Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian älykampustoiminnan henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Harri Hahkala
Tehtävä: Teknologiapäällikkö, Kiinteistö- ja rakennusala
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: harri.hahkala [at] metropolia.fi (harri[dot]hahkala[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käyttötarkoitus on toteuttaa laadukkaita ja tieto-ohjattuja älykiinteistöpalveluita ammattikorkeakoulun omistamilla ja hallinnoimilla kampuksilla.
Kampuskiinteistöistä ja niiden käyttäjistä voidaan kerätä erilaista kiinteistön käyttämisen liittyvää dataa anturien, algoritmien, tekoälyn, erilaisten sensorien ja sovellusten mittaamana. Kerätyn kiinteistödatan ja kiinteistönkäyttäjistä kerätyn datan mahdollistamana voidaan toteuttaa kiinteistön käyttöasteen ja -tarpeen mukaisia, tietoon perustuvia ratkaisuja.
Älykiinteistötietojen keruu-, käsittely- ja palvelujen toteuttamistavasta voidaan käyttää myös termiä ”Space as a service”.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan piirissä toteutetaan Empathic Building -nimisen sovelluksen käyttöönotto Metropolian neljällä isolla kampuksella. Empathic Building on IoT-pohjainen palvelu, joka edistää ihmiskeskeisyyttä rakennuksissa. Empaattinen rakennus auttaa kehittämään tiloja, joissa työntekijät haluavat työskennellä ja osallistua, missä tapahtuu yhteistyötä ja yhteisinnovaatioita ja joissa reaaliaikaista tietojen visualisointia käytetään parantamaan rakennuksen käyttäjien hyvinvointia.
Empathic Building -palvelun käyttöönoton lanseeraus toteutetaan siten, että kampuskiinteistöistä ja kiinteistöjen käyttäjistä kerätään sekä läsnäolo- ja olosuhdeanturien keräämää dataa että toimitilojen ja neuvotteluhuoneiden varaamisesta dataa.
Empathic Building -palvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kerätä kampuskiinteistöjen käyttäjille ja kampuskiinteistöjen hallinnoijille /omistajille (Metropolia Ammattikorkeakoululle) tietoja kiinteistöjen käytöstä suunnitteluun ja tilojen käytön tehokkaaseen hallinnointityöhön.
Empathic Building -palvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta palvelun käyttöönottavaa asiakasta (Metropolia Ammattikorkeakoulua) pidetään henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja Haltian Oy:tä palveluntarjoajana /ICT-järjestelmäntoimittajana henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjä lähettää henkilötietojen käsittelijä -asemassa olevalle palveluntarjoajalle kirjalliset ohjeet henkilötietojen käsittelystä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Empathic Building -palvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelyperuste on rekisteröidyltä saatu suostumus. Empathic Building -palvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta palvelun käyttöönottavan rekisterinpitäjän (Metropolia Ammattikorkeakoulua) vastuulla on varmistaa, että Empathic Building -palvelua käyttävien henkilöiden suostumus palvelun aktivointiin otetaan asianmukaisesti. Empathic Building -palvelua voidaan käyttää apuna suostumusten keräämisessä, mutta asiakkaan vastuulla on rekisterinpitäjänä kerätä suostumukset.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterin rekisteröityjä ovat Metropolian kampuskiinteistöissä työskentelevät työntekijät, Metropolian kampuskiinteistöissä opiskelevat opiskelijat, Metropolian kampuskiinteistöissä asioivat asiakkaat ja vierailijat, yrityskumppanien edustajat sekä sidosryhmien edustajat (esim. Metropolian hankkimien alihankintapalveluiden edustajat, jotka työskentelevät kampuksilla, kuten vahtimestarit/aulapalvelujen henkilökunta, siivouspalvelujen henkilökunta, henkilöstö- ja opiskelijaravintolan henkilökunta).
Näin loppukäyttäjä saa Empathic Building -palvelun käyttöönsä palveluntarjoajan (Haltian Oy) asiakkaalle lähettämien ohjeiden mukaan:
Rekisteröidy:
- Mene tietokoneen tai mobiililaitteen selaimella osoitteeseen https://empathicbuilding.com/signup Klikkaa ”Signup”.
- Syötä työsähköpostiosoitteesi. Lue ja hyväksy käyttöehdot. Klikkaa ”Sign up”.
- Saat sähköpostiisi linkin, jota klikkaamalla pääset aktivoimaan profiilisi.
- Luo salasana, ja lue käyttöehdot sekä ”Privacy statement”. Hyväksy ne painamalla “Save”.
- Lisää profiiliisi haluamasi tiedot ja tallenna ne. Olet nyt luonut EB -profiilin!
- Tallenna https://empathicbuilding.com selaimesi kirjanmerkkeihin. Se on sovelluksen koti- ja kirjautumissivu.
