Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Metropolian hankkeen: ” Metropolia RDI Profi - to profile Metropolia as an internationally recognized actor in applied XR technology and education” -hankerekisterin tarkoituksena on Helsinki XR Center (HXRC) -hankekokonaisuuteen liittyvän yhteydenpidon, viestinnän, tiedottamisen sekä taloudellisen raportoinnin hoitaminen Metropoliassa yhteistyössä sen partnereiden, yhteistyötahojen ja virallisten kumppanien kanssa. Rekisteri sisältää tietoja Helsinki XR Center -hankekokonaisuudesta, HXRC:n yleisestä toiminnasta ja projekti- ja hankehenkilöstöstä yhteystietoineen, yhteistyöosapuolista (organisaatiot ja yhteyshenkilöt) sekä HXRC:hen liittyvistä kustannus- ja rahoitustiedoista. www.helsinkixrcenter.com

Helsinki XR Centerin hankerekisterin avulla suoritetaan muun muassa seuraavia henkilötietojen käsittelytoimia:

rahoittajien yhteystietojen hallinnointi
Metropolian ulkopuolisten yhteistyötahojen yhteystietojen hallinnointi
viestintään ja tiedottamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimet
Helsinki XR Centerin taloudellisen raportoinnin hoitaminen
yritysyhteistyökumppanien yhteystietojen hallinnointi
startup-toiminnan hallinnointi ja yhteystietojen hallinnointi
yhteistyötahojen välinen viestintä ja yhteystietojen hallinnointi
toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
tutkimustiedon ja palautteiden kerääminen

Metropolialla käytössä olevaan projektinhallintajärjestelmään on yhdistetty metropolialaisten projekti- ja hanketoimijoiden työajanseurantaan ja työsuunnitelman toteutumiseen liittyvä seuranta. Näin ollen Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisteri ja siitä laadittu tietosuojaseloste täydentää Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterin tietosuojaselostetta.

Kaikki Metropolian tietosuojaselosteet on koottu keskitetysti muiden julkaisualustojensa lisäksi Metropolia Ammattikorkeakoulun julkisten verkkosivujen Tietosuoja -osioon, ja ne ovat katselmoitavissa seuraavaa linkkiä klikkaamalla: https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuojaselosteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Helsinki XR Centerin sisältämien tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumistietojen osalta tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tarkoitusta varten antamaan suostumukseen. Myös valokuvauksen ja videoinnin osalta, jossa käsitellään henkilön biometristä henkilötietoa, toimii rekisteröidyltä saatu suostumus käsittelyn oikeusperusteena.

HXRC:n yhteistyökumppanien, partnerien ja rahoittajien kanssa HXRC on tehnyt sopimuksen yhteistyön laajuudesta tai esimerkiksi siitä, mitä toiminnan osa-aluetta jokin osapuoli rahoittaa. Yhteistyökumppanien, partnereiden ja rahoittajien osalta heidän henkilötietojensa käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös sopimus. Myös HXRC:n tekijöiden tietojen osalta heidän henkilötietojensa käsittely perustuu sopimukseen (työsopimus).

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu joiltain osin oikeutettuun etuun (ks. tarkemmin seuraava kohta - ”5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut”).

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteriä täydentävän rekisterin (yllä mainittu Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintorekisteri) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu sen omassa tietosuojaselosteessa.

Metropolia Helsinki XR Centerin hankerekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian sisäpuoliset toimijat (kuten Metropolian opiskelijat ja Metropolian työntekijät), Metropolian ulkopuoliset HXRC:n yhteistyökumppanit ja partnerit, HXRC:n rahoittajat, HXRC:n start up -toimintaan osallistuvat henkilöt, HXRC:n asiakkaat sekä HXRC:n järjestämiin erilaisiin tapahtumiin, työpajoihin ja tilaisuuksiin ilmoittautujat ja osallistujat.

Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

etunimi; sukunimi; syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
katuosoite; postinumero; kaupunki;
puhelin; sähköpostiosoite

TIEDOT REKISTERÖIDYILLE SUUNNATUISTA TOIMENPITEISTÄ

suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen

HXRC:n järjestämiin tapahtumiin, työpajoihin, koulutuksiin tai muihin tilaisuuksiin ilmoittautuneita /osallistuneita koskevat tiedot:

TIEDOT HXRC:N JÄRJESTÄMIEN TAPAHTUMA-, TYÖPAJA-, KOULUTUS- JA/TAI TILAISUUSILMOITTAUTUJISTA - JA OSALLISTUJISTA

ilmoittautujan/osallistujan etunimi; sukunimi;
tiedot tapahtumasta/työpajasta/koulutuksesta ja/tai muusta tilaisuudesta ja sen ajankohdasta, mihin rekisteröity on ilmoittautunut

TIEDOT REKISTERÖITYJEN MAHDOLLISESTI JÄTTÄMISTÄÄN PALAUTTEISTA TAI HEIDÄN HXRC:N KYSELYTUTKIMUKSIIN ANTAMISTAAN VASTAUKSISTA

palautteen antajan/kyselytutkimukseen osallistujan etunimi; sukunimi;
tiedot tapahtumaa/työpajaa/koulutusta/tilaisuutta ja/tai muuta asiaa koskevasta palautteesta
tiedot, mihin kyselytutkimukseen osallistuja on osallistunut ja ajankohta

VALOKUVAT JA VIDEOT

HXRC:n järjestämissä tapahtumissa, työpajoissa, koulutuksissa ja/tai muissa tilaisuuksissa otetut vapaaehtoisten valokuvat ja videotallenteet
Kuvaustilanteissa HXRC aina informoi rekisteröityjä mahdollisesta kuvaamisesta/videotaltioinnista ja siitä, että kuvauksen kohteena oleminen on vapaaehtoista

Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät (yhteistyökumppanit, partnerit ja rahoittajat):

PERUS- JA YHTEYSTIEDOT

yhteistyökumppanin nimi;
yhteyshenkilön etunimi ja sukunimi; sähköpostiosoite, mahdollinen tieto yrityksestä/organisaatiosta ja tittelistä

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietosuojaseloste: Metropolian Helsinki XR Centerin hankerekisteri