Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
3AMK-kirjastojen asiakasrekisteri (useamman korkeakoulun yhteinen rekisteri)
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
- Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy
- Laurea-ammattikorkeakoulu Oy
- Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot
Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus 2029188-8).
Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus 1046216-1).
Ratatie 22, 01300 Vantaa
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Rekisterinpitäjien yhteyshenkilöt
Nimi: Eeva Klinga-Hyöty
Tehtävä: Tietopalvelupäällikkö
Osoite: Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu Oy, Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Sähköposti: eeva.klinga-hyoty [at] haaga-helia.fi (eeva[dot]klinga-hyoty[at]haaga-helia[dot]fi)
Nimi: Hanna Lahtinen
Tehtävä: Johtaja
Osoite: Laurea-ammattikorkeakoulu Oy, Ratatie 22, 01300 Vantaa
Sähköposti: hanna.lahtinen [at] laurea.fi (hanna[dot]lahtinen[at]laurea[dot]fi)
Nimi: Hellevi Hakala
Tehtävä: Tietopalvelupäällikkö, Kirjasto- ja tietopalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Sähköposti: hellevi.hakala [at] metropolia.fi (hellevi[dot]hakala[at]metropolia[dot]fi)
Rekisterinpitäjien tietosuojavastaavat
Teija Aarnio
teija.aarnio [at] haaga-helia.fi (teija[dot]aarnio[at]haaga-helia[dot]fi)
Puh. 040 488 7001
Marjo Valjakka
marjo.valjakka [at] laurea.fi (marjo[dot]valjakka[at]laurea[dot]fi)
Puh. 046 856 7658
Riikka Ikäheimonen
tuulia.aarnio [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Puh. 050 565 8499
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan sen organisaation tietosuojavastaavalle, jota asia koskee.
Metropolian tietosuojavastaava, Suvi Väänänen
Puhelin: +358 40 844 0690
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
3AMK-kirjastot ovat seuraavien kolmen korkeakoulun yhteisiä kirjastoja:
- Haaga-Helia Ammattikorkeakoulu
- Laurea-ammattikorkeakoulu
- Metropolia Ammattikorkeakoulu
3AMK-kirjastot käyttävät kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä kirjastojen asiakassuhteiden hoitamiseen. Rekisterinpitäjät käsittelevät tietoja itse sekä hyödyntävät henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjien puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c);
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);
- rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön mukaan lakiin perustuvaa tietojen käsittelyn kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella (GDPR 9 art. 2.a).
Yhteisrekisterinpitäjien oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjien väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity käyttää kirjaston palveluita, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.
3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin rekisteröityjä ovat 3AMK-kirjastojen palveluja käyttävät asiakkaat.
Asiakasrekisteriin tallennetaan kunkin henkilötietoryhmän osalta tarkoituksenmukaisiksi katsottuja seuraavia henkilötietoja:
HENKILÖN PERUSTIEDOT
- asiakkaan nimi
- henkilötunnus
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- opiskelijanumero
ASIAKKUUTEEN LIITTYVÄT TIEDOT
- kirjastokortin numero, pin-koodi
- asiointikieli
- asiakas- ja tilastointiryhmä
- tieto itsepalvelunoudon sallimisesta
- tiedot palauttamattomaan aineistoon liittyvistä maksuista ja toimenpiteistä
- pitkä laina-aika
- asiakastietojen päivityspäivämäärä
- asiakkaalla olevat lainat ja varaukset
Rekisterin henkilötiedot on saatu ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Rekisterin tietoja kerätään myös muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esimerkiksi julkiset osoite- ja puhelinnumerohakemistot).
Rekisterin tietoja saadaan lisäksi yhteisrekisterinpitäjien muista omista rekistereistä (esimerkiksi opiskelijan luvalla opintohallinnon rekisteristä).
Tämän lisäksi yhteisrekisterinpitäjät keräävät asiakassuhteen aikana syntyviä henkilötietoja.
3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Rekisterin käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu/tullaan laatimaan seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Rekisterin henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjien ulkopuolelle rekisterinpitäjien yhteistyökumppaneille, joiden kanssa rekisterinpitäjillä on sopimussuhde tai muille vastaaville tahoille, joilla on rekisterinpitäjien toimintaan liittyvä asiallinen yhteys kuten:
Lowell Suomi Oy (perintäyhtiö)
Eduix Oy ja e-lomake -tietojärjestelmä
Tuudo Oy ja Tuudo
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.
Asiakastietoja poistetaan tarpeen mukaan vuosittain. Asiakkuus poistetaan noin kolme (3) vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.
Rekisterinpitäjät arvioivat tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
3AMK-kirjastojen asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö sen organisaation tietosuojavastaavalle, jota asia koskee. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
- Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietyiltä osin tiedot on saatu:
- muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esimerkiksi julkiset osoite- ja puhelinnumerohakemistot)
- yhteisrekisterinpitäjien muista omista rekistereistä (esimerkiksi opiskelijan luvalla opintohallinnon rekisteristä)
- yhteisrekisterinpitäjät keräävät asiakassuhteen aikana syntyviä henkilötietoja
3AMK-kirjastojen asiakasrekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.