This Privacy Notice is based on the EU's General Data Protection Regulation (2016/679, “GDPR”), namely the obligation to inform the data subjects (GDPR Articles 12–14), the data controller's obligation to maintain a record of processing activities under its responsibility (GDPR Article 30), as well as the obligations set out in the Finnish Data Protection Act (1050/2018) supplementing the GDPR.
Additionally, this Privacy Notice has been prepared with the aim of making it accessible in accordance with the requirements of the EU's Web Accessibility Directive (Directive (EU) 2016/2102 of the European Parliament and of the Council on the accessibility of the websites and mobile applications of public sector bodies) and the Finnish Act on the Provision of Digital Services (306/2019) supplementing it.
Personal data register of the U!REKA SHIFT project
Nimi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Yhteystiedot
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 7424 5000
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Toimitusjohtaja-rehtori
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (Metropolia University of Applied Sciences Ltd.), Business ID / Registration nr: 20945511; address: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki, Finland. Telephone (switchboard): + 358 9 7424 5000
Frankfurt University of Applied Sciences, Business ID / Registration nr: DE 114110370; address: Nibelungenplatz 1, Frankfurt am Main, 60318, Germany. Telephone +49 69 1533-0
HOGESCHOOL GENT (HOGESCHOOL GENT University of Applied Sciences and Arts), Business ID / Registration nr: BE0255.647.755; address: GERAARD DE DUIVELSTRAAT 5, GENT 9000, Belgium. Telephone: +32 9 243 33 33. e-mail: info [at] hogent.be (info[at]hogent[dot]be)
INSTITUTO POLITECNICO DE LISBOA, Business ID / Registration nr: 508 519 713; address: ESTRADA DE BENFICA 529, LISBOA 1549 003, Portugal. Phone:(+351) 217 101 200 geral [at] sp.ipl.pt (geral[at]sp[dot]ipl[dot]pt)
STICHTING HOGESCHOOL VAN AMSTERDAM, Business ID / Registration nr: NL8152.91.152 B01; address: WIBAUTSTRAAT 3 B, AMSTERDAM 1091 GH, Netherlands. Telephone: +31 020 595 4955
VSB - TECHNICAL UNIVERSITY OF OSTRAVA, Business ID / Registration nr: 61989100; address: 17 LISTOPADU 2172/15, OSTRAVA PORUBA 708 00, Czechia. Telephone: +420 596 991 111
Purpose of the processing of personal data:
The goal of the Erasmus+ funded U!REKA SHIFT project is to support the development of the U!REKA European University alliance. During the project, the U!REKA partners will co-develop:
- Joint governance bodies and principles of good governance, joint vision and values
- Joint frameworks for student, staff and external stakeholder engagement
- Inclusive and connected inter-university campus
- Three joint Centres of Expertise
- Joint incubator program
- Joint hackathons
- Joint Education framework
- Joint courses and study programs including course materials
- Training materials for university staff
- Joint internship program for students
The purpose of processing personal data in this register is to promote the above stated goals of the U!REKA SHIFT project and the personal data is collected for the following processing operations:
- Communicating and marketing project activities, events, studies or trainings
- Enrollment and participation in project activities, events, studies or trainings
- Planning and developing contents for project activities and outputs
Legal basis for the processing of personal data:
The processing of personal data in the personal data register of U!REKA SHIFT project is based on the legitimate interest, contract or consent obtained from the data subject.
The legal basis for the processing of personal data contained in the personal data register is legitimate interests in the context of communicating and marketing project activities, events, studies or trainings. Communicating and marketing is essential for creating and strengthening the U!REKA brand, keeping students, staff and stakeholders informed and engaged with the project and for the future growth and prospective of U!REKA European University.
The data subjects in the personal data register are
- Students and staff members of U!REKA partners as well as external stakeholders who get involved in the U!REKA SHIFT project activities.
The following personal data are stored in the personal data register of U!REKA SHIFT.
BASIC INFORMATION AND CONTACT DETAILS
- Basic information on the staff members and students of U!REKA partners e.g. first name; surname; female/male/non-binary, street address; postal address; city; telephone number; e-mail address.
- Basic information on other involved stakeholders e.g. first name; surname; female/male/non-binary, street address; postal address; city; telephone number; e-mail address.
INFORMATION RELATED TO THE PROJECT, COOPERATION AND COMMUNICATION
- Information on the procedures aimed at the data subjects: consent, if required, to receive newsletters; feedback surveys; audivisual recordings of events, for example with Zoom and Teams; or/and information on other forms of cooperation.
- Photos and video recordings: photographs and video recordings taken in the events of the project. The photos and video recordings are used on the websites of the project as well as other forms of communication. The persons of these groups can be seen in the pictures and in the video recordings.
CONSENT FORM AND INFORMATION ON CERTAIN ACTIONS
Registration forms: The registration forms ask for the basic and contact information described above and for consent to use the contact information for activities and communication of the project.
Consent forms: with the consent form, the participant gives his or her consent to voluntary participation and the collection of personal data in the development activities of the U!REKA SHIFT project, such as planning and developing contents for project activities and outputs. The consent states that he or she has read the relevant information sheet
The personal data are obtained from the data subjects themselves or with their permission from the institution they study or work at.
Access to the personal data contained in the personal data register of the U!REKA SHIFT project will be given, where necessary, to the following categories of recipients: public authorities, IT providers and IT support. IT system/equipment/software providers used (the companies behind them) can be deemed to be recipients of personal data and recipients of regular disclosures from the register.
As a rule, personal data contained in the personal data register will not be transferred outside the EU or EEA or to international organisations. However, personal data contained in the personal data register may be transferred outside the EU or the EEA in order to provide IT services necessary for work or study, on a case-by-case basis. The destination country to which the personal data is transferred then, is mainly the United States. It is also possible that India is the destination country as global ICT service providers use often India as a host country for the international helpdesk service / ICT technical user support.
The IT service providers of U!REKA may not transfer or grant access to personal data or process personal data of U!REKA outside the EU or the EEA without prior consultation and prior written consent received from U!REKA. In the case of written consent has been received from the data controller (U!REKA) for the personal data transfer outside the EU or the EEA, a documented TIA (Data Transfer Impact Assessment) must be conducted and approved by the data controller. Before personal data can be transferred outside the EU or the EEA, the data exporter (U!REKA) of personal data must ensure that an adequate level of data protection is guaranteed for the personal data to be transferred. If the basis for the transfer does not guarantee adequate protection, it can be supplemented in certain cases with different kinds of technical, organisational or agreement-based additional safeguards.
The controllers and processors of personal data that are transferring the data must check on a case-by-case basis if the legislation of the third country guarantees a level of protection for the personal data to be transferred that is essentially equivalent to that of the EU and of the EEA. The assessment must take account of the case-by-case conditions of the transfer, the legislation of the third country in question and the applicable basis for the transfer. The data exporter is responsible for drawing up a concrete assessment. The assessment must also be documented carefully.
In the case of written consent received from the data controller /data exporter for the personal data transfer outside the EU or the EEA, the contract bounding the data transfer must include Standard Contractual Clauses (SCC) adopted by the EU Commission. In addition, the data controller /data exporter must assess and follow up on a regular basis the level of data protection in the destination country. The data controller /data exporter may negotiate with the ICT service provider whether some additional safeguards - like technical, organizational or agreement-based additional safeguards - might be used when transferring data from the EU or the EEA outside the EU or the EEA. The data transfer might be conducted also by using another data controller’s written approved mechanism.
The SCC (Standard Contractual Clauses) clauses will be included as part of the personal data processing agreement to be drawn up with the ICT service provider. Only the necessary data will be transferred, and the transfer will be made in accordance with and within the limits set by data protection law. The security and data protection of the transfer are always agreed separately.
The personal data collected for and processed within the personal data register are, as a rule, stored in the register for a period of five years after the project has ended.
The following regulations have been observed when determining the retention times:
- EU General Data Protection Regulation (“GDPR”, 2016/679)
- Data Protection Act (1050/2018)
- Directive 95/46 / EC
- Finland: Universities of Applied Sciences Act (932/2014)
Netherlands:The principle of the Higher Education and Research Act (Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek) and the Archiefwet (Archive Law) and its selection lists (Selectielijst Hogescholen).
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).
Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:
Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki
Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa
Metropolian Karamalmin kampus
Karaportti 2, 02610 Espoo
Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:
Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava [at] metropolia.fi (tietosuojavastaava[at]metropolia[dot]fi)).
Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.
B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
- rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ei sovellu.
E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisterinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
The data subjects have the right to receive confirmation from the data controller of whether their personal data are being processed. Furthermore, the data subjects have the right of access to their personal data and the right to inspect their personal data stored in the register and to receive copies of them. The data subject may make requests by contacting the points of contact described in Section 3. When making a request, the data subject must verify their identity in a reliable manner. Under the GDPR, the data controller must respond to requests by the data subjects to exercise their rights within one month of receiving such a request.
- Right of access to personal data
The data subjects have the right to check whether their personal data are stored in the personal data register.
- Right to rectify personal data and to restrict processing
The data subjects have the right to request the data controller to restrict the processing of their personal data in the following cases:
the data subject disputes the correctness of their personal data (right to rectify personal data), in which case processing will be restricted until the data controller can ascertain that the data is correct; processing violates the law and the data subject objects to the erasure of their personal data, instead requesting that the processing of the data be restricted; the data controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but the data subject needs them in order to establish, exercise or defend a legal claim.
- Right to erase personal data
The data subject has the right to the erasure of their personal data without undue delay if any of the following conditions are met:
- the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed;
- the data subject withdraws consent on which processing is based and there is no other lawful basis for processing;
- the personal data have been unlawfully processed; or
- the personal data have to be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which the controller is subject.
- Right to data portability (transfer of data from one system to another)
The data subject has the right to receive the personal data that they have provided to a controller, in a structured, commonly used, and machine-readable format, and to transmit that data to another controller if it is technically feasible.
The right applies to the automated processing of personal data, when the personal data concerns the data subject and have been provided by them, and when the basis for processing is:
- the consent of the data subject; or
- a contract to which the data subject is a party.
- Right to not be subjected to a personal data breach
The data subject has the right to not be subjected to a personal data breach, as referred to in Article 33 of the EU’s General Data Protection Regulation, due to the data controller’s negligence in data protection and/or data security matters or due to negligence on the part of a data processor used by the controller in data protection and/or data security matters. The data subject has the right to be informed without undue delay if a personal data breach is likely to pose a high risk to the rights and freedoms of natural persons.
EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.
According to Article 21 of the EU’s General Data Protection Regulation, the data subjects have the right to object, on grounds relating to their particular situation, at any time to processing of personal data concerning them which is based on point (e) of Article 6(1) (processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller), such as profiling based on these provisions. The data controller may no longer process the personal data unless the controller demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject or for the establishment, exercise or defence of legal claims.
The request to stop processing of collected personal data can be submitted to any of the data controllers (see page 1 for contact information), where the data subject must prove their identity when submitting the request.
If the processing of personal data is based on the data subject’s consent, the data subject has the right to withdraw their consent for processing at any time without the withdrawal of consent affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
The withdrawal of consent for the processing of personal data collected by U!REKA (withdrawal request) can be submitted to any of the data controllers (see page 1 for contact information), where the data subject must prove their identity when submitting the request.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Every data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority if the data subject considers that the processing of their personal data infringes the applicable data protection regulations.
The national supervisory authorities and their contact information are as follows:
Finland:
Office of the Data Protection Ombudsman
Street address: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, Finland
Postal address: PO Box 800, FI-00531 Helsinki
Telephone (switchboard): + 358 29 56 66700
Registry: +358 29 566 6768
Email: tietosuoja [at] om.fi (tietosuoja[at]om[dot]fi)
Germany
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 31 63
65021 Wiesbaden
Germany
Telefon: +49 611 140 80
E-Mail: poststelle [at] datenschutz.hessen.de (poststelle(at)datenschutz.hessen.de)
Website: www.datenschutz.hessen.de
Netherlands:
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag, the Netherlands
Tel: +31 070 888 85 00
Fax: +31 088 - 071 21 40
Website: Autoriteit Persoonsgegevens
Contact details website: Contact met de Autoriteit Persoonsgegevens
Belgium:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Email: contact [at] apd-gba.be (contact[at]apd-gba[dot]be)
Czechia:
Office for Personal Data Protection
Address: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Website: www.uoou.cz.
Portugal:
Comissão Nacional de Proteção de Dados
v. D. Carlos I, 134, 1º - 1200-651 Lisboa
Tel: 351 213 928 400
Email: geral [at] jpn.pt (geral[at]jpn[dot]pt)
Website: https://www.cnpd.pt
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä pyritään suojaamaan:
Järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
- Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
- Rekisterinpitäjien henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
- Rekisterinpitäjät ovat rajanneet käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
- Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
- Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
- Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Information on whether the provision of personal data for processing in the personal data register is a statutory or contractual requirement, or a requirement necessary to enter a contract, as well as whether the data subject is obliged to provide the personal data and of the possible consequences of failure to provide such data. An account has been given for each register regarding how the personal data was obtained.
The personal data register and the data contained in it will not be used in automated decision-making or profiling.