Metropolian Creating positive Future FUTU -hankkeen henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Creating Positive Future - FUTU -hanke on Motiivi - Nuorten tulevaisuustyöskentelyn uudet menetelmät -hankkeen

(S20920) jatkohanke. Hankkeen tavoitteena on edistää heikommassa työmarkkina-asemassa olevien nuorten työllistymisvalmiuksia edistäen nuorten positiivista tulevaisuussuuntautunutta ajattelua, arjen elämänhallintaa ja toimintakykyä. Lisäksi hankkeessa voidaan tukea heitä ammatilliseen jatkokoulutukseen tai työelämään siirtymisessä.

1) Tukea tulevaisuussuuntautuneen ohjauksen keinoin nuoria hahmottamaan vaihtoehtoja positiivisen ja realistisen tulevaisuuden rakentamiseksi: näkemään oma tulevaisuus positiivisia vaihtoehtoja sisältävänä ja tavoittelemisen arvoisena olevana asiana.

2) Kehittää edelleen, juurruttaa ja levittää MOTIIVI-hankkeessa kehitettyjä tulevaisuussuuntautuneita ohjaus- ja toimintamalleja sekä edistää sukupuolisensitiivisten ryhmänohjausmallien käyttöönottoa hankkeen toimijoiden keskuudessa ja heidän verkostoissaan pääkaupunkiseudulla.

Hankkeen tuloksena syntyy arkilähtöisiä ja nuorten lähtökohdista kehitettyjä nuorten työ- ja toimintakykyä edistäviä tulevaisuussuuntautuneita ohjaus- ja toimintamalleja. Syntyy käytäntölähtöistä arviointitietoa ja sen pohjalta suosituksia tulevaisuussuuntautuneen ohjauksen malleista ja työmuodoista monialaiseen työhön.

Metropolian FUTU-hankkeen henkilötietorekisterin sisältämillä henkilötiedoilla suoritetaan muun muassa seuraavia käsittelytoimia:

toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
tapahtumien, tilaisuuksien ja ohjaajakoulutuksen järjestäminen
yhteistyö hankekumppaneiden ja sidosryhmien kanssa
hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, tilaisuuksissa ja ohjaajakoulutuksissa valokuvaaminen ja videokuvaaminen
arviointitiedon ja tutkimusaineiston kerääminen, käsittely ja säilyttäminen

Metropolian FUTU-hankkeen henkilörekisteriä täydentää Metropolian julkisten verkkosivujen (Metropolia.fi) henkilörekisteri, Metropolian ESR Henkilö -hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri sekä Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri tietosuojaselosteineen. Tietosuojaselosteet ovat luettavissa Metropolian julkisten verkkosivujen (metropolia.fi) Tietosuojaselosteet-osiossa. Mainittua rekisteriä koskee myös Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisterin olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

FUTU-hankkeen henkilörekisterin käsittely perustuu myös yleiseen etuun.

Metropolia Ammattikorkeakoulun FUTU-hankkeen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

Ohjaajaperehdytyksiin, työpajoihin, vertaismentorointi- ja ristiinpölytysseminaareihin ja muihin hankkeen tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvat:

Perus- ja yhteystiedot:

etunimi; sukunimi;
syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
katuosoite; postinumero; kaupunki;
puhelin; sähköposti;
työvuodet

Alaikäisen huoltajatiedot:

etunimi; sukunimi

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:

suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen;
suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

Valokuvat ja videot:

Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.

Muihin hankkeen tapahtumiin, esimerkiksi yleisiin tilaisuuksin osallistuvat:

Perus- ja yhteystiedot:

etunimi, sukunimi,
organisaatio, työtehtävä,
sähköposti

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:

suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen; suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

Valokuvat ja videot:

Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.

Arviointi- ja tutkimustiedon keräämiseen liittyvät henkilötiedot:

Perus- ja yhteystiedot:

etunimi; sukunimi;
syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
katuosoite; postinumero; kaupunki;
puhelin; sähköposti;
työvuodet

Alaikäisen huoltajatiedot:

etunimi(t); sukunimi

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:

suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen;
suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

Valokuvat ja videot:

Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.

Hankkeen arviointi- ja tutkimustiedon keräämistä varten haetaan erikseen omat tutkimusluvat, näin ollen arviointi- ja tutkimustiedon keräämiseen sovelletaan tutkimuslupiin liittyviä säännöksiä.

Hankkeeseen osallistuvat nuoret:

Perus- ja yhteystiedot:

etunimi; sukunimi;
syntymäpäivä; syntymäkuukausi; syntymävuosi;
katuosoite; postinumero; kaupunki;
puhelin; sähköposti;
koulutustausta

Alaikäisen huoltajatiedot:

etunimi; sukunimi

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:

suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen; suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

Valokuvat ja videot:

Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.

Toimintojen toteuttamiseen liittyvät sidosryhmät:

Perustiedot:

Yrityksen nimi;
yhteyshenkilön nimi;
sähköpostiosoite

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:

kilpailutuksiin liittyvät tiedot

Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä:

suostumus uutiskirjeiden vastaanottamiseen;
suostumus sähköpostitse tehtävään suoramarkkinointiin ja/tai tiedot tehdystä muusta yhteistyöstä

Valokuvat ja videot:

Hankkeen piiriin kuuluvissa tapahtumissa, kehittämis- ja arviontityöpajoissa ja tilaisuuksissa otetut valokuvat ja tehdyt videotallenteet. Valokuvia ja videoita käytetään hankkeen verkkosivuilla, muussa viestinnässä ja levittämisessä ja juurruttamisessa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietosuojaseloste: Metropolian Creating positive Future FUTU -hankkeen henkilörekisteri