Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteri
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Niina Huovinen
Tehtävä: Kansainvälistymispalveluiden päällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: niina.huovinen [at] metropolia.fi (niina[dot]huovinen[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Tiina Piipponen
Tehtävä: Kv-asiantuntija / Projektipäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tiina.piipponen [at] metropolia.fi (tiina[dot]piipponen[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Kansainvälisen Erasmus+ -rahoitteisen ICI -hankkeen tavoitteena on kehittää kansainvälisten oppimismahdollisuuksien laatua inklusiivisella ja kokonaisvaltaisella lähestymistavalla, joka pitää sisällään myös virtuaali- ja monimuotovaihdot. Tärkeiden tavoitteiden saavuttamiseksi hankkeessa kehitetään ja tarjotaan korkeakoulun eri henkilöstöryhmille suunnattua koulutusta, jolla lisätään henkilöstön osaamista opiskelijoiden kansainvälistymismahdollisuuksien luomisessa sekä tietoisuutta kansainvälisten oppimiskokemusten inklusiivisuudesta. Samalla tämä koulutus avaa kokonaisvaltaisemman näkökulman korkeakoulujen kansainvälisyyteen. Kasvavan osaamisen tuloksena pyrimme tarjoamaan jokaiselle Metropolian opiskelijalle mahdollisuuksia kehittää kulttuurienvälistä ja kansainvälistä osaamistaan opintojen aikana, riippumatta opiskelijan taustasta.
ICI-hankkeen aikana kehitetään muun muassa viisi projektitulosta:
- viitekehys korkeakoulun inklusiivisen ja kokonaisvaltaisen kansainvälistymisen (ICI) toimenpanolle (PR1)
- ohjeistukset inklusiivisten kansainvälisten oppimismahdollisuuksien itsearvioinnille korkeakoulussa (PR2)
- ICI koulutuspaketti jota voidaan hyödyntää inklusiivisen ja kokonaisvaltaisen kansainvälistymisen toimenpanolle korkeakoulussa (PR3)
- ICI koulutuksen toteuttamisen käsikirja (PR4)
- hyvien käytäntöjen tiekartta korkeakouluille kuinka inklusiivista ja kokonaisvaltaista kansainvälistymistä (ICI) voidaan lähteä toteuttamaan (PR5)
Osana ICI-hanketta, kukin partnerikorkeakoulu toteuttaa inklusiivisten kansainvälisten oppimismahdollisuuksien itsearvioinnin omassa korkeakoulussaan. Tätä itsearviointia varten kerätään Metropoliassa tutkimusdataa, jota tämä tietosuojaseloste koskee.
Metropolian ICI -hankkeen itsearviointiin liittyvän tutkimusaineiston henkilörekisterin tietosisältö kerätään vuoden 2023 aikana.
Aineistoa kerätään haastattelemalla Metropolian henkilökunnan jäseniä sekä Metropolian opiskelijoita, joita kutsutaan osallistumaan tutkimukseen. Moninaisten opiskelijoiden näkökulmat ja eletyt kokemukset sekä ajatukset ja ideat ovat erittäin tärkeässä asemassa projektin tulosten rakentamisessa ja täten projektin tavoitteiden saavuttamiselle.
Metropolian ICI -hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteri on vapaaehtoiseen osallistumiseen perustuva henkilörekisteri.
Osallistuminen ICI-hankkeen puitteissa järjestettävään Metropolian ICI-itsearviointiin liittyvään tutkimukseen on täysin vapaaehtoista ja perustuu tutkittavan itse antamaan, vapaaehtoiseen suostumukseen. Metropolia ICI itsearvioinnin tekemisessä kerätty tutkimusaineisto analysoidaan ohjeiden mukaisesti. Analyysin tulosten avulla kehitetään hankkeen tavoitteiden mukaisia tuotoksia. Kerätyn tutkimusaineiston analyysi tapahtuu vuoden 2023 loppuun mennessä.
Hankkeen kokonaiskesto sijoittuu ajalle 1.2.2022 - 31.1.2025. Näin ollen tutkimusrekisterin tietosisältö säilytetään tutkimuksen keston ajan vuoden 2025 tammikuu loppuun saakka, minkä jälkeen tutkimusaineisto hävitetään pysyvästi. Tutkimuksesta ei synny pysyvää henkilörekisteriä.
Tutkimuksen kulussa henkilötietoja syntyy haastatteluihin osallistujien hakemisessa ja pyydettäessä mukaan sekä keskusteluja, haastatteluja ja kyselylomakeaineistoja tallennettaessa. Hankkeeseen osallistuvien henkilörekisterissä käsiteltävien tietojen käsittelyn tarkoituksena on edistää hankkeen tuotosten ja tulosten saavuttamista.
Tutkimusaineisto säilytetään Metropolian suojatulla verkkolevyasemalla, johon pääsy on annettu vain ns. ICI-hankkeen tutkimusryhmän jäsenille. Suorat tutkittavan (rekisteröidyn) tunnistetiedot poistetaan (pseudonymisointi) ennen tutkimusaineiston analyysiä, ja vain tutkimusryhmällä on pääsy pseudonymisoituun aineistoon.
