Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö
Nimi: Tapani Martti
Tehtävä: Oppimisjohtaja
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tapani.martti [at] metropolia.fi (tapani[dot]martti[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot
Nimi: Marjatta Kelo
Tehtävä: Kehityspäällikkö, Oppimistoiminta
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: marjatta.kelo [at] metropolia.fi (marjatta[dot]kelo[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin ja niiden sisältämien tietojen käyttötarkoitus on toteuttaa opiskelijavalintaa Metropoliaan. Valintakokeen henkilörekisteriin liittyy myös ns. testauksen henkilörekisteri. Testauksen henkilörekisterillä viitataan siihen, että ennen varsinaista valintakoetta opiskelijavalinnassa käytettävää e-lomake-, Moodle-, Teams- ja/tai Zoom-, -järjestelmää ja/tai -sovellusta saatetaan pyytää testaamaan hakijoiden toimesta varsinaisen valintakokeen sujuvuuden toteuttamiseksi.
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakoetta toteutetaan etä-/verkkovalintakokeena. Etä- ja verkkovalintakokeen toteuttamisessa voidaan hyödyntää kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten sopivinta verkkokokoustyövälinettä - kuten Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä tai Zoom-verkkokokoustyövälinettä.
Metropolia Ammattikorkeakoulu valvoo valintakokeen suorittamista varmistaakseen opiskelijoiden yhdenvertaisen kohtelun. Korkeakoulu voi käyttää etävalvonnassa ensisijaisesti live-kuvaa tai tietojärjestelmien keräämiä kirjautumis-, aktiviteetti- ja lokitietoja. Joissakin perustelluissa tapauksissa tai vilppiepäilytapauksissa voidaan käyttää toissijaisesti myös video- ja äänitallenteita. Opiskelijan henkilöllisyys tarkistetaan etä-/verkkovalintakokeen aikana, koska valintakoeosallistumisella voi olla oikeudellisia vaikutuksia osallistujalle (opiskelupaikan saaminen korkeakouluun). Opiskelijalla on oikeus keskeyttää kameravalvonta valintakokeen aikana esimerkiksi yllättävän tilanteen vuoksi, mutta valvonnan keskeyttäminen voi johtaa valintakoesuorituksen hylkäämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu:
- rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen, jonka toimintaa sääteleviä lajeja ovat muun muassa ammattikorkeakoululaki (932/2014) ja laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017).
Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu osittain:
- rekisteröidyltä saatuun suostumukseen (Zoom- sekä Teams- verkkokokoustyövälineen sekä puhelimen reaaliaikaisesta ääni- ja kuvamateriaalista kerättyjen muistiinpanojen osalta)
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin rekisteröityjä ovat valintakokeeseen ja valintakokeen testaukseen osallistuvat hakijat.
Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
1. VALINTAKOKEESEEN LIITTYVÄT HAKIJAN TAUSTATIEDOT
Hakijatietoja käsitellään ennen valintakoetta Opetushallituksen teknisesti ylläpitämässä Opintopolkupalvelussa, valintakokeen aikana sekä valintakokeen tuloksen selviämisen jälkeen). Näitä hakijan taustatietoja ovat:
- Perustiedot hakijasta: etunimet, kutsumanimi, sukunimi, oppijanumero ja henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero
- Hakemustunniste
- Valintakokeen sisältötunnisteet
- Tieto valintakokeen ajankohdasta
2. TUNNISTAUTUMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT
Tunnistautumisessa käytettäviä henkilötietoja ovat hakukohteesta riippuen:
- Hakija valmistautuu esittämään henkilötodistuksensa kaikissa valintakokeen osissa, joita ovat hakukohteesta riippuen (suullinen kuvallisella yhteydellä järjestetty haastattelu Zoom- tai Teams-järjestelmissä taikka puhelimen välityksellä). Henkilötodistukseksi hyväksytään passi, henkilöllisyystodistus (suomalainen tai muun EU-maan) taikka suomalainen ajokortti. Muita todistuksia ei hyväksytä. Haastattelu- ja valintatilanteita ei tallenneta.
