Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Get Work Vantaa –hankkeen uravalmennuspalvelun henkilörekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Laurea-ammattikorkeakoulut Oy (y-tunnus: 1046216-1)
Osoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): (09) 8868 7150
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö:
Nimi: Riitta Konkola
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 Metropolia
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Sähköpostiosoite: riitta.konkola [at] metropolia.fi (riitta[dot]konkola[at]metropolia[dot]fi)
Nimi: Jouni Koski
Tehtävä: toimitusjohtaja-rehtori
Osoite: Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): (09) 8868 7150
Sähköpostiosoite: jouni.koski [at] laurea.fi (jouni[dot]koski[at]laurea[dot]fi)
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt
Nimi: Anne Karjalainen
Tehtävä: Projektipäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 Metropolia
Puhelin: 050 441 7713
Sähköposti: anne.karjalainen [at] metropolia.fi (anne[dot]karjalainen[at]metropolia[dot]fi)
Nimi: Raija Kaljunen
Tehtävä: Projektipäällikkö
Osoite: Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin: 050 361 6270
Sähköposti: raija.kaljunen [at] laurea.fi (raija[dot]kaljunen[at]laurea[dot]fi)
Tietosuojavastaavat
Metropolian tietosuojavastaava, Sanna Saarnia
Puhelin: 050 306 8221
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Laurean tietosuojavastaava, Marjo Valjakka
Puhelin: 046 856 7658
Sähköposti: marjo.valjakka [at] laurea.fi (marjo[dot]valjakka[at]laurea[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Get Work Vantaa on Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Laurea-ammattikorkeakouluun yhteishanke vantaalaisten englanninkielentaitoisten maahanmuuttaneiden työllisyyden, osaamisen kehittämisen ja urapolkujen edistämiseksi.
Osana hanketta tarjotaan uravalmennuspalvelua, jonka toteutuksesta ja kehittämisestä vastaavat Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Laurea-ammattikorkeakoulu. Get Work Vantaa -hankkeen Metropolian ja Laurean uravalmennuspalvelun henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käyttötarkoitus on uravalmennuspalvelun toteuttaminen sekä asiakkaille viestiminen hankkeen palveluista, tapahtumista, tilaisuuksista ja muista toiminnoista.
Hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun vapaaehtoiseen suostumukseen.
Hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun vapaaehtoiseen suostumukseen.
Hankkeessa toteutettavasta uravalmennuspalvelun asiakkaista kerätään seuraavia henkilötietoja:
etunimi
sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
kotikunta
äidinkieli
kielitaito
kansalaisuus
ikäryhmä
elämäntilanne (työtön, töissä, opiskelija, työelämän ulkopuolella)
koulutus
työkokemus
asumisaika Suomessa
muut henkilön luovuttamat ohjauksen kannalta olennaiset tiedot ja asiakirjat
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esitietolomakkeella, sähköpostitse ja ohjaustapaamisissa.
Get Work Vantaa -hankkeen uravalmennuspalvelusta voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella asiakkaalle tehtyjä osaamisen arvioita, suosituksia ja ohjausyhteenvetoja ura- ja koulutustavoitteista itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle Vantaan kaupungille eli Get Work Vantaa -hankkeen yrityskoordinaattoreille. Vantaan kaupunki vastaa itsenäisenä rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta ja käsittelystä informoimisesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle sen laissa säädetyn tiedonsaantioikeuden mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuu henkilötietojen käsittelijänä toimivia ICT-palveluiden tuottajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Jos haluat lisätietoa kyseisistä ICT-palveluiden tuottajista, voit olla yhteydessä Metropolian tai Laurean tietosuojavastaaviin (yhteystiedot ovat kohdassa 2).
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen.
Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötiedon siirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) vaatimusten mukaisesti käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission hyväksymää vastaavuuspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses), jotka liitetään osaksi henkilötietojen käsittelysopimusta. Lisäksi toteutetaan asianmukaiset suojatoimet.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Henkilötiedot säilytetään vain sen aikaa kuin se on palvelun tuottamisen sekä toiminnan kehittämisen ja rahoittajalle toimitettavan raportoinnin kannalta olennaista, kuitenkin niin, että henkilötiedot hävitetään viimeistään 31.12.2025.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on
· oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu, ja oikeus saada kopio häntä koskevista tiedoista.
· oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
· oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua henkilörekisteristä ilman aiheetonta viivytystä
· oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
· oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
· oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
· oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa
Henkilötietojen tietopyynnön, tietojen poisto-, oikaisu- ja vastustuspyynnön tai henkilötietojen käsittelyyn annetun suostumuksen perumispyynnön voi tehdä ottamalla yhteyttä henkilörekisterin yhteyshenkilöihin, omaan uravalmentajaan tai toimittamalla rekisteröidyn tietopyyntölomake henkilökohtaisesti Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoon. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistot:
· Metropolian Myllypuron kampus, Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
· Metropolian Arabian kampus, Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
· Metropolian Myyrmäen kampus, Leiritie 1, 01600 Vantaa
· Metropolian Karamalmin kampus, Karaportti 2, 02610 Espoo
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietojen antaminen hankkeelle on vapaaehtoista. Henkilötietoja käytetään hankkeen uravalmennuspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän toteuttamiseksi.
Henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.