Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.
Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).
Toiminnallisesti kaksikielinen sairaanhoitajakoulutus (TOKASA) -hankkeen henkilörekisteri
TOKASA-yhteishankkeen yhteisrekisterinpitäjät:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
(y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000
Tampereen Ammattikorkeakoulu Oy
(y-tunnus: 1015428-1)
Postiosoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere
Vierailuosoite: Kuntokatu 3, 33520 Tampere
Puhelin (vaihde): + 358 2 94 5222
TOKASA-yhteishankkeen sisällöstä vastaavat henkilöt (TOKASA-hankkeen yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot):
Metropolia Ammattikorkeakoulu / Projektipäällikkö (TOKASA-hanke):
Nimi: Päivi Rimpioja
Tehtävä: Projektipäällikkö/ Hoitotyön lehtori
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu, PL 4000, 00079 Metropolia
Sähköposti: paivi.rimpioja [at] metropolia.fi (paivi[dot]rimpioja[at]metropolia[dot]fi)
Tampereen Ammattikorkeakoulu / Projektipäällikkö (TOKASA-hanke):
Nimi: Anne Mäenpää
Tehtävä: Projektipäällikkö/ Sairaanhoitajakoulutuksen tutkintovastaava, lehtori
Osoite: Tampereen Ammattikorkeakoulu, Kuntokatu 3, 33520 Tampere
Sähköposti: anne.maenpaa [at] tuni.fi (anne[dot]maenpaa[at]tuni[dot]fi)
Metropolian tietosuojavastaava, Riikka Ikäheimonen
Puhelin: 050 565 8499
Sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)
Tampereen korkeakouluyhteisön tietosuojavastaava dpo [at] tuni.fi (dpo[at]tuni[dot]fi)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Toiminnallisesti kaksikielinen sairaanhoitajakoulutus (TOKASA) -hankkeen tarkoituksena on luoda toimiva ja pysyvä tutkintokoulutusmalli, jossa kielenopetus tapahtuu yhdessä sairaanhoitajaopintojen kanssa. Tämä mahdollistaa sen, että tutkinnon suorittaja voi työllistyä Suomessa sairaanhoitajan ammattiin tai muutoin hoitoalalle ammatin vaatimalla kielitaitotasolla. Opetuskielinä ”Toiminnallisesti kaksikielinen sairaanhoitajakoulutuksessa” ovat englanti ja suomi/ruotsi.
TOKASA-hankkeen toteutusaika on: 1.1.2021 - 31.12.2024. TOKASA-hanketta rahoittaa Opetus- ja kulttuuriministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriö osana Talent Boost -toimenpideohjelmaa. Hankkeeseen voivat jatkossa osallistua myös muut, toimintaan halukkuutensa ilmoittaneet ammattikorkeakoulut.
TOKASA-hankkeen verkkosivuilla on kuvattu hankkeen tarkoitusta laajemmin: https://www.tokasa.fi/
TOKASA-hanke toteutetaan Metropolia Ammattikorkeakoulun (Metropolia) ja Tampereen Ammattikorkeakoulun (TAMK) yhteistoteutuksena. Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Tampereen Ammattikorkeakoulu toimivat hankkeessa yhteisrekisterinpitäjinä. Selvyyden vuoksi todettakoon, että joiltakin osin ammattikorkeakoulut toimivat myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä opiskelijoiden henkilötietoa käsitellessään.
Yhteisrekisterinpitäjät (Metropolia ja TAMK) käsittelevät yhdessä henkilötietoa TOKASA-hankkeessa muun muassa seuraavissa käsittelytilanteissa:
- Metropolia ja TAMK toteuttavat yhdessä pääsykokeen, jonka kautta kokeen menestyksekkäästi suorittaneet pääsykoeosallistujat tulevat valituiksi opiskelijoiksi toiminnallisesti kaksikieliseen sairaanhoitajakoulutukseen
- Metropolia ja TAMK toteuttavat yhdessä etä- ja verkko-opetusta toiminnallisesti kaksikielisessä sairaanhoitajakoulutuksessa (lähiopetusjaksojen toteuttamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely tapahtuu kuitenkin pitkälti kunkin korkeakoulun itsenäisesti toteuttamana)
- Metropolia ja TAMK keräävät ja koostavat yhdessä tutkimus- ja seuranta-, ja raportointitietoa TOKASA-hankkeen onnistumisesta opiskelijoilta, opettajilta ja työelämänedustajilta. Raportointi tapahtuu hankkeen toimesta muun muassa sen rahoittajatahona toimivalle Opetus- ja kulttuuriministeriölle. Myös yhteisen valintakokeen tulosten hyödyntäminen raportointimielessä Opetus- ja kulttuuriministeriölle kuuluu yhteisrekisterinpitäjyyden piiriin siltä osion kuin siinä tapahtuu tunnisteellisten tietojen yhdessä käsittelyä.
Lisäksi henkilötietojen käsittelyä tapahtuu TOKASA -hankkeessa yhteisrekisterinpitäjien toimesta muun muassa:
- webinaareihin ja tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä
- palautteenannon yhteydessä hankkeen tapahtumista (mukaan lukien hankkeen yhteisellä verkkosivuilla mahdollisesti kerättävä palaute, esimerkiksi koulutusmateriaali)
- toimijoiden näkemysten selvittämistyössä käytännön tietotarpeista alueellisesti (toteutetaan työpajatyöskentelyjen ja haastattelujen avulla)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
- TOKASA-hankkeen piirissä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen / rekisterinpitäjille kuuluvan julkisen vallan käyttöön
- TOKASA-hankkeen piirissä tapahtuva henkilötietojen käsittely voi perustua joiltain osin myös rekisteröidyltä saatuun suostumukseen
Lisäksi yleisellä tasolla voidaan todeta henkilötietoja käsiteltävän Metropolian ohjeitten ja hanketoiminnan hallintarekisterin tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla: https://www.metropolia.fi/fi/metropoliasta/tietosuoja-ja-gdpr/tietosuojaselosteet/metropolian-projekti-ja-hanketoiminnan-hallintarekisteri
TOKASA-hankkeen piirissä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.
TOKASA-hankerekisterin rekisteröityjä ovat:
- opiskelijaksi hakijat: Toiminnallisesti kaksikielinen sairaanhoitajakoulutukseen opiskelijaksi hakeminen tapahtuu Opintopolku.fi -palvelun kautta
- pääsykokeeseen osallistujat: Toiminnallisesti kaksikielinen sairaanhoitajakoulutukseen valitaan opiskelijat onnistuneen pääsykoesuorituksen kautta
- tutkimus,- ja seuranta-, ja raportointitiedon keräämisen kohdehenkilöt (jos tietoa kerätään tunnisteellisesti henkilöiltä)
- TOKASA -hankkeen webinaareihin ja tapahtumiin ilmoittautujat
- TOKASA-hankkeen webinaareista, tapahtumista ja verkkosivuista palautteenantajat (jos tietoa kerätään tunnisteellisesti)
TOKASA-hankerekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:
- opiskelijaksi hakijat: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, koulusivistyskieli, peruskoulutus, mahdollisesti suoritetut muut tutkinnot, kielitaito
- pääsykokeeseen osallistujat: pääsykoeosallistujan etunimi, sukunimi, henkilötunnus, pääsykoekysymyksiin annetut vastaukset, pääsykokeessa saadut pisteet, pääsykokeen suoritusajankohta
- tutkimus,- ja seuranta-, ja raportointitiedon keräämisen kohdehenkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, tutkimuskyselykysymyksiin annetut vastaukset, tutkimuskyselyn suoritusajankohta
- TOKASA -hankkeen webinaareihin ja tapahtumiin ilmoittautujat: ilmoittautujan etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, mistä webinaarista/tapahtumasta on kyse ja mikä on ollut webinaarin/tapahtuman ajankohta
- TOKASA-hankkeen webinaareista, tapahtumista ja verkkosivuista palautteenantajat (jos tietoa kerätään tunnisteellisesti): palautteen antajan etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, saatu palaute
Henkilötiedot on lähtökohtaisesti saatu rekisteröidyltä itseltään.
TOKASA-hankerekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy (ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle) seuraavaksi lueteltavissa järjestelmissä. Kaikki käytettävät järjestelmien/laitteiden/ohjelmistojen toimittajat (yritykset niiden takana) ovat tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi rekisterin taholta.
Hankkeen käyttämien järjestelmien osalta henkilötietojen käsittelysopimukset GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:
Opetushallitus ja Opintopolku.fi -palvelu
Eduix Oy ja OMA-/Peppi-opintotietojärjestelmä
Eduix Oy ja E-lomake-ohjelmisto
Palveluntarjoajana CSC Oy ja Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet)
Microsoft Corporation ja Microsoft Teams -verkkokokoustyöväline
Metropolian henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.
Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.
Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.
Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.
TOKASA-hankkeen henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä kunkin korkeakoulun oman tiedonohjaussuunnitelman, arkistonmuodostussuunnitelman ja sisäisen ohjeen mukaisesti. Kansallisarkiston ammattikorkeakouluille antaman pysyväissäilytysmääräyksen mukaisesti ammattikorkeakoulujen TKI-hankkeiden pysyvästi säilytettäviä asiakirjatietoja ovat: hankkeiden raportit, projektisuunnitelmat, arviointi, päätökset, pöytäkirjat liitteineen, hankkeiden tilintarkastuskertomus ja tilinpäätös, aineistonhallintasuunnitelmat. https://arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/seulontapaatokset/AMK%20paatos%20AL%2020757%202016.pdf
Muut tiedot säilytetään hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden omien säilytysohjeiden mukaan. Ne henkilötiedot, joita ei rahoittajan vaatimuksesta tarvitse säilyttää, poistetaan viimeistään hankkeen päättymisen jälkeen 31.12.2024.
Henkilötietoja saatetaan kuitenkin joutua säilyttämään kauemmin, mikäli soveltuva lainsäädäntö niin edellyttää tai henkilötietojen käsittelylle on muu laillinen peruste.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
TOKASA-hankkeessa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö kohdassa 12 esitetyllä tavalla. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
- Yhteisrekisterinpitäjien ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
- Yhteisrekisterinpitäjien työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjien lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Yhteisrekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Yhteisrekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
- Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
TOKASA-hankerekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.
TOKASA-hankerekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan TOKASA-hankkeen toimintaa.
TOKASA-hankerekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä, koska toiminnalliseen kaksikieliseen sairaanhoitajakoulutukseen osallistuminen on lähtökohtaisesti vapaaehtoista.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään.
TOKASA-hankerekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.