Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterin ja sen sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

Metropolian Ammattikorkeakoulun kansainvälisen opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuuden hallinnointi
Opiskelija-, opettaja-, tai henkilökuntavaihtoon hakeutuminen ja vaihdon järjestäminen
Vastaanottaa ja käsitellä Metropoliaan tai Metropoliasta hakevien opiskelijoiden ja henkilökunnan liikkuvuushakemuksia ja niihin sisältyviä henkilötietoja
Ylläpitää Metropolian Ammattikorkeakoulun kansainvälisten partnereiden ja yhteistyösopimusten tietoja
Käsitellä opiskelija-, opettaja-, ja henkilökuntavaihtoa koskevia henkilötietoja kansainvälisten yhteistyökorkeakoulujen vaihto- ja yhteistyösopimusten täytäntöön panemiseksi

Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä vaihtojakson valmistelua varten sekä vaihtoa edeltävien ja seuraavien toimenpiteiden sekä vaaditun tilastoinnin toteuttamista varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu

Sopimukseen

Kansainvälisiin yhteistyökorkeakouluihin liittyvä toiminta perustuu tehtyihin vaihto- ja yhteistyösopimuksiin, jolloin oikeusperuste on sopimukseen perustuva.

Lisäksi Metropolian opettaja- ja henkilökuntavaihdon osalta henkilötietojen käsittely perustuu vaihtoon osallistuvan henkilön (työntekijän) ja työnantajayrityksen (Metropolia Ammattikorkea Oy) väliseen työsopimukseen ja/tai työsuhteeseen liittyvään vaihtoa koskevaan sopimukseen.

Rekisteröidyltä saatuun suostumukseen

Kun rekisteröity antaa tietojaan vapaaehtoiseen, kansainväliseen vaihtoon hakeutumista varten, perustuu henkilötietojen käsittely rekisteröidyltä saatuun suostumukseen

Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta koskien arkaluonteisia henkilötietoja, kuten biometristen henkilötietojen käsittelyä (esim. kasvokuvaa , josta henkilö on tunnistettavissa), jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina käsittelyn osalta.

Lakisääteiseen velvollisuuteen

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterin sisältämien tietojen käsitteleminen perustuu joiltain osin myös lakisääteiseen velvollisuuteen. Sovellettavana lakina ovat muun muassa ammattikorkeakoululaki (932/2014) ja osa tiedoista kerätään lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) nojalla.

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterissä rekisteröityjä ovat:

Metropoliasta vaihtoon tai harjoitteluun ulkomaille hakevat opiskelijat
Metropoliaan vaihtoon tai harjoitteluun ulkomailta hakevat opiskelijat
Metropoliasta ulkomaille lähtevät opettajat ja/tai muu henkilökunta
Metropoliaan ulkomailta saapuvat opettajat ja/tai muu henkilökunta sekä
Metropolian ulkomaisten yhteistyökorkeakoulujen yhteyshenkilöt

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterissä on seuraavia henkilötietoja:

Metropoliasta vaihtoon tai harjoitteluun ulkomaille hakevat opiskelijat

Liikkuvuuden tiedot: Liikkuvuustyyppi ja vaihto-ohjelma, vaihtokohteen/harjoittelupaikan tiedot (ja tiedot muista mahdollisista hakukohteista), liikkuvuuden päivämäärät, kohdekorkeakoulussa suoritetut opinnot tai harjoittelun työtehtävät, opiskelijan motivaatiokirjeessään ja vaihtoraportissaan esittämät tiedot
Opiskelijan perustiedot: nimitiedot, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, yhteystiedot, kielitaito,
Opiskelijan opintotiedot
Lähiomaisen tiedot: nimi ja yhteystiedot
Apurahatiedot: tilinumero, opiskelijan saama apuraha, tieto mahdollisista lisätuista, tieto harjoittelun palkallisuudesta
Tieto mahdollisista vakuutuksista
Harjoittelun osalta mahdollisten yhteyshenkilöiden tiedot (nimi ja yhteystiedot, aikaisemmin kysytty myös sukupuoli)
Mahdolliset liikkuvuusohjelman vaatimat muut lisätiedot ja dokumentit

Metropoliaan vaihtoon tai harjoitteluun ulkomailta hakevat opiskelijat

Liikkuvuuden tiedot: Liikkuvuustyyppi ja vaihto-ohjelma, liikkuvuuden päivämäärät, opiskelijan motivaatiokirjeessään ja vaihtoraportissaan esittämät tiedot
Opiskelijan perustiedot: nimitiedot, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, yhteystiedot
Opiskelijan opintotiedot Metropoliassa ja harjoittelun työtehtävät
Tiedot opiskelijan kotikorkeakoulusta: opintotiedot, yhteyshenkilön tiedot (nimi ja yhteystiedot)
Lähiomaisen tiedot: nimi ja yhteystiedot
Mahdolliset valinnan kannalta merkittävät alakohtaiset lisätiedot tai dokumentit (esimerkiksi CV, portfolio, rikosrekisteriote, rokotustiedot)
Mahdolliset liikkuvuusohjelman vaatimat muut lisätiedot ja dokumentit

Metropoliasta ulkomaille lähtevät opettajat ja/tai muu henkilökunta

Liikkuvuuden tiedot: Liikkuvuustyyppi ja mahdollinen vaihto-ohjelma, liikkuvuuden päivämäärät ja kohde, muut mahdolliset tiedot vierailun yksityiskohdista, arvio matkakuluista, mahdolliset rahoitukseen liittyvät tiedot (esim. kustannuspaikka)
Liikkujan perustiedot: nimitiedot, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, yhteystiedot
Liikkujan työsuhteeseen liittyvät tiedot: koulutusala, tutkinto-ohjelma, osaamisalue, esimiehen sähköpostiosoite
Mahdolliset liikkuvuusohjelman vaatimat muut lisätiedot ja dokumentit

Metropoliaan ulkomailta saapuvat opettajat ja/tai muu henkilökunta

Liikkuvuuden tiedot: Liikkuvuustyyppi ja mahdollinen vaihto-ohjelma, liikkuvuuden päivämäärät, Metropolian yhteyshenkilön sähköpostiosoite, Metropolian koulutusala ja tutkinto-ohjelma tai tukipalvelu, muut mahdolliset tiedot vierailun yksityiskohdista
Liikkujan perustiedot: nimitiedot, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus
Lähettävän organisaation tiedot
Mahdolliset liikkuvuusohjelman vaatimat muut lisätiedot ja dokumentit

Metropolian ulkomaisten yhteistyökorkeakoulujen yhteyshenkilöt

Perustiedot: nimitiedot, yhteystiedot
Kotikorkeakoulun tiedot ja työtehtävä/rooli

Kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvät sopimukset sekä sopimushallinnointiin liittyvät henkilötiedot

Partnerisopimukset

Kansainväliseen vaihtoon liittyvinä sopimuksina sovelletaan yhteistyökorkeakoulujen kanssa laadittuja kasainvälisen vaihdon yhteistyösopimuksia. Kyseisissä sopimuksissa henkilötietoina on taltioitu sopimuksissa mainituista henkilöistä seuraavat tiedot:

sopimuksen yhteyshenkilöiden ja allekirjoittajien nimitiedot
sopimuksen yhteyshenkilöiden ja allekirjoittajien tehtävänimikkeet ja organisaatio
sopimuksen yhteyshenkilöiden yhteystiedot
sopimuksen allekirjoituksen päivämäärä ja paikka

Opiskelijavaihdon osalta yhteydenpidossa partnereiden kanssa voidaan käsitellä hakijan suostumuksella hänen vaihtohakemuksellaan antamia henkilötietoja.

Opiskelijakunta Metka

Kv-palvelut ja Metka ovat sopineet Suomeen saapuvien vaihto-opiskelijoiden ns. tutoroinnin järjestämisestä. Saapuvien vaihto-opiskelijoiden tutoroinnin järjestämisessä, hallinnoinnissa ja yhteydenpidossa eri tahojen kesken voidaan käsitellä saapuvan vaihto-opiskelijan henkilötietoja.

Helsingin seudun opiskelija asuntosäätiö (HOAS)

Metropolian ja HOASin sopimuksen mukaan HOAS on varannut kiintiön kalustettuja huoneita Metropolian saapuville vaihto-opiskelijoille. Kv-palvelut välittää lukuvuosittain listan saapuvista vaihto-opiskelijoista HOASille, joille HOAS voi tarjota huoneita Metropolian kiintiöstä.

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen opiskelijavalinnan ja opiskelijavaihdon yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi sekä myös tilanteessa, jossa opiskelija osallistuu kansainväliseen TKI-toimintaan (tutkimus-, kehitys-ja innovaatiotoiminta).

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle kansainvälisen opettaja- tai henkilökuntavaihdon yhteydessä sekä niiden toteuttamiseksi sekä myös tilanteessa opettaja/henkilökunnan työntekijä osallistuu kansainväliseen TKI-toimintaan.

Lisäksi opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Lisäksi poikkeuksena toimivat tilanteet, jossa opiskelija/harjoittelija/opettaja/henkilökunta itse aktivoi jonkin erillispalvelun kuten esimerkiksi Google Suite for Education tai Microsoft Office 365 palvelun. Tällöin kyseiseen palveluin toimitaan sen tarvitsemat välttämättömät tiedot. Tällaisessa poikkeustapauksessa opiskelijalta pyydetään kuitenkin erikseen lupa ja vaaditaan käyttöehtojen hyväksyntä.

Yleisellä tasolla todetaan, että henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja tällöin saatetaan siirtää, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun ICT-palveluntarjoaja ei saa siirtää tai luovuttaa henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai käsitellä tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella ilman rekisterinpitäjän etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista suostumusta.

Jos tällainen tietojen siirto on rekisterinpitäjän taholta hyväksytty, on sitä edeltänyt TIA-arviointi dokumentoidusti ((Data) Transfer Impact Assessment). Jos tällainen tietojen siirto on rekisterinpitäjän taholta hyväksytty, sopimukseen tietojen siirrosta tulee sisällyttää EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC:t). Lisäksi rekisterinpitäjän tulee arvioida ja seurata tiedonsiirron kohteena olevan maan tietosuojan tasoa. Tietojen siirto voidaan toteuttaa myös käyttämällä muuta rekisterinpitäjän kirjallisesti hyväksymää menettelyä.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä seuraavasti:

Opintopisteytetyt opintosuoritukset säilytetään pysyvästi. Ne tallennetaan Metropolian OMA/Peppi-tietojärjestelmään (muodostavat osan Metropolian opiskelijarekisteriä), ja VIRTA-tiedonsiirron kautta ne siirtyvät myös valtakunnalliseen VIRTA-tietovarantoon pysyväissäilytykseen. Opintopisteellisiä suorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista, 25 ja 27 §. Opintosuoritusotteet opiskelijoiden partnerikouluissa tehdyistä opinnoista säilytetään myös MobilityOnline -järjestelmässä.

Tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa ja erikoistumiskoulutuksissa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta ja ilmoittautumisesta tutkintoon johtavaan koulutukseen ja erikoistumiskoulutukseen (Opintopisteellisiä suorituksia säätelee laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintotodistuksista 884/2017).

Opiskelijavalinnan järjestämiseen liittyvät erityistiedot (mukaan lukien terveystiedot):

Terveydentilaa koskevat tiedot ovat sellaisia, jotka opiskelijaksi korkeakouluun hakeva on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Niitä säilytetään maksimissaan 4 vuotta ja ne poistetaan rekisteristä viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä. (arkaluonteisten tietojen käsittely, ammattikorkeakoululain 40§, 932/2014).

Työntekijän (opettajat ja muu henkilökunta) terveydentilaa koskevat tiedot

Terveydentilaa koskevat tiedot, jotka vaihtoon hakeutunut on itse halunnut tuoda huomioitavaksi valinnan järjestämisessä. Niitä säilytetään niiden käyttötarkoituksen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan välittömästi. Käsittelyn perustetta ja tarkoitusta arvioidaan vähintään viiden vuoden välein (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5 §, 759/2004).

Kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset): Metropolia Ammattikorkeakoulu säilyttää kirjalliset opintosuoritukset (esim. paperiset tenttivastaukset) ammattikorkeakoululain mukaisesti kuuden kuukauden ajan tulosten julkistamisesta. Tämän jälkeen opettajat ja suoritusten arvioijat tuhoavat paperiversiot suoritteista silppuriin ja/tai tarkoitukseen varattuun tietosuoja-astiaan.

Opettaja- ja henkilökuntavaihtoon sekä opiskelijavaihtoon liittyviä osallistumistietoja sekä liikkuvuustilastoja säilytetään pysyvästi.

Kansainvälisten apurahojen maksamiseen liittyvät tiedot säilytetään 10 vuotta.

Muut opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevat tiedot:

Muita Metropolian opiskelija- ja opintotietorekisterissä olevia tietoja ja niiden säilyttämistä sääntelee kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antama määräys: Ammattikorkeakoulujen tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys yksinomaan sähköisessä muodossa - määräys.

Rekisterinpitäjä arvioi kuitenkin säilytysajan määräytymistä säännöllisin väliajoin ja seuraa mm. Kansallisarkiston antamia ohjeita ja määräyksiä.

Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Ammattikorkeakoululaki, (932/2014)
Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietosuojaseloste: Metropolian kansainvälisen liikkuvuuden henkilörekisteri