- Hakijalle lähetetyt henkilökohtaiset Moodle-tunnukset, joiden avulla hakija tunnistautuu Moodle-työtilaan.
- Akuuttihoitotyön kehittäminen ja johtaminen, Ensihoidon kehittäminen ja johtaminen, Kliininen asiantuntijuus sosiaali- ja terveysalalla, Sosiaali-ja terveysalan palvelujen ja liiketoiminnan johtaminen ja Terveyden edistäminen YAMK-tutkintoon hakeville yllä olevan lisäksi valintakokeeseen osallistuvan tulee varautua siihen, että ammattikorkeakoulun kokeen valvoja ottaa hakijaan valintakokeen aikana yhteyttä puhelinnumeroon, jonka hakija on ilmoittanut Opintopolku.fi-palvelun hakemuksessa.
3. HAKIJAN VASTAUKSET
- Valintakoetta edeltävät mahdolliset ennakkotehtävät palautetaan hakukohteesta riippuen Moodle-järjestelmän, sähköpostin tai E-lomakkeen kautta.
- Valintakokeessa annetut koevastaukset joko E-lomakkeella, sähköpostilla tai Moodle-järjestelmällä (tallentuvat vain Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimelle);
- Valintakoevastauksiin liittyvät lokikirjaustiedot (mm. tarkka vastauksen tallentamisaika, tallentuvat vain Metropolian Ammattikorkeakoulun palvelimelle)
- Videoyhteydellä (Zoom- tai Teams-järjestelmä) tai puhelinyhteydellä toteutettava haastattelutehtävä
4. HAKIJAN VALINTAKOKEESSA SAAMAT PISTEET
Valintakokeen lopuksi käsiteltävät tiedot ja Metropolia Ammattikorkeakoulusta Opetushallitukselle Opintopolku.fi-palvelun kautta välitettävät tiedot:
- Hakijan saamat pisteet valintakokeessa
Hakijan vastaukset pisteytetään Metropolian Ammattikorkeakoulussa ja hakijan valintakokeen osiokohtaiset pisteet viedään Opintopolku.fi-palveluun.
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin tiedot on saatu Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolku.fi-palvelusta opiskelijavalintakokeeseen osallistumisen osalta.
Valintakokeessa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa.
Metropolia Ammattikorkeakoulu tallentaa hakijan valintakokeessa saamat pisteet.
EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäviksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.
Eduix Oy ja E-lomake-ohjelmisto
Deltagon Group Oy ja sec@gw -turvapostiratkaisu
Moodle-verkko-oppimisalusta
Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)
Microsoft Corporation (osa O365-pakettia) Teams-verkkokokoustyöväline
Opetushallitus ja Opintopolku.fi-palvelu
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterissä olevat tiedot säilytetään yhden vuoden ajan opiskelijavalintapäätöksestä lukien.
Korkeakoulujen hakijarekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi. Oppijanumero säilytetään myös pysyvästi (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).
Lisäksi henkilötietojen säilytysaika Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin osalta perustuu Kansallisarkiston määräyksiin ja päätöksiin, arkistolakiin (831/94) sekä Metropolia Ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelmaan.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalintakokeeseen osallistumisen osalta.
Ammattikorkeakouluun opiskelijaksi hakeminen on järjestetty siten, että ryhtyessään itse syöttämään tietoja Opintopolku.fi-palvelun kautta, informoidaan hakijaa tässä yhteydessä siitä, että tietoja tulevat käsittelemään Opetushallitus sekä Metropolia Ammattikorkeakoulu.
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin tiedot on saatu Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolku.fi-palvelusta opiskelijavalintakokeeseen osallistumisen osalta.
Valintakokeessa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa.
Metropolian kevään toisen yhteishaun kulttuurialan ja YAMK-tutkintoa suorittamaan hakevien valintakokeen henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.