviin tarkoituksiin yhdistyksille ja säätiöille, ammatillisille yhdistyksille ja lähinnä alueellisille viranomaisille sellaisen informaation postittamista varten, joka

on tarkoitettu edistämään opintoja, ammattitaitoa tai ammattiin sijoittumista
on tarkoitettu parantamaan opiskelu- tai työolosuhteita
on tarkoitettu edistämään opiskelijan yhteyksiä kotiseutuunsa
muihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, esimerkiksi tutkimuksiin, kyselyihin tai mielipidetiedustelujen toteuttamiseen

Valmistumistiedon julkaisu

Opiskelija voi antaa luvan julkaista valmistumistietonsa. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Internet

Opiskelijan sähköpostiosoite saadaan ottaa mukaan ammattikorkeakoulun intranet-sivulla olevaan People Finder -henkilöhakujärjestelmään. Tällöin Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäisiltä sivuilta löytää opiskelijan sähköpostiosoitteen, kun tietää hänen nimensä. Mikäli opiskelijalla on maistraatista virallinen turvakielto, voidaan tieto tästä tallentaa Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin opiskelijan pyynnöstä. Turvakielto tarkoittaa opiskelijan kaikkien yhteystietojen luovutuskieltoa.

Metropolia noudattaa hyvää hallinto- ja rekisteröintitapaa, sekä edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Tietosuojalain mukaan tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu.

Opiskelija- ja opintotietorekisteristä tulostetut erilaiset ryhmäraportit

(toteutuksen osallistujat, opiskelijalistat, ryhmän opiskelijat, opiskelijan edistyminen, rahoituslista, opiskelijat kunnittain, toteutuspäiväkirja, toteutuksen arvioinnit, ryhmän suoritukset) Opiskelija- ja opintotietorekisteristä tulostetut erilaiset ryhmäraportit tulkitaan manuaalisiksi rekistereiksi. Tästä syystä rekisteristä tulostettua raporttia luovutettaessa luovutusta arvioidaan tietojen luovuttamisena henkilörekisteristä.

Tietojärjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin tietoja käsitellään eri tietojärjestelmissä ja ohjelmistoissa. Näiden työvälineiden takana olevat ulkopuoliset järjestelmäntoimittajat ja palveluntarjoajat ovat myös tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin taholta. Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu keskitetysti Metropolian toimesta järjestelmäntoimittajien, palveluntarjoajien ja yhteistyökumppanien kanssa, koska rekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa tai vikatilanteen korjaamistilanteessa.

Annie Advisor Oy

Eduix Oy ja OMA-/Peppi-järjestelmä sekä E-lomake -ohjelmisto

Eduix Oy ja Wihi-opinnäytetyöprojektien ohjaus- ja hallintajärjestelmä

Aditro Public Oy ja Wintime -taloushallinnon järjestelmä

Protector-vakuutuksen verkkopalvelujärjestelmä

Innofactor Oy ja Dynasty-asianhallinta- ja sopimustenhallintajärjestelmä

Orange Advertising Oy ja Metropolian People Finder -henkilöhakujärjestelmä

Turnitin -plagioinnin estojärjestelmä

SOP Hilmbauer & Mauberger GmbH & Co KG ja MobilityOnline -kansainvälisen liikkuvuudenhallintajärjestelmä

CSC Oy ja Adobe Connect-verkkokokousjärjestelmä

Tuudo Oy ja TUUDO-mobiilisovellus

Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)

Google LLC ja Google G Suite for Education -pilvipalvelu

Microsoft Corportion ja Microsoft for Education -pilvipalvelu (Office 365 palvelupaketti)

Microsoft Corportion ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline

Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)

VIHTA-ajanvaraustyökalu

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerättyjen henkilötietojen säilytysaika perustuu Kansallisarkiston määräyksiin ja päätöksiin, arkistolakiin (831/94), lakiin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) sekä Metropolia Ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan. Osa Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerätyistä tiedoista on määräajan säilytettäviä. Osa tiedoista on lainsäädäntöön perustuen pysyväissäilytyksen piirissä.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteriin kerätyt henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

Opintopisteytetyt opintosuoritukset:

Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Ne tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään, ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen. Kaikkia opintopisteellisiä suorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista.

Opiskelijavalinnan järjestämiseen liittyvät erityistiedot (mukaan lukien terveystiedot):

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu tietyltä osin - opiskelijaksi hakemisen ja opiskelijavalintarekisteriin rekisteröinnin osalta - hakijan itse ilmoittamiin terveydentilaansa tai toimintakykyään koskevaan tietoon. Terveydentilaa koskevat tiedot ovat sellaisia, jotka opiskelijaksi korkeakouluun hakeva on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Näiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, osittain julkisen vallankäyttöön ja osittain myös yhdenvertaisuuslain toteuttamiseen. Niitä säilytetään maksimissaan 4 vuotta ja ne poistetaan rekisteristä viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä. (arkaluonteisten tietojen käsittely, ammattikorkeakoululain 40 §, 932/2014).

Kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset):

Metropolia Ammattikorkeakoulu säilyttää kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset) ammattikorkeakoululain mukaisesti kuuden kuukauden ajan tulosten julkistamisesta. Tämän jälkeen opettajat ja suoritusten arvioijat tuhoavat paperiversiot suoritteista silppuriin ja/tai tarkoitukseen varattuun tietosuoja-astiaan.

Muut opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevat tiedot:

Muita Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia tietoja ja niiden säilyttämistä sääntelee kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama määräys: Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa - määräys

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietosuojaseloste: Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisteri