Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian keksintöilmoitusrekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Anna-Maria Vilkuna
Tehtävä: Johtaja, TKI-toiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 Metropolia
Sähköposti: anna-maria.vilkuna [at] metropolia.fi (anna-maria[dot]vilkuna[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Juha Järvinen
Tehtävä: Asiantuntija, TKI-toiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 Metropolia
Sähköposti: juha.jarvinen [at] metropolia.fi (juha[dot]jarvinen[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä, käsitellä ja tallentaa tietoja henkilöistä, jotka tekevät Metropoliassa työsuhteessa työtehtävien hoitoon liittyvien keksintöjen keksintöilmoituksia. Lakia oikeudesta korkeakouluissa tehtäviin keksintöihin (369/2006, ”korkeakoulukeksintölaki”) sovelletaan suomalaisten korkeakoulujen palveluksessa olevien henkilöiden palvelussuhteessaan tekemiin, Suomessa patentilla suojattavissa oleviin keksintöihin. Keksintöilmoituksen tekemisestä säädetään mainitun lain 5 §:ssä ja sitä koskevia ohjeita on julkaistu Metropolian keksintöohjeessa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian keksintöilmoitusrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, ”GDPR” 6.1 artiklan e alakohta).
Lisäksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on suostumus (GDPR 6.1 artikla a alakohta) siltä osin, kun Metropolian keksintöilmoitusrekisterin tietoja luovutetaan yhteistyökumppanille (esim. tilanteessa, jossa keksintöä arvioidaan yhteistyökumppanin kanssa) vain, jos ilmoituksen jättäjä antaa siihen suostumuksensa.
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian työntekijät, jotka tekevät Metropolian palveluksessa ollessaan Suomessa patentilla suojattavissa olevia keksintöjä (keksijät). Keksintö voidaan suojata patentilla, mikäli patentoitavuuden edellytykset täyttyvät.
Korkeakoulukeksintölain 5 § velvoittaa korkeakoulun työntekijät ilmoittamaan työsuhteessa tekemistään, Suomessa patentilla suojattavissa olevista keksinnöistään työnantajalle. Tarkempia määräyksiä Metropoliassa keksintöjen ilmoittamisesta voidaan antaa projekti- ja yhteistyösopimuksissa sekä Metropolian ohjeistuksissa.
Henkilötietoja käsitellään vain kyseisen keksintöilmoituksen ja siinä esitetyn keksinnön käsittelyyn ja niihin liittyvään yhteydenpitoon sekä toimenpiteisiin. Keksijät ilmoittavat keksinnöstään keksintöilmoituslomakkeella ja lähettävät sen Metropolian kirjaamon kautta käsiteltäväksi Metropolian innovaatioasiantuntijalle. Kun keksintöilmoitus on saatu ja hyväksytty, keksijöille lähetetään keksintöilmoituksen vastaanottoilmoitus.
Metropolian keksintöilmoitusrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
Keksintöilmoitus (keksintöilmoituslomake)
- Keksinnön tekijän/tekijöiden nimi ja yhteystiedot: koulutusohjelma/ muu yksikkö, osoite
- puhelin/matkapuhelin, sähköposti
- keksijän/keksijöiden allekirjoitus
Keksintöilmoituksen vastaanottoilmoitus ja muut ilmoitukset
- ilmoitetaan keksijälle keksintöilmoituksen vastaanottamisesta
- pyydetään keksijältä mahdollisia täydennyksiä keksintöilmoitukseen
- toimitetaan keksijälle keksintöilmoituksen käsittelyn eri vaiheisiin liittyviä asiakirjoja
- tiedotetaan keksijälle keksintöilmoitukseen ja siinä esitettyyn keksintöön liittyvistä korkeakoulun päätöksistä.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään. Rekisterin tiedot saadaan keksintöilmoituksen tekevältä henkilöltä hänen jättäessään keksintöilmoituksen.
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan vain henkilöille, joilla katsotaan olevan Metropoliaan liittyvän roolin/työtehtävien kautta oikeus rekisteriin tallennettuun tietoon.
Korkeakoulun on pidettävä salassa sille annetut keksintöön liittyvät tiedot, kunnes keksintö on riittävällä tavalla suojattu eikä salassapidolle ole muita erityisiä syitä (korkeakoulukeksintölaki 11.2 §).
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin tietoja luovutetaan yhteistyökumppanille (esim. tilanteessa, jossa keksintöä arvioidaan yhteistyökumppanin kanssa) vain, jos ilmoituksen jättäjä (keksijä) antaa siihen suostumuksensa.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain, asetuksen tai viranomaisen päätöksen perusteella.
Lisäksi henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin (ei keksintöä koskeviin tietoihin) annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Metropoliassa käytössä olevien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Metropolian OMA-palvelu/Eduix Oy ja OMA-/Peppi-tietojärjestelmä
Microsoft Corporation ja Metropolian sähköpostijärjestelmä
Innofactor Oyj ja Dynasty -asianhallinta- sekä sopimustenhallintajärjestelmä
Arc Technology Oy ja HR (HRM) -tietojärjestelmä
Aditro Public Oy ja Wintime -taloushallinnon järjestelmä
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokoneilla, jotka on suojattu asiattomalta käytöltä mm. palomuurein ja salasanoin. Paperilomakkeilla toimitetut keksintöilmoitukset ja sähköisestä järjestelmästä tulostetut paperilomakkeet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy ja kulunvalvonta. Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti sopimukseen perustuvan ajan mukaisesti. Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. Metropolian arkistonmuodostussuunnitelma.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Metropolian keksintöilmoitusrekisteri on lakiin ja sitä täydentäviin sopimuksiin perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Metropolian keksintöilmoituksia ja niiden käsittelyä.
Rekisteröity (keksijä) on velvoitettu korkeakoulukeksintölain nojalla ilmoittamaan työsuhteessa tekemistään, Suomessa patentilla suojattavissa olevista keksinnöistään työnantajalle.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian keksintöilmoitusrekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.