Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
3-AMK oppimistoiminnan henkilötietojen käsittely
Yhteisrekisterinpitäjien nimet:
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2029188-8)
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1046216-1)
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot:
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2029188-8)
Vierailuosoite: Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 229 611
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] haaga-helia.fi (kirjaamo[at]haaga-helia[dot]fi)
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 1046216-1)
Postiosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Vierailuosoite: Ratatie 22, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): + 358 9 8868 7150
Sähköposti: rehtorintoimisto [at] laurea.fi (rehtorintoimisto[at]laurea[dot]fi)
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Sähköposti (kirjaamo): kirjaamo [at] metropolia.fi (kirjaamo[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelystä vastaava yhteyshenkilö (Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu):
Nimi: Airi Hirvonen
Tehtävä: Opintoasianpäällikkö
Osoite: Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy, Ratapihantie 13
00520 Helsinki
Sähköposti: airi.hirvonen [at] haaga-helia.fi (airi[dot]hirvonen[at]haaga-helia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelystä vastaava yhteyshenkilö (Laurea-ammattikorkeakoulu):
Nimi: Päivi Aho
Tehtävä: Kehityspäällikkö
Osoite: Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa
Sähköposti: paivi.aho [at] laurea.fi (paivi[dot]aho[at]laurea[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelystä vastaava yhteyshenkilö (Metropolia Ammattikorkeakoulu):
Nimi: Tapio Rimpioja
Tehtävä: Opintoasianpäällikkö
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 Metropolia
Sähköposti: tapio.rimpioja [at] metropolia.fi (tapio[dot]rimpioja[at]metropolia[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
3AMK on pääkaupunkiseudun kolmen suurimman ammattikorkeakoulun, Haaga-Helia Ammattikorkeakoulun, Laurea-ammattikorkeakoulun ja Metropolia Ammattikorkeakoulun strateginen liittouma. 3AMK-oppimistoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käyttötarkoitus on toteuttaa opetusyhteistyötä 3AMK-liittouman ammattikorkeakoulujen välillä.
Opetusta ja opiskelua koskevan 3AMK-yhteistyön toteuttamisen yhteydessä ammattikorkeakoulut käsittelevät henkilötietoja siten, että osapuolten välille muodostuu yhteisrekisterinpitäjyys EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 26 artiklassa säädetyllä tavalla.
Selvyyden vuoksi todetaan, että opetusta ja opiskelua koskevan 3AMK-yhteistyön toteuttamisen yhteydessä ammattikorkeakoulut käsittelevät henkilötietoja myös erillisinä rekisterinpitäjinä. Itsenäisesti toteuttavien henkilötietojen käsittelytoimien osalta kukin ammattikorkeakoulu vastaa tietojen käsittelystä omien tietosuojaperiaatteidensa, voimassaolevan tietosuojalainsäädännön sekä ammattikorkeakoulun omassa opiskelija- ja opintotietorekisterin tietosuojaselosteessa annetun kuvauksen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
3AMK-oppimistoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu osittain julkisen vallan käyttöön.
3AMK-oppimistoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu osittain lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Ammattikorkeakoululaki 2014/932
3AMK-oppimimistoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely voi perustua yleiseen etuun.
3AMK-opetus- ja opiskelutoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
3AMK-oppimistoiminnan henkilörekisterissä olevien tietojen rekisteröityjä ovat Haaga-Helia Ammattikorkeakoulun, Laurea-ammattikorkeakoulun ja Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijat ja työntekijät.
3AMK-oppimistoiminnan henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulun, Laurea-ammattikorkeakoulun ja Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijat ja jatkuvan oppimisen opiskelijat voivat valita 3AMK-ammattikorkeakoulun yhteistarjonnasta opintojaksoja tai laajempia osaamispolkuja. Opinnot voi sisällyttää pakollisiin tai vapaasti valittaviin opintoihin.
Opiskelija ilmoittautuu sähköisellä lomakkeella ja antaa alla mainitut tiedot, jotka siirretään kunkin ammattikorkeakoulun omiin opintohallinnon järjestelmiin.
- Henkilötunnus
- Nimi
- Sukupuoli
- Puhelinnumero
- Asiointikieli
- Äidinkieli
- Kotikunta
- Kansalaisuus
- Osoite
- Sähköpostiosoite (käytä oman oppilaitoksesi sähköpostiosoitetta)
Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään tai HAKA-kirjautumisen yhteydessä.
3AMK-oppimistoiminnan henkilörekisterin sisältämät tiedot siirretään kuhunkin ammattikorkeakoulun opiskelijahallintoon käsiteltäviksi kunkin ammattikorkeakoulun prosessien mukaisesti. Henkilötietojen käsittely on kuvattu kunkin ammattikorkeakoulun tietosuojaselosteissa.
3AMK-opetus- ja opiskelutoiminnan henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja[MV1] ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
3AMK-opetus- ja opiskelutoiminnan henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä seuraavasti:
3AMK-toiminnan henkilörekisterissä olevat tiedot:
Rekisteröidyn opiskelijan henkilö- ja opiskelutiedot säilytetään käyttötarkoituksen ajan kuitenkin vähintään 6 kuukautta ilmoittautumisen päättymisestä. Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) sääntelee opiskelijan henkilö- ja opiskelutietojen sekä opintosuoritustietojen säilyttämistä.
Säilytysajan määräytymisessä on otettu huomioon mm. seuraava sääntely:
- Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (2017/884)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (”GDPR”, 2016/679)
- Tietosuojalaki (2018/1050)
- Ammattikorkeakoululaki (2014/932)
- Kansallisarkiston päätös säilytysajoista - AMK:ita koskeva päätös (AL/20757/07.01.01.03.02/ 2016)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröity voi tehdä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan koskevan pyynnön kotiammattikorkeakoulunsa käytänteiden mukaisesti. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja 3AMK-opetus- ja opiskelutoiminnan henkilörekisteriin hänestä on tallennettu.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua 3AMK-opetus- ja opiskelutoiminnan henkilörekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
D. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
E. Rekisteröidyn vastustamisoikeus
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
- Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
3AMK-opetus- ja opiskelutoiminnan henkilörekisterin ja sen sisältämiä tietoja ei lähtökohtaisesti käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.