Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

ESR Henkilö -järjestelmään syötettävien henkilötietojen käyttötarkoitus on se, että työ- ja elinkeinoministeriön hankerahoituksen edellyttämänä Metropolia Ammattikorkeakoulu kerää ja tallentaa tietoja henkilöistä, jotka osallistuvat Metropolian koordinoimiin Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjelmakaudella 2014-2020 rahoittamiin hankkeisiin sekä Metropolian koordinoimiin Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjelmakaudella 2021-2027 rahoittamiin hankkeisiin.

Henkilötietoja käsitellään työ- ja elinkeinoministeriön vaatimuksesta ja ministeriön edellyttämällä tavalla. Työ- ja elinkeinoministeriö perustaa henkilötietojen käsittelyvaatimuksensa ESR-asetukseen (EU 1304/2013) ja yleisasetukseen (EU 1303/2013).

Henkilötietoja käsitellään, jotta työ- ja elinkeinoministeriö ja ESR-hankkeen tarkastajat pystyvät seuraamaan, arvioimaan ja tarkastamaan kunkin ESR-hankkeen tavoitteiden toteutumista sekä varainhoitoa. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin em. ESR-hankkeiden seurantaan ja tarkastamiseen.

Henkilötietojen keräämisen tarkoituksena on mahdollistaa sen seuraaminen, että ESR-hankkeiden toimenpiteet kohdistuvat niihin ihmisiin, joihin ESR:n rahoitusta on Euroopan komission hyväksymässä Suomen rakennerahasto-ohjelmassa tarkoitettu käytettävän.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

ESR Henkilö -järjestelmään syötettävien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen (ESR-asetus (EU 1304/2013) ja yleisasetus (EU 1303/2013)). ESR-hankkeen toteuttajana ja rahoituksen saajana Metropolia on velvoitettu noudattamaan rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annettua valtioneuvoston asetusta (358/2014), jonka mukaan tuen saaja on velvollinen osoittamaan toteutuneet kustannukset ja säilyttämään kaiken hankkeeseen liittyvän kirjanpitoaineiston ja muun aineiston niin, että tuen käytön valvonta on mahdollista.

ESR Henkilö –järjestelmää varten kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

Manuaalinen aineisto

Lomakkeita säilytetään rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyn ajan, vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä lomakkeet hävitetään todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi.

Sähköinen rekisteri

Tiedot hävitetään ESR Henkilö -järjestelmästä ESR-ohjelmakauden (ohjelmakausi 2014-2020 tai ohjelmakausi 2021-2027) päättymisen jälkeen. Hallintoviranomainen eli työ- ja elinkeinoministeriö huolehtii ESR Henkilö -järjestelmän tietojen hävittämisestä. Koska hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen (EU 1303/2013) artikla 140 ja siinä säädetyt lisävaatimukset, tarkoittaa käytännössä säilyttämisaika sitä, että tiedot hävitetään järjestelmästä ESR-ohjelmakauden 2014-2020 päättymisen jälkeen ja lisävelvoitteiden päättymisen jälkeen ja tämä sääntely kokonaisuudessaan ulottuu arviolta vuoteen 2034. ESR-ohjelmakauden 2021-2027 osalta ja lisävelvoitteiden päättymisen jälkeen tämä sääntely puolestaan kokonaisuudessaan ulottuu arviolta vuoteen 2041.

Ks. tarkemmin työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) laatima ”ESR Henkilö” tietosuojaseloste rakennerahastojen verkkosivuilta (https://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/630592/ESRhenkilörekisterin+tietosuojaseloste/546cb1e6-51db-44c5-9b4e-654ec6218103).

TEM:in ”ESR Henkilö” -tietosuojaselosteen kohdassa 9 (”Rekisterin suojauksen periaatteet”) todetaan, että ”yleisasetuksen mukainen säilyttämisvelvoite on laaja ja huomattavan pitkäkestoinen. Hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen 1303/2013 artikla 140. Kyseisen kohdan mukaan säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2034 ohjelmakauden 2014 - 2020 kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta.” Ohjelmakauden 2021-2027 osalta sama säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2041 asti ohjelmakaudella kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilötietorekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Metropolia kerää ja tallentaa tietoja henkilöistä, jotka osallistuvat Metropolian koordinoimiin Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjelmakaudella 2014-2020 ja Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ohjelmakaudella 2021-2027 rahoittamiin hankkeisiin. Henkilötietoja käsitellään työ- ja elinkeinoministeriön vaatimuksesta ja ministeriön edellyttämällä tavalla.

Työ- ja elinkeinoministeriö perustaa henkilötietojen käsittelyvaatimuksensa ESR-asetukseen (EU 1304/2013) ja yleisasetukseen (EU 1303/2013). Henkilötietoja käsitellään, jotta työ- ja elinkeinoministeriö ja ESR-hankkeen tarkastajat pystyvät seuraamaan, arvioimaan ja tarkastamaan kunkin ESR-hankkeen tavoitteiden toteutumista sekä varainhoitoa.

Henkilö täyttää paperisen aloitus- ja lopetuslomakkeen itse ja palauttaa sen hankkeen projektipäällikölle Metropoliassa. Lomakkeen palauttaminen allekirjoitettuna hankkeen toteuttajalle on edellytys sille, että osallistuja voi ottaa osaa ESR-hankkeen toimenpiteisiin.

Osallistujalla ei ole kuitenkaan velvollisuutta vastata lomakkeen kysymyksiin. Osallistujalla on lomaketta täyttäessään oikeus kieltäytyä vastaamasta arkaluonteisiin kysymyksiin valitsemalla niiden osalta vastausvaihtoehto "en halua vastata". Lisäksi osallistujalla on halutessaan oikeus kieltäytyä vastaamasta muihinkin kuin lomakkeen arkaluonteisiin kysymyksiin, kunhan hän allekirjoittaa lomakkeen.

Jos osallistuja on aloituslomakkeessa jättänyt täyttämättä ikään, sukupuoleen, työllisyyteen tai koulutusasteeseen liittyvät kohdat, ei hänestä voida raportoida sähköiseen ESR Henkilö -järjestelmään mitään tietoja.

Tietosuojaseloste: Metropolian ESR Henkilö –hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri