Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisteri

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisterin sisältämien tietojen käsittelyn tarkoitus on se, että maahanmuuttajataustaisille henkilöille voidaan tarjota korkeakouluopintoihin valmentavaa koulutusta. Maahanmuuttajien valmentavan koulutuksen valintakoe toteutetaan osittain e-lomakkeen ja osittain Moodle-alustan mahdollistamana sekä ryhmäkeskusteluna, johon hyödynnetään Zoom-verkkokokoustyövälinettä.

Ennen valintakoetta ja sen jälkeen hakijoiden henkilötietoja käsitellään valintakoeasioissa Metropolia Ammattikorkeakoulun hakijapalveluiden toimesta sekä Moodle-ylläpitotiimin toimesta.

Henkilötietoja käsitellään Opetushallituksen Opintopolku.fi - palveluportaalissa, Metropolia Ammattikorkeakoulussa, e-lomakkeen avulla sekä verkko-oppimisympäristö Moodlessa. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Zoom-verkkokokoustyövälinettä hyödyntäen, jos opiskelijavalintaa tai itse opintoja suoritetaan etänä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu sekä yleiseen etuun, julkisen vallan käyttöön että rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu osittain rekisteröidyltä saatuun suostumukseen (Zoom-verkkokokoustyövälineen reaaliaikaisesta ääni- ja kuvamateriaalista kerättyjen muistiinpanojen osalta), jotka ovat biometrisina tietoina arkaluonteisia henkilötietoja, joiden käsittelyyn erityissuojattavina tietoina sovelletaan yleisen tietosuoja-asetuksen, ”GDPR:n” 9 artiklaa.

Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat lait:

Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekisteristä (884/2017),
Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014),
Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014),
Ammattikorkeakoululaki (932/2014),
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999),
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö, tietosuojalaki (1050/2018)

Metropolia Ammattikorkeakoulun Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat hakijat, maahanmuuttajien valmentaviin opintoihin hyväksytyt opiskelijat sekä opiskelijoiden opintotietojen arvioijat (opettajat).

Metropolia Ammattikorkeakoulun Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

1. Valmentavan koulutuksen hakijatiedot (hakijatietojen käsittely ennen valintakoetta Opintopolku.fi -palveluportaalissa)

Etunimi(t); Sukunimi; Syntymäaika; Pohjakoulutus; Suomen kielen taidon aste;
Sähköpostiosoite (samalla Moodle-kirjautumistunnus); Moodle-salasana;
Tieto valitusta alakohtaisesta polusta ja kotiammattikorkeakoulusta (sosiaali- ja terveysala, liiketalouden ala, tekniikan ala tai monialainen);
Lupatiedot nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen, Lupatiedot opiskelijavalinnan tuloksen julkaisemiseen ja sähköiseen asiointiin
Hakijan Opintopolku.fi -palveluportaaliin täyttämien tietojen lisäksi valintakokeen kirjallisessa osiossa kysytään uudelleen hakijan etu- ja sukunimi, suomalainen henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite henkilöllisyyden varmistamista ja hakijan tavoittamista varten.

2. Valintakoetiedot (hakijatietojen käsittely valintakokeen aikana ja valintakokeen tuloksen selviämisen jälkeen)

Valintakokeeseen osallistujat antavat valintakokeessa esitettyihin kirjallisiin kysymyksiin vastaukset e-lomakkeella
Zoom-verkkokokoustyövälineen reaaliaikaisesta ääni- ja kuvamateriaalista kerätyt muistiinpanot
Valintakokeessa saadut pisteet ja sija

3. Valmentavaan koulutukseen valittujen opiskelijoiden kirjaustiedot opiskelijahallintojärjestelmään (OMA/Peppi)

OPISKELIJAN PERUSTIEDOT:

Etunimi(t); Sukunimi; Kutsumanimi; Syntymäaika; Henkilöturvatunnus; Sukupuoli; Ulkomaalaistunnus; Kansalaisuus; Maa; Oppijanumero; Matkapuhelinnumero; Puhelinnumero; Lähiosoite; Postinumero; Kotikunta;
Äidinkieli; Asiointikieli; Koulusivistyskieli; Pohjakoulutus; On/ei ole ylioppilas; Suomen kielen taidon aste;
Sähköpostiosoite (samalla Moodle-kirjautumistunnus); Moodle-salasana;
Tieto valitusta alakohtaisesta polusta ja kotiammattikorkeakoulusta (sosiaali- ja terveysala, liiketalouden ala, tekniikan ala tai monialainen);
Koulutusmarkkinointilupa; Lupatiedot nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen; Lupatiedot opiskelijavalinnan tuloksen julkaisemiseen ja sähköiseen asiointiin;
Valintakokeessa saadut pisteet ja sija;
Tieto, milloin opiskeluoikeus alkaa ja milloin opiskeluoikeus päättyy

ENNEN OPISKELUN ALKUA E-LOMAKKEELLA KERÄTYT OPISKELIJATIEDOT:

Ennen opiskelun ensimmäisen opintojakson/toteutuksen alkua toteutuksen opettajat lähettävät opiskelijoille täytettäväksi sähköisen esitietolomakkeen - e-lomakkeen, jolla kysytään opiskelijoiden seuraavia henkilötietoja:

Etunimi(t); Sukunimi; Henkilöturvatunnus; Sukupuoli; Puhelinnumero; Sähköpostiosoite: Äidinkieli; Koulutustausta: Opiskelijoiden osaamat muut kielet ja taidot (suomen kielen taito, englannin kielen taito ja digitaidot): Opiskelumotivaatio

OPISKELIJOIDEN OPINTOSUORITUSTIEDOT:

Opintosuoritukset kotiammattikorkeakoulussa;
Opiskelijan muualla kuin kotiammattikorkeakoulussa tekemät opintosuoritukset /hyväksi luetut muut opintosuoritukset (opintojakson/toteutuksen nimi, laajuus, suorituspäivämäärä, oppilaitoksen nimi, arviointi, arvioijan etu- ja sukunimi)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian Karamalmin kampus

Karaportti 2, 02610 Espoo

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:

Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Metropolia Ammattikorkeakoulun Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Rekisteri ja siellä käsiteltävät henkilötiedot perustuvat siihen, että rekisteröity on itse päättänyt hakea maahanmuuttajien valmentavaan koulutukseen Opintopolku.fi -palveluportaalin kautta. Opintopolku.fi -palveluportaaliin on annettava tietty määrä henkilötietoa, jotta voi hakeutua koulutukseen. Tältä osion rekisteröidyn on pakko toimittaa tietty määrä henkilötietoa Opintopolku.fi -palveluportaaliin ja ilman niiden antamista ei voi hakeutua koulutukseen.

Opintopolku.fi -palveluportaalissa ja muissa valmentavien opintojen henkilötietojen käsittelyssä käytettävissä tietojärjestelmissä olevia henkilötietoja käsitellään sen vuoksi, että opetusta tarjoava korkeakoulu voi hoitaa tehtävänsä asianmukaisesti.

Lain valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä mukaan (884/2017) korkeakouluilla on velvollisuus tallentaa tietoja Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarantoon sen tietosisällön mukaisesti.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Opiskelijavalintarekisterin (Opintopolku.fi -palveluportaali) rekisterinpitäjällä on oikeus koulutukseen hakevan henkilön ilmoittamien tietojen lisäksi salassapitosäännösten estämättä saada henkilötietoja ylioppilastutkintorekisteristä, Väestörekisterikeskukselta, työ- ja elinkeinoviranomaisilta, perus- ja lisäopetuksen järjestäjiltä, yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjiltä sekä kahden tai useamman korkeakoulun yhteisistä rekistereistä, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten.

Tietosuojaseloste: Maahanmuuttajien valmentavien opintojen valintakokeiden ja opintotietojen henkilörekisteri