Metropolian ICI-hankerekisterin tietosuojaseloste täydentää olennaisilta osin nyt käsillä olevaa Metropolian ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin tietosuojaselostetta.
Tutkimusrekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen hankesuunnitelmaan ja tutkimusrekisteriä käytetään vain hanketta varten. Tutkimuslupa haetaan Metropolialta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Metropolia Ammattikorkeakoulun ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
Suostumus toimii käsittelyperusteena myös rekisterin sisältämien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn osalta, arkaluonteisten henkilötietojen, kuten biometristen henkilötietojen tai terveystietojen käsittelyn osalta. Arkaluonteiset henkilötiedot ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, GDPR:n artiklassa 9 lueteltu erityissuojattavina tietoina.
Metropolia Ammattikorkeakoulun ICI-hankkeen tutkimustiedon tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
Metropolia Ammattikorkeakoulun ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Metropolia ICI itsearviointiin liittyvään haastatteluihin ja fokuryhmähaastatteluihin osallistuvat Metropolian opiskelijat ja henkilökunnan jäsenet:
- Esim. perustiedot: etunimi(t), sukunimi,sähköpostiosoite, (tutkittavien etsimisvaiheessa)
- Jos haastateltavan suostumus niin tieto siitä minkälaisiin erityisryhmiin haasteltavaa itse identifioi kuuluvansa (esim. ikä, sukupuoli, seksuaalinen suuntautuminen, kansallisuus, etninen tausta, sosioekonominen tausta, onko ensimmäisen sukupolven korkeakouluopiskelija, uskonto, vamma/toiminnanvajaus, oppimisvaikeus, onko lapsia/huollettavia, jne.). Haastateltavalle kerrotaan, että tämä tiedon kertominen tai kertomatta jättäminen ei ole este haastatteluun osallistumiselle. Haastateltava voi myös kertoa haluaako, että tämä tieto tallennetaan tutkimusaineistoon tutkimuksen ajaksi vai ei.
- Tutkittavien haastattelutiedot: äänitallenteet (tutkittavien haastatteluvaiheessa ja aineiston analyysivaiheessa)
- Tutkittavien kyselyvastaukset: kirjalliset vastaukset (kyselyyn vastausvaiheessa ja aineiston analyysivaiheessa)
Kaikki aineisto anonymisoidaan ennen aineiston analyysivaihetta.
Suostumuksenannot ja tiedot toimenpiteistä
- Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: tutkimuksesta informointi osallistujalle
- Tiedot suostumuksen annoista liittyen Metropolian ICI tutkimustiedon henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: tutkittavien suostumus tutkimukseen osallistumisesta
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.
Metropolian ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilötietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan lähtökohtaisesti pääsy vain Metropolia ICI-hankkeen tutkimusryhmälle.
Metropolian ICI hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin sisältämiin tietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä.
Henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu Metropoliassa seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Tieteen tietotekniikan keskus - IT Center for Science - CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)
Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw -turvapostiratkaisu)
Eduix Oy ja E-lomake -ohjelmisto
Metropolian ICI hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja tällöin saatetaan siirtää, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun ICT-palveluntarjoaja ei saa siirtää tai luovuttaa henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai käsitellä tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella ilman rekisterinpitäjän etukäteen antamaa nimenomaista kirjallista suostumusta.
Jos tällainen tietojen siirto on rekisterinpitäjän taholta hyväksytty, on sitä edeltänyt TIA-arviointi dokumentoidusti (Data Transfer Impact Assessment). Jos tällainen tietojen siirto on rekisterinpitäjän taholta hyväksytty, sopimukseen tietojen siirrosta tulee sisällyttää EU:n komission hyväksymät vakiolausekkeet (Standard Contractual Clauses, SCC:t). Lisäksi rekisterinpitäjän tulee arvioida ja seurata tiedonsiirron kohteena olevan maan tietosuojan tasoa. Tietojen siirto voidaan toteuttaa myös käyttämällä muuta rekisterinpitäjän kirjallisesti hyväksymää menettelyä.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Metropolian ICI-hankkeen tutkimusrekisterin tietosisältö kerätään vuoden 2023 aikana. Kerätyn tutkimusaineiston analyysi tapahtuu vuoden 2023 loppuun mennessä. Analyysin tuloksia hyödynnetään osana hankkeen projektituloksia. Hankkeen kokonaiskesto sijoittuu ajalle 1.2.2022 - 31.1.2025. Näin ollen tutkimusrekisterin tietosisältö säilytetään tutkimuksen keston ajan vuoden 2025 tammikuun loppuun saakka, minkä jälkeen tutkimusaineisto hävitetään pysyvästi. Tutkimuksesta ei synny pysyvää henkilörekisteriä.
Suorat tutkittavan (rekisteröidyn) tunnistetiedot poistetaan (pseudonymisointi) ennen tutkimusaineiston analyysiä, ja vain Metropolian ICI-tutkimusryhmällä on pääsy pseudonymisoituun aineistoon.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Metropolian ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
- Metropolian ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri.
- Metropolian ICI-hankkeen tutkimusaineiston henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä jäseneksi.
- Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Metropolia Ammattikorkeakoulun ICI-hankkeen tutkimusaineiston ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.