Sovellus pyörii tietokoneen tai mobiililaitteen selaimessa osoitteessa https://empathicbuilding.com.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
Tiedot Haltianin Empathic Building -palveluun rekisteröityneistä /profiilin luoneista käyttäjistä sekä tiedot Empathic Building -sovelluksen älylaitteellensa ladanneista henkilöistä:
- perustiedot: etunimi(t), sukunimi, sähköpostiosoite
- vapaaehtoisesti annettavat lisätiedot: tunnistetunnus (tag ID number), puhelinnumero, työtehtävänimike, työyksikkö/osaamisalue, kuva ja linkki sosiaaliseen mediaan
- vapaaehtoisesti, myöhemmin Metropoliassa mahdollisesti käyttöön otettava Empathic Building -palvelun "näytä sijaintitietoni kampuksella” -toiminnallisuus, vain sijaintitietojen keruun älylaitteestaan aktivoineiden käyttäjien osalta voidaan kerätä heidän reaaliaikaiset sijaintitietonsa EB-palveluun ja näyttää ko. palvelunkäyttäjien sijaintikoordinaatit Empathic Building -palvelun kartalla kaikille EB-palvelun käyttäjille (enintään tunnin ajan)
Tiedot Haltianin Empathic Building -sovelluksen älylaitteelle ladanneista anonyymeistä (ei-rekisteröityneistä) palvelunkäyttäjistä:
- ei-rekisteröityneistä käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja.
- ellei käyttäjä itse ole käynyt rekisteröitymässä ja luomassa profiilin EB-palveluun, kerätään hänestä vain tunnisteiden sijaintitiedot lämpökarttatietojen luomiseksi kampuskiinteistön käyttöasteen mittaamiseksi.
Kiinteistön käyttäjistä kerätään lisäksi anonyymisti läsnäolo- ja olosuhdeanturien mahdollistamana dataa.
Suostumuksenannot ja tiedot toimenpiteistä:
- tiedot rekisteröityjen antamista suostumuksista perusmuotoisten henkilötietojen keräämiseen
- vapaaehtoisesti, myöhemmin Metropoliassa mahdollisesti käyttöön otettava Empathic Building -palvelun "näytä sijaintitietoni kampuksella” -toiminnallisuus: tiedot rekisteröityjen antamista suostumuksista liittyen EB-palvelun sijaintitietojen keräämiseen
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterissä oleviin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Haltian Oy ja Empathic Building -palvelu
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterissä olevia tietoja säilytetään rekisteröityjen ryhmien mukaan seuraavasti:
Metropolian kampuskiinteistöissä työskentelevät työntekijät:
- 1 vuosi työsuhteen päättymisestä
Metropolian kampuskiinteistöissä opiskelevat opiskelijat:
- 1 vuosi opinto-oikeuden päättymisestä
Metropolian kampuskiinteistöissä asioivat asiakkaat ja vierailijat, yrityskumppanien edustajat sekä sidosryhmien edustajat:
- 1 vuosi asiakkuuden / kumppanuuden päättymisestä
Tietojen poisto Empathic Building -järjestelmästä suoritetaan Metropolian pääkäyttäjäksi ja Editor-oikeudet EB-järjestelmään omaavan henkilön toimesta säilytysajan umpeutumisen siten, että Editor-käyttäjä ns. ajaa massa-ajona CSV-tiedostolla poistettavat käyttäjät EB-järjestelmään ja suorittaa poiston.
Vaihtoehtoisesti Metropolian EB-järjestelmän pääkäyttäjä voi pyytää ICT-järjestelmäntoimittajaa (Haltian Oy) suorittamaan poiston.
Metropolian EB-järjestelmän pääkäyttäjän tehtävänä on vuosittain kesäkuun aikana, kevätlukukauden päätyttyä suorittaa poistettavien käyttäjien poisto EB-järjestelmästä.
Rekisteröityjen käyttäjien, jotka vapaaehtoisesti tulevaisuudessa saattaisivat ottaa käyttöön "näytä sijaintitietoni" -toiminnallisuuden EB-palvelussa, sijaintitiedot voidaan nähdä reaaliajassa sovellus- ja tunnistetunnuksessa siten, että heidän osaltaan aikaleima ja sijaintikoordinaatti tallennetaan enintään tunnin ajaksi, minkä jälkeen ne muunnetaan anonyymiksi tiedoksi ja mahdolliset tunnistettavissa olevat tiedot poistetaan.
Tämän toiminnallisuuden osalta tietojen poisto suoritetaan automaationa ICT-järjestelmäntoimittajan Haltian Oy:n toimesta.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
- Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Jos henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste (tai mikään niistä) eli ole suostumus, niin muokkaa silloin tämä kohta esim. muotoon: ”Ei sovellu tämän henkilörekisterin osalta”. ->punaisen huomiotekstin myös saa mielellään ottaa pois).
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Kirjaamo: + 358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Metropolian älykampustoiminnan henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla toteutetaan laadukkaita ja tieto-ohjattuja älykiinteistöpalveluita ammattikorkeakoulun omistamilla ja hallinnoimilla kampuksilla.
- Metropolian älykampustoiminnan henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Metropolia Ammattikorkeakoulun älykampustoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.