Metropolian hankintarekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Hankintayksikkönä olevan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n hankintapalveluiden tarkoitus on toteuttaa sellaisten hankintojen kilpailutusta, jotka ylittävät julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetussa laissa (”hankintalaki”,1397/2016) asetetun kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa) tai EU-kynnysarvon. Metropolia Ammattikorkeakoulun hankinnoissa noudatetaan hankintalakia, tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annettua lakia (”tilaajavastuulaki”,1233/2006) sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Hankintapalvelut käsittelevät henkilötietoja hankintailmoituksiin ja tarjouspyyntöihin tehtyjen tarjouksien käsittelyn ja siihen liittyvän kilpailutuksen yhteydessä hankintamenettelyn toteuttamiseksi Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään hankintayksikön asiakirjojen julkisuuden ja asianosaisten tiedonsaantioikeuksien toteuttamiseksi. Asianosaisen hakiessa muutosta tai oikaisua hankintaa koskevaan päätökseen, Metropolia Ammattikorkeakoulun on välttämätöntä käsitellä valituksen kohteena olevien hankinta-asiakirjojen sisältämiä henkilötietoja muutoksenhakuprosessin ja mahdollisen oikeuskäsittelyn ajan sekä asian lopputuloksen edellyttämällä tavalla, esimerkiksi suorittamalla uuden tarjousvertailun tuomioistuimen päätöksen johdosta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolian hankintarekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, ”GDPR” 6.1 artiklan c alakohta) ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR 6.1 artiklan e alakohta).

Lisäksi henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6.1 artiklan b alakohta).

Metropolian hankintarekisterin rekisteröityjä ovat hankintamenettelyyn ehdokkaina tai tarjoajina osallistuvat toimittajat (luonnolliset henkilöt) tai oikeushenkilöiden puolesta toimivat luonnolliset henkilöt (yhteyshenkilöt) sekä kilpailutuksessa valituksi tulleet hankinnan toimittajat (luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilön puolesta toimivat luonnolliset henkilöt).

Metropoliassa hankintaan liittyvien asiakirjojen (tarjoukset liitteineen, kilpailutukset, selvitykset, todistukset, hankintapäätökset, hankinta- ja puitesopimukset) ja niihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn käytetään Cloudia-järjestelmää. Hankintailmoitukset julkaistaan käyttämällä valtiovarainministeriön hallinnoiman Hansel Oy:n HILMA-järjestelmää. Hansel Oy tuottaa asiakkailleen (kuten Metropolia Ammattikorkeakoululle) yhteishankintatoimintoja ja hankintojen tukitoimintoja. Lisäksi Hansel Oy ylläpitää hankintasopimuksia ja tuottaa asiakkailleen hankintasopimuksiin liittyvää asiantuntijapalvelua sekä puitejärjestelyjä ja -sopimuksia.

Metropolian hankintarekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

Hankintailmoituksen tarjouspyyntöön tallennettavat tiedot, jotka rekisteröity (ehdokas/tarjoaja) toimittaa jättäessään tarjouksen:

Toimittajan yritys- ja yhteisötunnus, virallinen nimi, postiosoite,-numero ja -toimipaikka, maa- ja aluekoodi ja yhteyshenkilön etu- ja sukunimi sekä sähköposti- ja/tai puhelinnumero
Toimittajana olevan luonnollisen henkilön etunimi, sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite,-numero ja -toimipaikka, maa- ja aluekoodi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite
tarjouksen sisältö ja mahdolliset tarjoukseen liittyvät erityistiedot: esimerkiksi tarjoukseen ilmoittautuneiden henkilöiden ammatillinen pätevyys ja kokemus sekä tarjoajan itse antamat tiedot, jotka voivat sisältää myös liikesalaisuuksiksi luokiteltavaa salassapidettävää tietoa.
hankintailmoituksen julkaissut yhteyshenkilö (Metropolia Ammattikorkeakoulusta tai Hansel Oy:sta): etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja organisaatio

Käyttäessä HILMA-järjestelmää tallennettavat tiedot:

etunimi
sukunimi
sähköpostiosoite
luvat ja suostumukset

HILMA-järjestelmän osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimii Hansel Oy, jonka henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan HILMA-järjestelmän tietosuojaselostetta.

Hankintamenettelyn kilpailutuksessa valituksi tulleen (ehdokkaan/tarjoajan) tiedot hankintapäätöstä varten:

Toimittajan nimi ja osoite: yritys- ja yhteisötunnus, virallinen nimi, postiosoite,-numero ja -toimipaikka, maa- ja aluekoodi
Toimittajana olevan luonnollisen henkilön tai yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, syntymäaika, henkilötunnus, postiosoite,-numero ja -toimipaikka, maa- ja aluekoodi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite
Ennen hankintasopimuksen tekemistä ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskeeko tarjoajaa hankintalain 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste ja täyttyvätkö hankintayksikön asettamat 83 §:ssä tarkoitetut soveltuvuusvaatimukset
tarjouksen sisältö ja mahdolliset tarjoukseen liittyvät erityistiedot: esimerkiksi tarjoukseen ilmoittautuneiden henkilöiden ammatillinen pätevyys ja kokemus sekä tarjoajan itse antamat tiedot, jotka voivat sisältää myös liikesalaisuuksiksi luokiteltavaa salassapidettävää tietoa.

Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat salassapidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 7.2 §). Hankintamenettelyn asianosaisten tiedonsaantioikeuteen sovelletaan myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, jonka nojalla heidän tiedonsaantioikeutensa on laajempi kuin ei-asianosaisen. Hankintamenettelyssä asianosaisena olevalla on oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi. Asianosaisella ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liikesalaisuutta koskevista tiedoista, mutta tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava (11.2 §:n 6 kohta).

Hankintapäätös:

Hankintapäätöksen sisältö
Tarjouskilpailussa valituksi tullut toimittaja ja tämän virallinen nimi
Päätöksen vastaanottajan etunimi- ja sukunimi, sähköposti tai postiosoite.
Valitusosoitus ja -ohje

Eurooppalaiset julkiset hankinnat:

Eurooppalaisissa julkisissa hankinnoissa käytetään TED-palvelua edellä mainittujen hankintailmoituksien täyttämiseen (eNotices:n kautta) ja niitä julkaistaan Euroopan Unionin virallisessa lehdessä. TED-palvelu kerää palveluun rekisteröidyttäessä henkilötietoina sähköpostiosoitteen, maan ja valitun kielen. TED-palvelun osalta rekisterinpitäjänä on EU:n komission yhteydessä toimiva julkaisutoimisto. TED-palveluun sovelletaan sitä koskevaa tietosuojaselostetta.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietosuojaseloste: Metropolian hankintarekisteri