Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
6Aika: CircularHoodFood -hankkeen henkilörekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet:
- Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä (HSY)
- Helsingin yliopisto
- Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Vantaan kaupunki
Yhteystiedot:
Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä (HSY) (y-tunnus: 2274241-9)
Postiosoite: PL100, 00066 HSY
Vierailuosoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 1561 2110
Helsingin yliopisto (y-tunnus: 0313471-7)
Postiosoite: PL 27, 00014 Helsingin yliopisto
Vierailuosoite: Latokartanonkaari 5 ja 7, 00790 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 02941 911
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Vantaan kaupunki (y-tunnus: 0124610-9)
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Vierailuosoite: Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): + 358 9 83911
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö(t):
Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä (HSY)
Nimi: Nea Metsänranta
Tehtävä: kiertotalousasiantuntija, koordinoiva projektipäällikkö / 6Aika:
CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: nea.metsanranta@
Sähköposti: nea.metsanranta [at] hsy.fi (nea[dot]metsanranta[at]hsy[dot]fi)
Nimi: Roosa Halonen
Tehtävä: projektipäällikkö, Viestintä ja neuvonta / 6Aika:CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: roosa.halonen [at] hsy.fi (roosa[dot]halonen[at]hsy[dot]fi)
Helsingin yliopisto
Nimi: Marja Roitto
Tehtävä: researcher / 6Aika: CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: marja.roitto [at] helsinki.fi (marja[dot]roitto[at]helsinki[dot]fi)
Nimi: Laura Alakukku
Tehtävä: professori / 6Aika: CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: laura.alakukku [at] helsinki.fi (laura[dot]alakukku[at]helsinki[dot]fi)
Metropolia Ammattikorkeakoulu
Nimi: Kaj Lindedahl
Tehtävä: projektipäällikkö / 6Aika: CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: kaj.lindedahl [at] metropolia.fi (kaj[dot]lindedahl[at]metropolia[dot]fi)
Nimi: Anneli Auranen
Tehtävä: projektikoordinaattori / 6Aika: CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: anneli.auranen [at] metropolia.fi (anneli[dot]auranen[at]metropolia[dot]fi)
Vantaan kaupunki
Nimi: Henri Laine
Tehtävä: projektipäällikkö / 6Aika: CircularHoodFood -hanke
Sähköposti: henri.laine [at] vantaa.fi (henri[dot]laine[at]vantaa[dot]fi)
Tietosuojavastaavat:
Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY
HSY:n tietosuojavastaava Miikka Pekkarinen
Puhelin: +358 9 1561 3004
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] hsy.fi (tietosuojavastaava[at]hsy[dot]fi)
Helsingin yliopisto
Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
Puhelin (vaihde): + 358 02941 911
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] helsinki.fi (tietosuojavastaava[at]helsinki[dot]fi)
Metropolia Ammattikorkeakoulu
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietosuojavastaava Riikka Ikäheimonen
Puhelin: +358 50 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Vantaan kaupunki
Vantaan kaupungin tietosuojavastaava Mikael Valtomaa
Puhelin: +358 40 071 3358
Sähköposti: mikael.valtomaa [at] vantaa.fi (mikael[dot]valtomaa[at]vantaa[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
6Aika: CircularHoodFood -hankkeen (jatkossa ”hanke”) tavoitteena on edistää käytännön kokeilujen avulla kaupunkiympäristön hiilineutraaliutta ja ruoan kiertotaloutta kaupunkikortteleissa. Hankkeessa henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käyttötarkoitus on palvella näiden tavoitteiden edistämistä. Hankkeen kohderyhmää ovat yritykset (ja niiden edustajat), taloyhtiöt (hallitusten jäsenet ja asukkaat) ja kaupunkiorganisaatioiden edustajat.
Hanke kehittää urbaania ruoantuotantoa ja uusia kiertotalouden ratkaisuja. Hankkeessa kerätään käytännön kokeiluilla oppeja ja toimivia ratkaisuja ruoantuotantoon kaupunkiympäristössä. Kokeiluja voivat olla esimerkiksi sisätilaviljelyratkaisujen tai jätteiden lajittelua helpottavien innovaatioiden käyttötestaukset taloyhtiössä. Tätä tarkoitusta varten hankkeessa kerätään taustatiedoiksi ja nykytilakartoituksen toteuttamiseksi kohdehenkilöiltä kyselytutkimusdataa ja käytännön kokeiluihin perustuvaa käyttäjädataa. Kyselytutkimuksiin osallistujilta voidaan kerätä myös yhteystiedot, mikäli he esimerkiksi haluavat osallistua kyselyyn osallistuneiden kesken suoritettavaan arvontaan. Lisäksi kohderyhmien edustajia kutsutaan hankkeen puitteissa järjestettäviin tilaisuuksiin, mitä varten hankkeessa laaditaan tilaisuuksien kutsulistoja ja tilaisuuksien palautekyselyjä. Hankkeen rahoittajaa varten kerätään mm. myös tilaisuuksien osallistujalistoja, joita on myös säilytettävä todisteena 10 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen. Hankkeessa saatetaan myös seurata hankesivujen kävijämääriä.
Hankkeen uutuusarvona on koota tietoa ja luoda uutta osaamista ja liiketoimintaa urbaanin ruoantuotannon pariin tuomalla mukaan monipuolisesti eri toimijoita kehitystyöhön ja kokeiluihin. Hanketta toteutetaan 1.4.2020 - 31.12.2021. HSY toimii hankkeen pääkoordinaattorina. HSY, Metropolia Ammattikorkeakoulu, Helsingin yliopisto ja Vantaan kaupunki ovat hankkeen osatoteuttajia. Hanke saa EAKR-rahoitusta ja rahoittajana toimii Uudenmaan liitto.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen. Hankkeeseen liittyvien organisaatioiden asiantuntijoiden ym. osalta käsittely voi olla tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
6Aika: CircularHoodFood -hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
6Aika: CircularHoodFood -hankkeen henkilörekisterissä olevia rekisteröityjä ovat kyselytutkimuksiin osallistuvat henkilöt, kokeilujen yhteiskehittämiseen ilmoittautuneet henkilöt, tilaisuuksiin kutsuttavat ja
osallistuneet henkilöt, hankkeen ohjausryhmän jäsenet, hanketoimijoiden eli HSY:n, Helsingin yliopiston, Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Vantaan kaupungin omat hankkeessa työskentelevät henkilöt.
Hankkeen henkilörekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:
PERUS-, YHTEYS- JA TAUSTATIEDOT
- etunimi(t), sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli, tieto mitä yritystä/organisaatiota henkilö edustaa, mahdollinen ruokavalio
- sukupuoli, ikä, asunnon ja ruokakunnan koko (jätteiden lajitteluratkaisujen testihenkilöt)
RAHOITTAJAN VAATIMUKSESTA KERÄTTÄVÄT TIEDOT
- fyysisissä tilaisuuksissa osallistuneilta kerätään allekirjoitus ja webinaareissa muu osallistumisen todistava tieto, kuten webinaariin liittymis- ja poistumisaika
- hankkeessa työskentelevien henkilöiden työajanseuranta ynnä muut kirjanpidolliset palkkakustannuksia todistavat tiedot
VERKKOKÄYTTÄYTYMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT:
- verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot hankkeen verkkosivuilla (esim. jos Google Analytics verkkosivuilla käytössä)
- tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
- Evästeiden avulla saadaan projektin verkkosivuvierailijoista mitattavia tietoja, joiden avulla voidaan todistaa rahoittajalle hankkeen vaikuttavuutta ja joita voidaan myös hyödyntää esimerkiksi hankkeen suunnitellessa markkinointiaan. Tällä tavoin voidaan kohdentaa viestintää mahdollisimman osuvasti.
HANKKEEN VERKKOSIVUT:
- mahdollisen uutiskirjeen tilauslomake: etunimi(t), sukunimi, sähköpostiosoite
SUOSTUMUKSENANNOT JA TIEDOT TOIMENPITEISTÄ:
- esim. tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: kuten tiedot annetuista palveluista/tapaamisista; tiedot lähetetystä mainospostista tai tapahtumakutsuista
- esim. tiedot suostumuksen annoista liittyen henkilörekisteriin rekisteröidyille suunnattuihin toimenpiteisiin: kuten suostumus toimintaan liittyvän mainospostin vastaanottamiseen
Henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan myös kerätä esimerkiksi organisaatioiden verkkosivuilta.
Lähtökohtaisesti hankkeen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tarpeen vaatiessa henkilötietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle tämän vaatimuksesta.
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Hankkeen henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä 10 vuotta. Muut tiedot säilytetään hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden omien säilytysohjeiden mukaan. Ne henkilötiedot, joita ei rahoittajan vaatimuksesta tarvitse säilyttää 10 vuotta, poistetaan viimeistään hankkeen päättymisen jälkeen.
Henkilötietoja saatetaan kuitenkin joutua säilyttämään kauemmin, mikäli soveltuva lainsäädäntö niin edellyttää tai henkilötietojen käsittelylle on muu laillinen peruste.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Hankkeessa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö kenelle tahansa yhteisrekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 12 esitetyllä tavalla. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Hankkeen henkilörekisterin ja sen sisältämien käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset.
Hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla toteutetaan yhteisrekisterinpitäjien kesken 6Aika: CircularHoodFood -hanketta.
Hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
6Aika: CircularHoodFood -hankkeen henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.